Portes E-Services utiliza Praxedo como palanca de crecimiento

HÁBLENOS UN POCO DE PORTES E-SERVICES Y DE LO QUE HACE…

Portes E-Services fue creada en octubre de 2013. Somos especialistas en cierres industriales. Vendemos e instalamos sistemas de cierre a clientes profesionales, y también damos mantenimiento y servicio postventa. Se trata de equipos como puertas rápidas, equipos para muelles de carga, puertas peatonales para comercios, etc.

En la actualidad, contamos con 20 empleados, incluidos 16 técnicos, que realizan aproximadamente 19.000 órdenes de trabajo al año.

La actividad de Portes E-Services se divide en dos sitios operativos: la sede en Sens, en el 89, y nuestra agencia en Brie-Comte-Robert. En términos de cobertura geográfica, cubrimos el sur de Ile de France y Borgoña, es decir, un radio de acción de 120 kilómetros alrededor de nuestros dos sitios.

Portes E-Services es una empresa en rápido crecimiento. En 2019 alcanzamos una facturación de 2 millones de euros, y hemos crecido un 25% cada año desde la creación de la empresa.

¿POR QUÉ HAN ELEGIDO PRAXEDO? ¿QUÉ NECESIDADES TENÍAN?

Tan pronto como se creó Portes E-Services, decidimos equipar a nuestros técnicos de campo con tablets y smartphones. Trabajábamos con documentos en formato PDF (elementos técnicos, planos, órdenes de trabajo a completar) que el gerente administrativo subía online en un Dropbox. Los técnicos podían así acceder a ellos y utilizarlos desde su terminal móvil.

No acompañaba al fuerte crecimiento de la compañía

Esta forma de hacer las cosas funcionó bien al principio cuando teníamos 2 o 3 técnicos. Pero rápidamente, tuvimos que reclutar más equipo para apoyar el fuerte crecimiento de nuestra actividad. Con la llegada de un número cada vez mayor de técnicos a los equipos, se volvió muy complicado explicar a todo el mundo cómo gestionamos los archivos PDF.

El problema es que nuestro sistema requería unos mínimos conocimientos informáticos por parte de nuestros técnicos y para muchos de ellos era complicado.  No se sentían cómodos y los errores eran frecuentes (falta de información, falta de firma del cliente, mal registro de documentos…), con todo lo que eso implica en términos de gestión detrás…

Una importante pérdida de productividad en la tramitación administrativa

Además, rápidamente me encontré con un problema:  contaminé mi software de gestión comercial con todos los informes y partes de trabajo en PDF, algunos no estaban ni siquiera destinados a ser facturados sino que solo habían sido utilizados para crear la orden de trabajo. Todo terminaba mezclándose en mi software de gestión y se estaba volviendo difícil encontrar las cosas.

También tuve otro problema para obtener las órdenes de trabajo en PDF. Era necesario ir y venir entre el dropbox y el software de gestión comercial, para finalmente editar las órdenes de trabajo, muchas veces mal cumplimentadas e incompletas. Teníamos un verdadero problema de productividad en la tramitación administrativa de las actividades.

Otro punto de complejidad: todos estos formularios de pedido en formato PDF a veces incluían actividades que no estaban cerradas. Imprimíamos los documentos, los amontonábamos, perdíamos algunos… Era muy complicado planificar todos los trabajos. Trabajamos con un tablero en la pared y cartulinas.

Falta de coordinación entre agencias.

Tenemos dos agencias para llevar a cabo nuestro negocio. Hay áreas geográficas que se superponían entre las dos así que cada semana, tenía que pedirle al gerente de la sucursal en Brie Comte Robert que viniera a la oficina central con todos sus archivos para tratar de ordenar las agendas de forma coherente entre las dos sucursales, tras este trabajo muy a menudo se quedaban obsoletas dos días después…  No era eficiente. Estábamos perdiendo mucho tiempo y energía simplemente tratando de organizarnos adecuadamente, sin llegar allí de manera satisfactoria.

Investigamos un poco en Internet para ver las opciones de software posibles. Lo que era una prioridad para nosotros era poder adaptar la herramienta a nuestros hábitos de trabajo. Esto es lo que nos hizo decidirnos por Praxedo: podemos recrear los informes de trabajo como queramos en la plataforma. De hecho, trasladamos nuestros documentos en papel a Praxedo, haciéndolos interactivos y seguros.

¿QUIÉN UTILIZA PRAXEDO Y CON QUÉ FINES?

En primer lugar  mi gerente administrativo y técnico , cuya misión es crear las hojas de trabajo, luego precalificarlas de acuerdo a los requerimientos de los clientes.

Luego,  mi gerente de sucursal y yo también usamos la interfaz de planificación  para crear algunas órdenes de trabajo, pero sobre todo para ajustar y validar las agendas de los técnicos en nuestros dos sitios. Es muy visual. De un vistazo, puedes ver todas las órdenes de trabajo realizadas, actuales y futuras de todos nuestros técnicos.

