Nexecur reduce su periodo medio de facturación de 1 mes a menos de 24 horas.

Háblenos un poco de Nexecur y de lo que hace…

Nexecur fue fundada en 1986. La empresa es ahora una subsidiaria del grupo Crédit Agricole. Dirigida a particulares, profesionales y sector bancario, las actividades de la empresa ahora cubren todo el territorio nacional con más de 130.000 clientes en Francia.

Nuestro equipo técnico está formado por 250 técnicos de campo, repartidos en 6 grandes agencias regionales lideradas por directores técnicos regionales.

Nuestros equipos regionales incluyen técnicos de instalación y técnicos especializados en el mantenimiento de sistemas de seguridad electrónica.

Esta distribución geográfica nos permite estar lo más cerca posible de nuestros clientes para intervenir rápidamente con ellos. Esta es nuestra fortaleza en el mercado.

¿POR QUÉ HAN ELEGIDO PRAXEDO? ¿QUÉ NECESIDADES TENÍAN?

Tuvimos varios problemas iniciales que nos hicieron decidirnos por un software de gestión de servicios de campo.

Mejorar la comunicación entre el back-office y los técnicos

Primero, teníamos un problema de comunicación. Queríamos agilizar y hacer más fluido y fiable el intercambio de información entre nuestro back office y el técnico de campo. Por ello queríamos una solución que nos permitiera reducir o incluso eliminar por completo esta pérdida de información, para que el técnico, cuando estuviese en el cliente, dispusiese de todos los datos necesarios para poder llevar a cabo con éxito su misión y resolver cualquier duda del cliente.

Para ello, queríamos una solución que permitiera al técnico tener acceso directo al historial de órdenes de trabajo realizadas en los equipos del cliente, sin tener que llamar al back office para conocer los detalles.

Acelerar los tiempos de facturación de los clientes

Teníamos también un problema de facturación. Queríamos automatizar lo más posible la entrada y la sincronización de los datos de campo, en particular para optimizar el funcionamiento de nuestro servicio postventa. Nuestros plazos de facturación eran demasiado largos. Teníamos que esperar la recepción de los partes de trabajo de cada técnico. Estos eran enviados por mensajería, lo que tardaba unos días.

Luego, la oficina administrativa tenía que volver a ingresar los datos en nuestro sistema de facturación. La toma manual de notas por parte de los técnicos daba lugar a errores, omisiones, partes ilegibles, etc. En definitiva, entre el trabajo y el momento en que el cliente recibía su factura podían pasar varias semanas.

Nuestro funcionamiento era muy mejorable. Por eso decidimos digitalizar nuestro la gestión de las órdenes de trabajo y dotarnos de una solución dedicada.

Por lo tanto, lanzamos un llamado a licitación y consultamos a varios proveedores de servicios especializados. Finalmente, tras una auditoría de varias soluciones, nuestra elección recayó en Praxedo, por varios motivos:

• La flexibilidad de la herramienta permite hacer tus propios desarrollos, crear tus propios formularios según los tipos de actividad, con nuestros campos específicos, nuestros métodos de respuesta a través de menús desplegables, casillas de verificación, etc. Por tanto, Praxedo se adapta muy bien a nuestras limitaciones comerciales.
• La apertura del software de gestión de servicios de campo de Praxedo, a través de sus Web Services, que permite interactuar y comunicarse con los distintos componentes de nuestro ecosistema de tecnológico, sin depender de Praxedo o un integrador. La conexión se realiza de forma sencilla, autónoma y con un menor coste por nuestra parte.
• Praxedo respondía a nuestras necesidades de campo

Tanto para la elección inicial del software como para luego modelar la solución Praxedo a nuestras necesidades, involucramos tanto a la parte comercial, con a los técnicos de campo, al servicio encargado de la facturación, y por supuesto a los equipos informáticos de gestión. Esto nos permitió mapear nuestro flujo de datos de principio a fin, desde la oficina administrativa hasta el técnico y desde el técnico hasta el departamento de facturación; y así tener una visión clara para configurar y luego implementar la solución por etapas en cada vez más equipos de técnicos en nuestras diferentes regiones.

Y al final, la adopción de la herramienta Praxedo por parte de nuestros diferentes equipos fue muy rápida, en particular por esta implicación de los técnicos en el proceso de selección de la solución. Además, fue en respuesta a una solicitud de ellos que había existido durante bastante tiempo. Inmediatamente vieron su interés en utilizar Praxedo en el campo.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS QUE HA APORTADO PRAXEDO?

Uso de Praxedo en conexión con Microsoft Dynamics

Para tener una visión general del uso de Praxedo en Nexecur, en primer lugar cabe señalar que hemos conectado Praxedo con nuestro ERP Microsoft Dynamics. Esta interconexión se realiza a través de Web Services puestos a disposición por Praxedo. En pocas palabras, nuestro departamento de IT solo tuvo que conectar Praxedo a Microsoft Dynamics. Fue por tanto un proyecto informático rápido de realizar, sin recurrir a un integrador, y por tanto a un coste menor.

