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Software para Facility Management
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Software para empresas de Facility Management

Lara ABARCA
18 abril 2022

El Facility Managment es un sector en plena expansión y es que las empresas cada vez tienden más a externalizar la gestión de sus edificios e instalaciones. Explicado en pocas palabras, una empresa de Facility Managment es como el clásico portero manitas de edificio, en versión superhéroe ultraefectivo. Son empresas de servicios altamente especializadas en la gestión de las instalaciones físicas de oficinas empresariales, plantas industriales, centros comerciales o aeropuertos. Se encargan de que, silenciosamente, todo funcione bien. Desde el correcto funcionamiento de las puertas automáticas, hasta los tornos de acceso, la climatización del edificio o la limpieza de sus instalaciones. Una empresa de Facility Management (o administración de instalaciones) consigue que todo el edificio funcione como un reloj, para que las personas que están en él, disfruten de un bienestar completo. Pero, ¿cuál es el futuro del sector y por qué los nuevos software de gestión de intervenciones (software de Facility Management) están revolucionando el Facility Management? Siga leyendo, para descubrirlo todo.

Facility Management: un sector en auge

Según datos de McKinsey&Company, se estima que el mercado del Facility Management alcanzará los 1,9 billones de dólares a nivel mundial en 2024, un 6% más que en 2018.

Y es que en el mundo pospandémico, reducir los costes de mantenimiento de los edificios constituye un desafío clave para sus propietarios.

Para ello, acudir a un proveedor de Facility Services es la mejor opción, ya que permite centralizar la subcontratación de servicios (mantenimiento, electricidad, limpieza, climatización…), para gestionar todo a través de un único interlocutor. Esto proporciona importantes ventajas: 

  • Comunicaciones más sencillas.
  • Reducción de trabajos administrativos.
  • Visión global del estado y necesidades de las instalaciones.
  • Facturación unificada para un mejor control de gastos.
  • Optimización de costes, ahorrando desplazamientos y unificando intervenciones.

Por todo ello, el negocio de la gestión de instalaciones está creciendo a gran velocidad, así como sus retos. 

Y es que a medida que los Facility Manager gestionan más espacios (y sus recursos), necesitan adquirir mayores competencias técnicas y coordinar equipos de trabajo más amplios.

En este entorno, tan prometedor como desafiante, la tecnología está cumpliendo un papel transformador, optimizando la gestión de las instalaciones mientras se reducen los costes operativos.

Software para Facility Management

El software de gestión de instalaciones es una herramienta software para planificar y programar las actividades de mantenimiento de varias plantas desde una sola plataforma online.

Este tipo de software está pensado con un único objetivo: ayudar a las empresas de Facility Management a ahorrar tiempo y dinero gestionando sus equipos de trabajo de forma más eficaz.

Y es que estos programas permiten trabajar de forma más inteligente, automatizando tareas, y evitando errores humanos en todas las áreas de gestión:

Digitalización de las órdenes de trabajo

Una empresa de Facility Management puede recibir múltiples solicitudes de servicio, en multitud de emplazamientos, en un solo día. 

El software de gestión de instalaciones permite registrar todas las solicitudes en un único lugar. Esto significa que los planificadores de intervenciones pueden identificar, asignar y hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo en un tablero centralizado. Esto proporciona múltiples ventajas:

  • Tener una visión global de las intervenciones.
  • Atender rápidamente las solicitudes nuevas sin interrumpir la gestión de ningún edificio. 
  • Asignar cada nueva intervención al técnico más adecuado en función de sus competencias, volumen de trabajo y tiempo de trabajo.
  • Crear órdenes de trabajo programadas y no programadas.
  • Dar una respuesta inmediata al cliente.
  • Evitar errores y despistes.

Mejora el flujo de trabajo

Una vez asignada la intervención, el técnico de campo recibe una notificación en la aplicación móvil asociada al software, incluyendo los procedimientos y las piezas necesarias. 

Con las alertas automáticas, los equipos de mantenimiento de las instalaciones nunca se perderán una inspección o un mantenimiento programado y se evitan cruces de emails o llamadas de teléfono.

Por ello, disponer de un software centralizado mejora el flujo de trabajo y la comunicación entre los equipos de mantenimiento, el personal de oficina y los propietarios de los edificios. 

Además, gracias a la función de geolocalización de los técnicos de campo, se puede realizar un seguimiento en tiempo real del estado de actividad, además de recibir actualizaciones de estado.

¿El técnico ya ha terminado en ese cliente? ¿Ha pillado un atasco de camino al próximo edificio? Todo el mundo conocerá la situación exacta… sin necesidad de llamadas.

Planificación y programación de los mantenimientos preventivos

El mantenimiento preventivo es clave para la rentabilidad de una empresa de Facility Management.

Un software de gestión de instalaciones planificar, programar, y validar todos los mantenimientos preventivos y programados de las instalaciones, incluidas las inspecciones obligatorias de sistemas de climatización, los ascensores y los sistemas de incendios.

Esto garantiza la tranquilidad de saber que todo está en orden, permite limitar tiempos de inactividad de operarios y ahorra costes al anticiparse a las costosas averías.

Toda la información necesaria para tener éxito en la primera intervención

La verdad es que cuando el técnico llega a la intervención asignada, se encuentra solo ante el peligro.  Hasta ahora. Porque gracias a los software para empresas de Facility Management, el personal de campo ya puede tener toda la información que necesita (y más) en un solo clic:

  • Manuales del fabricante.
  • Histórico de intervenciones anteriores.
  • Esquemas.
  • Checklist personalizados
  • Fotografías.
  • Indicaciones del cliente.

Pueden adjuntarse a la orden de trabajo y consultarse en modo offline, ya que el técnico a veces realiza intervenciones en emplazamientos sin conexión (zonas sin cobertura, sótanos, etc.)  

¿El resultado? Un aumento imponente de la tasa de éxito en la primera gestión de la intervención.

Control optimizado de los costes operativos

Un software de gestión de las intervenciones permite reducir significativamente el tiempo de pago de sus clientes.

Los técnicos de campo pueden completar el informe de instalación en el momento y el cliente puede firmarnos electrónicamente en la propia pantalla. Así la factura se emite de forma automática el mismo día de la intervención y el flujo de caja aumenta con rapidez.

Además, el software proporciona multitud de analíticas avanzadas accesibles de un simple vistazo, incluyendo:

  • Porcentaje de tiempo de inactividad en comparación con el objetivo
  • Tasas de finalización
  • Eficacia general del equipo o por técnico. 
  • Rentabilidad por asistencia.
  • Porcentaje de intervenciones que respetan la GTR (Garantía del Tiempo de Restablecimiento).

De esta forma se pueden identificar de forma precisa los ejes de mejora, llevar a cabo las acciones correctivas adecuadas y optimizar el margen operativo de la empresa.

Conclusión: Software para Facility Management

Y es que digitalizando la gestión de intervenciones logrará controlar los costes operativos de sus múltiples servicios, mejorar la gestión de sus subcontratatistas y fidelizar a sus clientes.

Para lograrlo, una solución inteligente es apostar por la tecnología de Praxedo.

En Pradexo somos especialistas en software para empresas de Facility Management, con multitud de casos de éxito y experiencia en el sector. Contacte con nosotros para planificar su primera intervención juntos. Estamos deseando ayudarle.

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