Ago 08

Gestión de intervenciones: ¿por qué pasar a “cero papel”?

Publicado por : Kieran Le Peron / Etiquetas : , ,

Gestión de intervenciones: ¿por qué pasar a “cero papel”?

En la era digital, aún hay demasiadas empresas que siguen imprimiendo todo: órdenes de compra, albaranes de entrega, comprobantes de intervención, informes escritos, facturas, etc.
 
La cantidad de información que hay que gestionar es cada vez mayor y hay que reconocer que el papel ya no resulta adecuado. Esto es aún más cierto en el caso de las empresas que tienen que gestionar intervenciones sobre el terreno.
 
Así que, ¿por qué hacer de su empresa una empresa “cero papel”?

Cuide su imagen de marca.

El primer argumento utilizado es, por lo general, el ecológico. Renunciar al papel es participar en la conservación del medio ambiente. Los árboles se lo agradecerán y sus hijos también. Pero en términos de marketing, puede suponer una importante ventaja para la imagen de marca de su empresa.
 
Efectivamente, hoy en día el público en general (sus clientes incluidos) está muy sensibilizado con temas como la protección del medio ambiente, el desarrollo sostenible, el comercio justo, etc.
 
Si publica en su página web, en sus soportes de comunicación (naturalmente, digitales) y en sus firmas de correo electrónico que su empresa contribuye al cuidado del medio ambiente mediante la renuncia al uso del papel, puede que no solo conquiste a los clientes que ya tiene, sino que convenza a nuevos colaboradores.

Aumente su productividad sobre el terreno.

Cuando una empresa que dispone de equipos de intervención sobre el terreno adopta la iniciativa “cero papel”, mejora en gran medida su productividad.
 
En efecto, muchos técnicos, conductores/repartidores y otros operarios que tienen que desplazarse para realizar su trabajo, aún tienen que hacerlo con varios kilos de partes de trabajo en papel. Partes de trabajo, albaranes de entrega, etc. Todo esto acaba amontonándose en la furgoneta, rompiéndose y dispersándose… Por no hablar de la botella de agua que, sin querer, se puede verter encima.
 
Piense también en la reducción de costes para su empresa. Desmaterializar sus procesos de intervenciones le ayudará a ahorrar considerablemente y con efecto inmediato: ya no tendrá necesidad de comprar toneladas de papel, ni cartuchos de tinta, ni impresoras, ni tendrá pagar gastos de franqueo postal para enviar sus facturas.
 
Por último, si dota a sus equipos de campo de un programa de gestión de intervenciones, su trabajo será más cómodo. Gracias al desarrollo de la tecnología móvil, podrán consultar directamente su agenda en su smartphone o en su tablet, rellenar formularios previamente parametrizados, validar sus intervenciones y enviar sus informes en tiempo real, conocer el tiempo de desplazamiento entre dos intervenciones y, de este modo, optimizar sus trayectos (y, por lo tanto, sus gastos de combustible), etc.
 
En resumen, tanto si hablamos de distribución, de SAT, de mantenimiento o de cualquier otro tipo de intervención, hay que destacar los efectos positivos de la desmaterialización en la ejecución de sus actividades sobre el terreno.

Proteja su flujo de datos.

Otra ventaja inmediata que trae consigo la desmaterialización es la protección del flujo de datos entre sus operarios sobre el terreno, su centro de operaciones y sus clientes.
 
En las empresas que utilizan partes de trabajo en papel, la introducción de datos en los partes de trabajo o en otros informes se hace a mano, bien durante la intervención o bien después. Y, por lo general, cuando el operario vuelve a su base, entrega sus papeles a una persona encargada de introducirlo todo en el ordenador. Esto puede dar lugar a errores de interpretación, omisiones o contrasentidos que, finalmente, penalizarán la trazabilidad de la intervención, la emisión de la factura y la información facilitada al cliente.
 
Adoptar una solución de desmaterialización para gestionar sus intervenciones sobre el terreno permite acabar con este tipo de problema. Por ejemplo, el técnico equipado con una solución móvil podrá introducir directamente los datos en un formulario previamente parametrizado, al que puede acceder con su smartphone.
 
Cada etapa del formulario, o parte de trabajo digital, puede estar protegida, de modo que cada campo debe estar debidamente cumplimentado para poder pasar a la etapa siguiente y, por lo tanto, se garantiza que se dispone de todos los datos necesarios para validar la intervención. Además, la utilización de una App móvil de este tipo permite evitar la doble introducción de datos y, por consiguiente, la pérdida de tiempo y los posibles errores en los datos que hay que volver a transcribir.

