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Facilite la gestión de almacén a sus técnicos de campo

Lara ABARCA
25 mayo 2022

La gestión de almacén es un proceso clave en el rendimiento en cualquier empresa de asistencia técnica. Esta actividad comprende un conjunto de tareas esenciales, tales como recepción, organización, depósito y entrega de los elementos que constituyen el inventario.

Una correcta logística permite disponer en todo momento de la cantidad de existencias de materiales y repuestos que puedan necesitar los técnicos de campo para cumplir sus órdenes de trabajo con la agilidad que esperan los clientes. 

¿Cuál es el objetivo de la gestión de almacén?

Las soluciones digitales facilitan la gestión del almacén para técnicos de campo mediante funcionalidades que simplifican y automatizan el control de procedimientos. 

El objetivo de la gestión de almacén para técnicos de campo consiste en ofrecer un servicio óptimo sin incurrir en sobrecostes. Estos sobrecostes pueden producirse por diferentes razones, entre ellas:

  • El técnico de campo no tiene el material necesario para finalizar la orden de trabajo. Se ve obligado a interrumpir su trabajo para desplazarse hasta un punto de venta.
  • La empresa debe aprovisionarse de forma urgente el almacén, por lo que no puede beneficiarse de descuentos por volumen de compra.
  • Los clientes se sienten insatisfechos con la atención recibida y, probablemente, se plantean cambiar de proveedor de servicio de asistencia técnica.
  • La planificación de la agenda se ve alterada a causa del imprevisto. Esto repercute en todo el proceso de gestión de la organización: llamadas, correos electrónicos, desplazamientos, retrasos, etc.

La mayoría de los problemas de abastecimiento tienen su origen en la falta de medidas de control o de procesos adecuados que permitan conocer en tiempo real los movimientos de materiales en el almacén.

La correcta disposición de los materiales, el control del inventario, la gestión de los suministros y la centralización de tareas garantizan un servicio ininterrumpido. Esto se traduce en clientes satisfechos, empleados motivados y una mejor percepción de la imagen de empresa.

Claves para una correcta gestión de almacén para técnicos de campo 

Los procesos que contempla la gestión de almacén para técnicos de campo son similares a los de cualquier otra cadena de suministro.

Tras adquirir el material al proveedor seleccionado, cuando este llega al almacén, los pasos son:

  • Recepción del pedido
  • Descarga del material
  • Verificación del estado
  • Codificación de los productos
  • Disposición en el almacén

La logística necesaria para el proceso de expedición incluye:

  • Preparación de la orden
  • Definición del recorrido en el almacén
  • Extracción de la mercancía
  • Transporte hasta la zona de expedición

En la etapa de expedición, la mercancía sale del almacén. Es un momento clave en la gestión, puesto que no solo es imprescindible la consolidación de unidades, sino emitir la documentación de seguimiento y control.

El software de gestión de servicios de campo Praxedo es la solución líder para planificar rutas y mejorar la productividad de los servicios de asistencia técnica e instalaciones. Su versatilidad y funcionalidad también lo convierten en un gran aliado para la gestión de almacén para técnicos de campo.

Nuestra plataforma facilita la labor de los técnicos ofreciendo información en tiempo real sobre el nivel de existencias de materiales y repuestos, gracias a la conexión a través de APIs con los sistemas de gestión de stock de la compañía. Esto proporciona mayor capacidad de reacción a la hora de responder a las solicitudes e incrementa la productividad de sus empleados.

Los técnicos de campo se sienten respaldados por la organización y, por tanto, su motivación e implicación son mucho mayores. Contar con empleados satisfechos se traduce en agilidad en la atención al cliente y, como consecuencia, en una mejora de la imagen de empresa.

Consejos prácticos para mejorar la gestión del inventario

Sin digitalización hoy día no es posible dirigir una empresa con una estrategia competitiva ni tomar las decisiones ágiles que exige el mercado.

Estas son algunas acciones imprescindibles para mejorar la gestión de almacén.

1. Estructurar el espacio adecuadamente

Un almacén bien estructurado debe disponer de planos claros y fáciles de interpretar por los empleados. Deben colocarse en zonas de fácil acceso y bien señalizadas.

Las etiquetas deben tener un color y un tamaño de letra que facilite su identificación, Los códigos de barras son elementos esenciales para agilizar el inventario.

2. Mantener el almacén bien organizado

La organización debe seguir una estrategia que facilite la identificación de los materiales, la recepción y el almacenamiento.

Las zonas vacías se deben dejar libres para que puedan ser útiles más adelante.

3. Definir un procedimiento de etiquetado

Cada artículo debe estar correctamente etiquetado con la información que describa todos detalles. Elegir un proveedor adecuado ayuda a seguir las buenas prácticas del inventario.

4. Llevar un sistema de denominación de existencias

La nomenclatura utilizada para identificar los artículos es esencial para optimizar la gestión del almacén. Además de usar un nombre único para cada ítem, hay que tener en cuenta la claridad. Conviene utilizar nombres cortos y descriptivos, agrupando los materiales por familias y otros criterios.

5. Establecer una política de recepción y almacenamiento

Contar con procedimientos precisos ayuda a mantener un funcionamiento eficiente del inventario. El sistema de recepción y almacenamiento debe incluir la manipulación, la verificación y la seguridad. La gestión documental permite establecer la trazabilidad en la cadena de suministro.

6. Automatizar la gestión con un programa informático

La digitalización agiliza los procesos y evita errores. Llevar la gestión del almacén de técnicos de campo con lápiz y papel o con una sencilla hoja de cálculo no es la forma más práctica ni eficaz. 

Conviene disponer de una solución de gestión como Praxedo, que se integra con las soluciones ERP y proporciona funcionalidades específicamente diseñadas para técnicos de campo.

Con un programa de estas características se puede controlar el movimiento de materiales en tiempo real:

  • Qué necesita cada técnico en su orden de trabajo
  • Cuántos repuestos de cada tipo se han retirado
  • Dónde ha ido cada pieza de repuesto o material
  • Qué nivel de inventario hay en cada momento
  • Cuándo se debe realizar un nuevo pedido

Gracias a sus funcionalidades se ahorra tiempo y gastos innecesarios, se evitan errores y aumenta la rentabilidad del negocio. 

Para los técnicos de campo contar con acceso a los materiales durante la gestión de la orden de trabajo optimiza la trazabilidad y permite a los equipos de back office, facturar de forma sencilla y con toda la información. 

Facilite el cumplimiento efectivo de las órdenes de trabajo de sus empleados con una buena gestión de almacén. Observará cómo aumenta la tasa de resolución en la primera intervención y cómo crece el nivel de satisfacción de sus clientes y colaboradores.