Field Service Software: ¿Cómo le ayudará a gestionar sus órdenes de trabajo?

El Field Service Software o Software de Servicios de Campo es la solución tecnológica desarrollada con el fin de optimizar la gestión de las operaciones en campo en cualquier empresa de servicios técnicos. Un Field Service Software ofrece diferentes funcionalidades que permiten organizar el trabajo técnico de forma visual, centralizada y conectada, de forma que toda la empresa tiene visibilidad y transparencia sobre el trabajo de los técnicos desplazados. 

Una de las claves para elegir un Field Service Software es asegurarse de que la solución cubra las necesidades de la empresa desde el Back Office (Administración) hasta el día a día de los técnicos de campo. Para ello es importante que la solución ofrezca una aplicación móvil, para facilitar la comunicación entre los equipos. La idea es que la información se sincronice de forma que ellos reciban sus órdenes de trabajo en el móvil, y no tengan ni que pasar por oficina ni llamar por teléfono para entender su agenda.

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Problemáticas de las empresas que buscan un Field Service Software

Algunas de las principales problemáticas con las que se encuentran las empresas y que les llevan a poner en marcha un proyecto de implementación de un Field Service Software son las siguientes: 

Pérdida de tiempo en procesos manuales

Las ineficiencias derivadas del trabajo en papel y de procesos manuales generan enormes frustraciones en los empleados quienes no pueden realizar su trabajo de forma cómoda y fluida. Además estas carencias y falta de visibilidad impiden dar un servicio al cliente de calidad. 

Órdenes de trabajo y partes en papel, son frecuentemente ilegibles o en casos se extravían ya que viajan con los técnicos de un lugar a otro, y en el momento de ir a la oficina a entregarlos, ya es realmente complicado descifrarlos o recuperar la información sobre el trabajo para poder procesarla. 

Con una Field Service Software, toda la información está conectada, desde oficina se crean las órdenes de trabajo digitales, se envían al smartphone del técnico, quien tendrá toda la información al alcance de su mano. Y una vez el trabajo se da por finalizado, el técnico completa el parte con todos los detalles, gracias a los campos obligatorios y los desplegables. 

Falta de control sobre el trabajo realizado en campo

Cuando gran parte del equipo se encuentra fuera de oficina es complicado comprender sus dificultades en el día a día. 

Con un Field Service Software las empresas pueden asignar los trabajos en base a la mejor ruta, las habilidades del técnico, su punto de salida a las mañanas etc. Además, la gestión de las órdenes de trabajo desde el móvil permite que el técnico actualice sus estados como “En desplazamiento” cuando se dirige a la ubicación del cliente, esto permitirá entender cuánto tiempo pierden sus equipos en el coche y quizás establecer nuevas estrategias. 

También, permite registrar toda la información sobre cada trabajo de forma que los responsables de equipo puedan entender porqué un trabajo no ha sido finalizado o porqué ha llevado más tiempo del esperado. 

Discrepancias con los clientes a la hora de facturar 

Cuando los partes de trabajo están incompletos, los equipos de facturación tienen dificultades para facturar, no saben si tienen que facturar piezas o materiales adicionales o las horas reales que ha llevado el trabajo. Tampoco tienen forma de demostrarlo al cliente y ésto puede derivar en enfrentamientos y litigios. 

Gracias a un Field Service Software es posible incluir dentro de las órdenes de trabajo toda la información necesaria, obligando a los técnicos a completarla a través de formularios web preconfigurados con campos obligatorios que no permiten avanzar si no están cumplimentados. También puede requerirse incluir fotos del antes y el después como prueba irrefutable del trabajo. 

El parte de trabajo digital una vez completado, llega directamente a los equipos de administración quienes pueden facturar en el momento, gracias a tener toda la información verificada. 

Del papel al Field Service Software

Si se siente identificado con alguno o todos los puntos anteriores, entonces, es el momento de comenzar a buscar una solución digital que le permita trabajar de forma más eficiente. En la era digital ya no es posible competir con procesos manuales, ni su empresa ni sus empleados se lo permitirán. 

Gracias a la implementación de una solución de Field Service podrá beneficiarse de muchas ventajas en su compañía como son: 

• Empleados más eficientes y productivos, más motivados por realizar su trabajo
• Mayor volumen de negocio con el mismo equipo, gracias a los procesos digitales que evitan todas las ineficiencias de los procesos manuales. 
• Mayor trazabilidad de las operaciones de campo, con un Field Service Software podrá entender todo lo que ocurre desde la llamada al cliente hasta la facturación. 
• Mejor flujo de caja, gracias a una facturación ágil, los clientes pagarán antes. 
• Mejor comunicación con sus clientes, ya que podrá establecer notificaciones y avisos a sus emails o teléfonos, informándoles de la evolución del servicio. 
• Mayor independencia de sus equipos de campo, quienes tendrán toda la información para realizar su trabajo con éxito en su smartphone: datos de clientes, histórico de servicios realizados, disponibilidad de horarios…
• Ahorro en desplazamientos gracias a una mejor planificación de las rutas de sus técnicos, podrá ahorrar en combustible, evitando atascos o rutas más largas. 
• Mejor imagen de su empresa. El Field Service Software formará parte de su plan de responsabilidad social corporativa, ya que permitirá a la empresa reducir el uso de papel y la contaminación derivada del mismo. 

Son muchas las ventajas de la implementación de una solución de servicios de campo, ya que las operaciones son el núcleo de negocio, y la optimización de las mismas impacta a casi todas las áreas.