Planificar nuevas instalaciones: la importancia del punto de partida para una evolución con éxito

Son numerosos los sectores en los que establecen, cada año, nuevas instalaciones. Desde telecomunicaciones a energía, pasando por los sistemas de seguridad electrónica, se crean instalaciones necesarias para el negocio, ya sea el propio proceso productivo o el mantenimiento de este, como puede ser en el caso de un sistema de acceso, por ejemplo. Se trata, normalmente, de una apuesta de la empresa propietaria de la nueva instalación para iniciar un nuevo negocio, para mejorar unas instalaciones ya existentes o como parte fundamental de un proceso de ampliación de instalaciones o expansión en otras ubicaciones. Es una apuesta que implica una dedicación económica y un proceso estratégico, por lo que no deja lugar a la improvisación. Por ello, es clave planificar nuevas instalaciones teniendo como marco un largo plazo, los objetivos a alcanzar. 

Así, se podrán definir correctamente las inversiones necesarias en infraestructuras y los costes en los que vamos a incurrir. Para llevar a cabo esta planificación, es necesario realizar un análisis del negocio: ver qué busca la empresa con la nueva instalación, qué medios utilizar para ello, con qué equipo humano contar y qué medios tendrá este equipo, etc. Es fundamental, para definir estos puntos tener claro todo lo que pueda afectar al diseño de las instalaciones, como el tipo de procesos que hay que realizar, las tecnologías necesarias para ello y normativas de distinto tipo (seguridad, certificaciones, etc.).

La clave de todo: la planificación general

Un buen resultado en el desarrollo de un proyecto para crear una nueva instalación parte de una planificación eficiente. Por ello, las empresas que se dedican a realizar instalaciones, ya sean infraestructuras para el sector energético o un nuevo sistema de seguridad para un complejo empresarial, han de concebir correctamente el proceso. Estas cinco recomendaciones son básicas:

• En primer lugar, es necesario analizar con detenimiento el proyecto, para saber de qué magnitud se está hablando antes de comprometerse con el cliente. Es decir, hay que pensar detenidamente cómo se realizaría el proyecto y los medios y tiempo que implicaría ya que, en un primer vistazo, puede parecer más sencillo de lo que luego será. ¿La consecuencia de no medir la envergadura? Se incurrirá en sobrecostes mientras se incumplen los tiempos de entrega.
• Es importante estudiar las necesidades del cliente: qué espera de la empresa que hará la instalación y cuáles son los recursos necesarios para ello. Seguramente buscará un servicio de instalación de calidad, realizado en un tiempo mínimo, con unos costes reducidos y determinadas garantías a posteriori. Pero es necesario conocer estos parámetros para cumplir con las expectativas de quien contrata la instalación. 
• Una vez realizados estos pasos, es imprescindible definir los pasos a seguir para realizar el proyecto. Dado que hay múltiples tipos de instalaciones, para muy diferentes sectores, las posibilidades aquí son casi infinitas. Por ello, habrá que analizar cada caso particular. Pero, algo que es común a todas ellas es que tendrá que haber distintas acciones a realizar en diversas fases. Además de dejar claras las distintas actividades a llevar a cabo, habrá de marcarse un tiempo estimado para la consecución de cada una de ellas.
• Cada acción, por otro lado, tendrá un responsable de la misma. Un papel que ha de estar previamente delimitado. Esta persona se encargará de asegurarse de que se realizan todas las tareas necesarias para completar cada fase y de que se hace de forma eficiente.
• Como en toda planificación, han de tenerse en cuenta todos los posibles riesgos o eventualidades que pueden surgir: incumplimiento de plazos por falta de permisos a tiempo o de materiales de proveedores, complicaciones que pueden surgir en el proceso de la instalación, etc. Son elementos a tener en cuenta y, sobre todo, que han de hacernos pensar en posibles alternativas para reaccionar de forma rápida en caso de producirse.

Puesta en marcha

Una vez planificado el proyecto, llega el momento de la  ejecución del proyecto. Tanto si se trata de llevar a cabo nuevas instalaciones para una compañía energética, como de instalar un sistema domótico en edificios de oficinas o, incluso, un sistema de vigilancia en un complejo industrial, se trata de trabajos llevados a cabo por equipos técnicos.

Y, cómo realicen estos su trabajo es fundamental para la finalización en tiempo y requisitos de la nueva instalación. Las operaciones de campo son un sector en el que una adecuada planificación, gestión y ejecución son fundamentales para dar un adecuado servicio al cliente. ¿Qué pasaría si los técnicos no tuvieran claro dónde acudir o las tareas que tienen que ejecutar? Sin duda, en primer lugar, se perdería muchísimo tiempo que, obviamente, redundaría en un retraso en la entrega del servicio, en este caso, de la nueva instalación. Pero, además dañaría la imagen de profesionalidad de la empresa instaladora, algo que, en definitiva perjudica la relación con sus clientes.

Por ello, y dada la complejidad de numerosos proyectos de nuevas instalaciones, es importante organizar al equipo técnico, algo que se puede hacer, de forma fácil y eficaz con un software de gestión de servicios de campo. Con una solución como la que ofrece Praxedo, los técnicos dispondrán de agendas digitalizadas, lo que aumenta la productividad sobre el terreno y, en última instancia, la optimización del trabajo y de la rentabilidad. Gracias a él, los técnicos simplifican la carga de trabajo de tipo administrativo, con lo cual disponen de más tiempo para centrarse en su trabajo técnico. Además, si se encuentran en la situación de tener que emitir un presupuesto adicional en caso de detectar una nueva oportunidad de negocio, pueden hacerlo en el momento, sin necesidad de lentos intercambios de información con el personal del departamento administrativo.

De igual forma, un software de gestión de servicios de campo será fundamental en la garantía a largo plazo de la nueva instalación. Esta necesitará de un mantenimiento preventivo cuando se haya puesto en marcha, un servicio que puede ofrecer la empresa instaladora y optimizar gracias a tecnología que le apoye en dicha función.

Sin planificar nuevas instalaciones, es difícil que la creación de nuevas infraestructuras se ejecute de forma eficaz y eficiente. Dicho de otra forma, puede incurrirse en sobrecostes o puede ponerse en peligro el cumplimiento del plazo que se ha dado al cliente. Es cierto que, a menudo, pueden surgir contratiempos y será necesario realizar alguna modificación sobre la marcha, pero también es verdad que, si obviamos la organización, será complicado realizar el proceso de la forma más inteligente y rentable posible.