¿Qué es un Procedimiento Operativo Estándar (SOP)?

Un Procedimiento Operativo Estándar, conocido como SOP, es un documento escrito que describe paso a paso cómo llevar a cabo un proceso o una tarea específica dentro de una organización. El objetivo principal de un SOP es establecer una guía clara y detallada para garantizar que las operaciones se realicen de manera consistente, segura y eficiente en todas las áreas de la empresa.

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Beneficios de implementar procedimiento operativo estándar en una organización

La implementación de Procedimientos Operativos Estándar puede aportar numerosos beneficios a su organización, entre los que se incluye:

1. Consistencia y estandarización: los SOP proporcionan una base para establecer estándares uniformes en todos los aspectos operativos. Al definir y estandarizar los pasos clave de los procesos, se garantiza una ejecución consistente y de alta calidad en toda la organización.
2. Eficiencia y productividad mejoradas: los SOP ayudan a optimizar los procesos, eliminando pasos innecesarios o redundantes y asegurando que se sigan los mejores métodos y prácticas. Esto conduce a una mayor eficiencia, reducción de tiempos de inactividad y mejora de la productividad general.
3. Reducción de errores y riesgos: al proporcionar instrucciones claras y detalladas, los SOP ayudan a minimizar errores y riesgos asociados con la ejecución de tareas críticas. Los procedimientos consistentes y estandarizados aseguran que se sigan las mejores prácticas de seguridad y calidad en todas las operaciones.
4. Facilita la capacitación y la integración de nuevos empleados: los SOP son herramientas valiosas para la capacitación y la integración de nuevos empleados. Al proporcionar una guía estructurada y detallada, los nuevos miembros del equipo pueden aprender rápidamente los procesos clave y adaptarse al entorno laboral.
5. Mejora de la calidad y la satisfacción del cliente: los SOP contribuyen a una mayor calidad en la ejecución de las operaciones. Al mantener estándares consistentes y seguir mejores prácticas, se logra una mayor satisfacción del cliente al brindar productos y servicios de alta calidad de manera constante.

Ciclo de vida de aprobación de un Procedimiento Operativo Estándar

Durante su ciclo de vida, un SOP puede pasar por diferentes estados, desde la creación de una versión borrador hasta su aprobación final. Hay varios modelos para definir estas fases, pero para esta enumeración hemos utilizado como referencia este artículo de IBM sobre gestión de los procedimientos operativos estándar.

1. Creación de una versión borrador

Cuando se crea un SOP por primera vez, se guarda una versión borrador. Esta versión inicial sirve como punto de partida para definir y documentar los pasos y procedimientos específicos. A partir de la versión aprobada de un SOP existente, se puede crear una nueva versión borrador si se requiere realizar cambios en la definición del SOP. Los borradores se pueden editar, enviar para aprobación o descartar según sea necesario.

2. Pendiente de aprobación

Cuando se ha finalizado la edición de un borrador, se puede enviar para su aprobación. En este estado, el SOP está pendiente de aprobación y se somete a un proceso de revisión por parte de los responsables designados. Durante este proceso, se evalúa la calidad, la coherencia y la precisión de la definición del SOP. Además, se realiza una verificación de cumplimiento con las políticas y regulaciones internas y externas aplicables.

Durante la etapa de aprobación, se define el nombre de la versión del SOP. Este nombre será utilizado para identificar y distinguir la versión aprobada de otras versiones borrador. Si la versión pendiente de aprobación cumple con todos los requisitos y estándares establecidos, se aprueba y pasa al estado de “Aprobado”.

3. Aprobado

Cuando un SOP ha sido aprobado, significa que ha pasado por el proceso de revisión y cumple con todos los criterios establecidos. En este estado, el SOP está listo para ser implementado y utilizado en las operaciones diarias de la organización.

La versión aprobada del SOP se convierte en la referencia oficial para realizar las tareas y actividades específicas. Proporciona una guía detallada y consistente para que los empleados sigan los procedimientos establecidos, lo que asegura la uniformidad y la calidad en la ejecución de las tareas.

La gestión eficiente del ciclo de vida del SOP en empresas de Field Service

Las empresas con servicios de campo requieren de procesos eficientes que permitan un trabajo fluido que comunique equipos en oficina y operarios en campo. Es por ello que las empresas deben apoyarse en diferentes tecnologías y construir entornos tecnológicos conectados que permitan desarrollar procesos operativos estándar que garanticen la eficiencia de la actividad de principio a fin. 

En cualquier empresa con equipos técnicos en campo es importante contar con un software que sea capaz de trazar el ciclo completo de la actividad desde la solicitud del cliente hasta la emisión de la factura. Un software de Field Service Management es una pieza clave en el SOP de las empresas con servicios en campo. A continuación algunas de las funcionalidades que permitirán establecer procesos operativos eficientes en este tipo de empresas: 

1. Unificación de la información: con una solución de Field Service como Praxedo, es posible estandarizar las gestión de las operaciones en campo a través de procesos estructurados que obliguen a los equipos a dar seguimiento a la información más relevante a través de campos específicos en las órdenes de trabajo y formularios configurables para los partes e informes de trabajo. 
2. Flujo de trabajo de aprobación: ofrece un flujo de trabajo de aprobación configurable, lo que permite establecer los pasos y los roles involucrados en el proceso de revisión y aprobación del SOP. Esto agiliza el proceso y asegura la participación de las partes interesadas pertinentes en cada etapa.
3. Visibilidad y trazabilidad: para dar seguimiento al cumplimiento de los procesos y su efectividad en la productividad y eficiencia del negocio es fundamental que los responsables de proyecto puedan tener visibilidad de lo que ocurre en cada fase del proceso. Esto permite detectar mejoras operativas de forma sencilla. Además, la visibilidad es clave para garantizar la trazabilidad de las actividades, entender el flujo completo ayudará a tener procesos operativos impecables. 

Como conclusión, Praxedo, como líder en software de gestión de servicios en campo, ofrece funcionalidades avanzadas que facilitan la implementación y el mantenimiento de SOP en las empresas con equipos técnicos en campo.  Al aprovechar las funcionalidades de Praxedo, las empresas pueden optimizar sus operaciones, mejorar la calidad de sus servicios y alcanzar una mayor satisfacción del cliente. No pierda la oportunidad de llevar la eficiencia operativa al siguiente nivel con Praxedo.