Cómo el Grupo LT ha reducido en 20 días su plazo de facturación.

El Grupo LT, una de las principales empresas francesas de alquiler de maquinaria de construcción y obras públicas

El Grupo Location Transport (Grupo LT) se fundó en 2003. Actualmente, centra sus actividades en tres ámbitos distintos:

• Alquiler de maquinaria y camiones de construcción, con o sin conductor
• Alquiler de elementos de seguridad y señalización para obras
• Alquiler y el mantenimiento de módulos de construcción (casetas de obra, sanitarios, contenedores, etc.).

En la actualidad, el Grupo LT maneja un volumen de negocios cercano a los 50 millones de euros, en continuo aumento. Cuenta con una plantilla de 350 trabajadores, a los que hay que sumar numerosos trabajadores temporales en momentos de mayor demanda estacional. El Grupo LT está presente, sobre todo, en el suroeste de Francia y en la región de Île-de-France, donde están ubicadas sus agencias.

Un solución que permitiese gestionar 200 órdenes de trabajo diarias

Los equipos del Grupo LT llevan a cabo unas 200 órdenes de trabajo cada día para sus clientes. Para validar sus prestaciones, antes los conductores utilizaban albaranes en papel y cada agencia de explotación tenía que esperar a que el conductor regresase a la oficina para poder disponer de ellos. A continuación, estos albaranes se volvían a procesar manualmente para generar la factura correspondiente. Todo este trabajo administrativo suponía un tiempo considerable.

Acelerar la facturación y estandarizar los procesos

Por ello, la dirección del Grupo LT quiso modernizar su gestión de sus operaciones para cumplir varios objetivos:

• Reducir el plazo de facturación
• Optimizar y estandarizar sus procesos internos, desde el momento en que se recibe la solicitud del cliente hasta el envío de la factura
• Mejorar el servicio prestado al cliente

La elección de Praxedo ha estado motivada por la solidez y fiabilidad de la solución propuesta

Para Gérard Lapert, Director Técnico del Grupo LT, los principales criterios que han tenido en cuenta a la hora de elegir un Praxedo han sido la solidez y fiabilidad de la solución.
 
Han comprobado la solidez y fiabilidad de la solución gracias a la realización de pruebas durante varias semanas por los equipos de distintas agencias del Grupo LT.
 
Además, se trata de una solución en modo SaaS, accesible en la nube y que no necesita ningún mantenimiento informático, características que el Grupo LT ha valorado muy positivamente a la hora de decantarse por Praxedo.

Personalizar los formularios en función de las prestaciones llevadas a cabo

La flexibilidad de la solución de gestión de servicios de campo, Praxedo, ha permitido a los equipos del Grupo LT crear distintos tipos de formularios en función de las prestaciones realizadas, tanto en el caso del alquiler de camiones como de maquinaria de construcción, con o sin conductor, etc.
 
El servicio de operaciones de las agencias del grupo planifica las órdenes de trabajo y cada conductor recibe directamente en su smartphone todos los datos necesarios para llevar a cabo correctamente su cometido.
 
Desde el punto de vista operativo, los cuadros de seguimiento permiten saber en tiempo real si el conductor ha recibido la orden y si la ha consultado.

Mayor fiabilidad de los procesos

En el momento de iniciar su órden de trabajo en la obra, el conductor activa el estado que indica que ha comenzado a gestionarla y sigue estrictamente todo el procedimiento de inicio de la obra (comprobación del estado de la máquina, comprobación de los accesorios, comprobación de las instrucciones de seguridad, etc.). Todo esto se materializa en un conjunto de casillas que debe marcar en su parte de trabajo digital, directamente en su aplicación móvil Praxedo.
 
Al final de la jornada, introducirá la hora de finalización de la orden de trabajo, volverá a comprobar el estado de la máquina, hará fotos (en caso necesario) y solicitará al cliente que dé el visto bueno a su prestación y firme, física y electrónicamente, en su parte de trabajo.

Envío instantáneo del parte de trabajo a la agencia de explotación y al cliente

Una vez validado, el parte de trabajo firmado se envía de manera instantánea a la agencia de explotación correspondiente. De este modo, el departamento administrativo se puede encargar de inmediato de él, generar la factura y enviársela al cliente.
 
Para el Grupo LT esto es muy práctico, puesto que el parte de trabajo digital se puede enviar inmediatamente a todas las partes interesadas: al cliente, a la agencia de explotación e incluso a la empresa de trabajo temporal, cuando quien ha realizado el trabajo es un trabajador temporal, algo que suele ocurrir durante los picos de actividad y, en especial, en los meses de verano.

El plazo de facturación se reduce 20 días y la trazabilidad es mejor

Reducir los plazos de facturación era el principal objetivo para implementar Praxedo. Se ha logrado ampliamente este objetivo, con una reducción de casi 20 días del plazo medio de facturación en las agencias en las que se ha implantado la solución Praxedo.
 
De este modo, hoy en día 78 conductores están equipados con la aplicación Praxedo y el Grupo LT, en los próximos 6 meses, va a equipar a sus 250 conductores.
 
Los demás beneficios de Praxedo son una mejor trazabilidad de las prestaciones, así como un mejor servicio de atención al cliente mediante una comunicación más inmediata y transparente gracias a los partes de trabajo digitales.

Innovación y optimización

Para Gérard Lapert, Praxedo se puede resumir en dos palabras: innovación y optimización; “Innovación, porque Praxedo nos ha permitido ser totalmente distintos ante nuestros clientes (…). Optimización porque, actualmente, desde la preparación de la orden de trabajo hasta la facturación, hemos revisado nuestros procesos y los hemos simplificado, consiguiendo reducir en casi 20 días nuestro plazo de facturación “.