Planificación transparente entre nuestro ERP y Praxedo

Dicho esto, en primer lugar, necesitábamos una solución para la planificación, ahora, diría que nuestros planificadores usan Praxedo sin usarlo, ya que está directamente conectado a nuestro ERP Microsoft Dynamics a través de flujos desarrollados por nosotros gracias a los Web Services de Praxedo.

El planificador planifica en su herramienta actual, y no tiene nada que hacer en Praxedo, todo está automatizado. Los horarios se transmiten en tiempo real desde Dynamics a Praxedo. Esto es absolutamente transparente para el planificador. No tiene más trabajo que hacer. Al contrario, mejora mucho su rendimiento porque, cuando el técnico interviene con un cliente y le indica que su operación ha terminado, el planificador automáticamente tiene un feedback en su interfaz de planificación.

Monitoreo en tiempo real de la actividad de campo

Esto permite, por tanto, a los responsables de la gestión del negocio de Nexecur, tener un seguimiento real en tiempo real del progreso de un técnico de servicio postventa durante su jornada laboral. No hay necesidad de llamarle o enviarle un mensaje de texto. Todo es transparente.

Por otro lado, tenemos al técnico que recibe cierta cantidad de información en su aplicación móvil Praxedo, y que, a medida que avanzan en sus órdenes de trabajo, se actualiza automáticamente sus informes al back office.

Toda la información de cada orden de trabajo accesible en la aplicación móvil del técnico

El técnico recibe así su orden de trabajo, el historial contractual con el cliente, así como un historial de las órdenes de trabajo ya realizadas en el cliente. Para el técnico es una verdadera ganancia porque tener esta información le permite comprender el contexto, saber exactamente en qué elementos defectuosos debe intervenir y concentrarse en lo esencial, sin tener que empezar de cero cuando se dirige al equipo del cliente.

Una reducción significativa en los viajes de campo/oficina para los técnicos.

Además, al permitirle recibir toda esta información directamente en su aplicación móvil, ya no tiene que volver a la oficina por cuestiones administrativas. Solo vuelve de vez en cuando para cargar material. El uso de Praxedo nos permite así ahorrar un gran número de desplazamientos a oficina/campo que ahora son inútiles, y optimizar el tiempo de los técnico y por tanto su productividad.

Mejor seguimiento de las existencias de repuestos

A la hora de gestionar nuestros repuestos, Praxedo también nos da una ventaja real frente a nuestra situación anterior. Ahora todo lo que utiliza el técnico en el campo se rastrea en la aplicación móvil. Deberá declarar los documentos utilizados para validar su parte de trabajo. Esto evita descuidos y por tanto costes ocultos, ya sea por nuestras actividades de instalación o por las del servicio postventa. Todos los datos de las piezas se retroalimentan a nuestro ERP Microsoft Dynamics, lo que nos permite, detrás de él, tener un mejor seguimiento del inventario.

Por lo tanto, Praxedo nos ha permitido mejorar la calidad de la comunicación entre nuestro back office y los técnicos en el campo.

Una verdadera ganancia en la gestión de cobros y las relaciones con los clientes.

Además, me gustaría insistir en la enorme ganancia que hemos tenido en recaudación gracias a Praxedo. En cuanto a la actividad de servicio postventa en alarmas, hemos mejorado enormemente. Este problema que teníamos se debía principalmente a que enviábamos las facturas tres semanas, incluso un mes después del servicio. Con Praxedo podemos enviar la factura al día siguiente. En el servicio postventa, es una verdadera ventaja. El cliente ve al técnico, firma la orden de trabajo en la aplicación gracias a la firma electrónica, y al día siguiente recibe la factura con el parte de trabajocompleto. Como resultado, es mucho más receptivo, mucho más fluido y, de hecho, ha reducido considerablemente nuestros problemas de cobros y, al mismo tiempo, hemos mejorado mucho la calidad de nuestra relación con el cliente.

SI TIENE QUE RESUMIR LA SOLUCIÓN DE PRAXEDO EN 2 PALABRAS CLAVE, ¿CUÁLES SERÍAN?

Para resumir la experiencia con Praxedo en Nexecur, cabe resaltar como hemos conseguido una mejor comunicación interna. Una vez más, este software de gestión de servicios de campo realmente nos facilita la vida, ya sea en términos de realización de actividades y seguimiento de cronogramas, o en términos de técnicos que tienen toda la información para tener éxito en su misión y hacer que sus partes de trabajo sean más precisos.

Luego, el tema de la facturación. No sé a sus otros clientes, pero para Nexecur, Praxedo realmente nos ha permitido dar un paso adelante en términos de capacidad de respuesta. Hemos acelerado significativamente nuestro tiempo de facturación, pasando de 1 mes a 24 horas, lo que nos ha permitido reducir al mínimo los problemas de cobro. Claramente hemos optimizado los tiempos en este tema tan sensible. Solo por eso, recomiendo encarecidamente el uso de la solución de gestión de servicios de campo de Praxedo.