Reduzca sus tiempos de facturación.

Otra ventaja del “cero papel” para la gestión de sus intervenciones sobre el terreno es que reduce considerablemente sus tiempos de facturación. En una empresa clásica, los tiempos de preparación de una factura oscilan, de media, entre 3 y 5 semanas, una vez realizada la intervención. Este plazo se debe al tiempo que hay que dedicar a centralizar los partes de trabajo y los comprobantes de intervención en versión impresa, introducirlos en el ordenador y, a continuación, asegurarse de que las facturas se envían por correo a los clientes.
 
Ahora bien, gracias a la desmaterialización de sus procesos, todo el ciclo de intervención se digitaliza, desde su planificación hasta su validación. El técnico proporciona en tiempo real los datos, en cuanto la intervención queda cerrada. La facturación se puede realizar de inmediato y la factura se puede enviar directamente al cliente por correo electrónico, en ese mismo instante. De este modo, los tiempos de facturación se reducen a cero y el cobro también se agiliza considerablemente.

Optimice el espacio de almacenamiento.

Otro problema resuelto gracias a la desmaterialización: ¡el almacenamiento! En cualquier empresa el trabajo administrativo es laborioso, pero la consecuencia de ello, cuando tenemos todo en papel, es que los armarios se llenan de carpetas. Actualmente existen múltiples soluciones para almacenar todos sus documentos en la nube o en servidores externos, con total seguridad. Esto permite recuperar un espacio valioso en sus oficinas.
 
Además, dejando de lado el espacio libre recuperado, la desmaterialización de sus documentos también le permite reforzar considerablemente la seguridad. Cuando sus datos están guardados y almacenados en la nube, en servidores seguros, permanecen intactos e inaccesibles, a salvo de cualquier incendio que, lamentablemente, pueda sufrir su oficina.

Mejore la satisfacción de sus clientes.

Cuando hablamos de “cero papel” en el ámbito de la gestión de intervenciones sobre el terreno, también hay un factor ineludible que hay que considerar: ¡el cliente!
 
Más allá de todas las ventajas explicadas anteriormente, el que estará encantado de asistir a su transformación digital es su cliente.
 
Efectivamente, para él las ventajas son muchas e inmediatamente visibles.
 
Con un programa de gestión de sus intervenciones sobre el terreno, podrá permitirle realizar un seguimiento de la intervención que ha solicitado. Por ejemplo, una solución como Praxedo, permite al cliente final, a través de un “portal ordenante”, hacer un seguimiento de la realización de la intervención o actuación en tiempo real.
 
La solución también permite mejorar considerablemente la trazabilidad de las intervenciones, no solo para la empresa que realiza la intervención, sino también para el cliente. La posibilidad que tiene el técnico, durante su intervención, de tomar fotos geocodificadas y con información de fecha y hora, también permite al cliente comprobar que la intervención se ha realizado con éxito. De este modo se evita directamente toda una serie de situaciones potencialmente litigiosas. Gracias a las fotos incluidas en el informe de la intervención, podrá demostrar a su cliente que la intervención se ha llevado a cabo.
 
El programa de gestión de intervenciones técnicas también le permite transmitir en tiempo real a su cliente los datos sobre la intervención realizada. En cuanto el técnico termina su cometido y valida el fin de la intervención, todos los datos se envían a su centro operativo. Este, por su parte, puede transmitir de inmediato la información al cliente, adjuntando la factura correspondiente.
 
A modo de conclusión, Internet se creó en 1990, Apple comercializó su primer smartphone en 2007 y Praxedo ofrece, desde 2005, su solución de gestión desmaterializada de intervenciones. Son tres excelentes motivos para que su empresa abandone el papel y realice su transformación digital para sus intervenciones sobre el terreno.
 
Todo son ventajas cuando desmaterializa sus procesos de intervención: rapidez, productividad, seguridad de la información, facturación agilizada, almacenamiento optimizado y una mayor satisfacción de sus clientes. Y sobre todo, cada vez que su técnico le envíe su informe desde su smartphone o su tablet, ¡estará salvando un árbol!
 
Así que, ¿a qué espera para empezar?
 

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Acerca del autor

Kieran Le Peron es el Director de Marketing y Comunicación de Praxedo, empresa líder de los programas de gestión de intervenciones para los técnicos. Es especialista en contenidos de marca y responsable de la animación del blog de Praxedo dedicado a las temáticas de la gestión de intervenciones sobre el terreno.

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