Por último, tenemos  a los técnicos que utilizan la aplicación móvil de Praxedo en sus tablets. Acceden así a toda la información e instrucciones sobre el trabajo que deben realizar en la aplicación.

También  tienen acceso directo al informe de trabajo con los datos que deben completarse  para eliminar todo riesgo de disputa con los clientes:

• Materiales consumidos
• Fotos de antes/después
• Crear una nota interna adjunta al informe para brindarnos información sobre los problemas encontrados durante el trabajo
• Casilla para saber si el cliente nos autoriza a evacuar el material cambiado o no (esto puede ser fuente de disputas regularmente)
• Casilla si el técnico utilizó o no góndola (cobramos por el uso de góndola)
• Etc.

Luego, en cuanto a los partes de trabajo, creamos varios tipos de informes para enviárselos a los técnicos en su aplicación móvil según sus necesidades: comprobantes de trabajo, comprobantes de gestión, de obra…

Cada vez que el técnico ha terminado su trabajo hace que el cliente firme el informe directamente en la aplicación móvil y luego lo envía por correo electrónico. Ahora, estamos trabajando en un escenario para que el envío del informe sea automático una vez validado por el cliente.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS QUE HA APORTADO PRAXEDO?

Gracias a Praxedo hemos avanzado en la calidad del servicio.

Informes más profesionales y mejor imagen de marca

En primer lugar, proporcionamos una respuesta mucho mejor a nuestros clientes. Los informes y partes de trabajo son muy profesionales, completos, con fotos. Insisto en este tema de la comunicación con los clientes.  Tienes que entender que para pequeñas empresas como la mía es muy importante demostrar que tienes las mismas herramientas y la misma calidad de servicio que las grandes compañías.

Desde que usamos Praxedo, hemos recibido comentarios muy positivos en términos de imagen por parte de nuestros clientes.

Trabajamos con grandes grupos de la construcción, gran distribución, grandes concesionarios de automóviles. Estos son clientes que están acostumbrados a un servicio de muy alta calidad. Praxedo nos permite satisfacer plenamente sus necesidades en este ámbito.

Un activo comercial y una garantía de confianza

Praxedo también es una verdadera ventaja en el aspecto comercial.  Podemos demostrarle al cliente que tenemos un 100% de control en tiempo real de lo que sucede en el campo con nuestros técnicos.

Por ejemplo, tengo un cliente responsable de mantenimiento que gestiona 30 almacenes logísticos. Si me llama para saber dónde está mi técnico, puedo responderle en cualquier momento. Tengo toda la información frente a mí al instante. Y si se completa una orden de trabajo, puedo enviar el comprobante directamente a mi cliente.

A los clientes les gusta mucho esta fluidez y transparencia en la comunicación. Les tranquiliza, refuerza la confianza que tienen en nuestro servicio y nos permite fidelizarlos.

Además, en breve comunicaremos en nuestra web que nuestros técnicos utilizan Praxedo. Para nosotros, este es un sólido argumento de venta.

Comodidad de trabajo para los técnicos de campo

Además, para nuestros técnicos, con Praxedo, la vida es más sencilla.

Cada técnico realiza una media de 115 órdenes de trabajo al mes, es decir, más de 1.000 al año. Con Praxedo tienen su agenda con 24 horas de antelación.  Salen en cuestión de minutos por la mañana con toda la información necesaria sobre su ruta. También ahorran mucho tiempo cuando llegan al sitio del cliente. Tienen toda la información en su aplicación móvil. Los informes son guiados, el ingreso de información es seguro. No pueden olvidar nada. Integran fotos en 1 clic. Consiguen que el cliente firme. Es realmente muy conveniente para ellos.

Debo decir que Praxedo ha logrado todo un desafío en Portes E-Services. El software de gestión de servicios de campo logró que todos estuvieran de acuerdo: yo, mi gerente de sucursal, mi gerente administrativo y técnico y todos mis técnicos. ¡Es una gran hazaña!

Menos estrés para todos: oficina, campo, clientes

En general, con Praxedo hay menos estrés en la gestión de la actividad. Estamos 24 horas por delante de los agendas, podemos planificar repuestos con anticipación, etc.

La solución realmente nos ha hecho progresar en términos de trazabilidad de las actividades realizadas en los sitios de los clientes.  Ahora podemos encontrar fácilmente todas las órdenes de trabajo para un mismo cliente. Tenemos acceso rápido a las notas internas de nuestros técnicos, con todas las fotos tomadas durante el servicio. Esta trazabilidad nos ha permitido reducir las disputas con nuestros clientes en un 50%.

Un gran ahorro de tiempo en la creación de agendas técnicos

Para concluir sobre los beneficios, debo decir que ahorramos mucho tiempo en la planificación de las órdenes de trabajo. Antes podíamos pasar horas y horas. Ahora creamos la orden de trabajo en Praxedo, la planificamos, y en 1 clic las tenemos todas a la vista. Tenemos todo lo que necesitamos para hacer la mejor planificación en el momento adecuado.

En términos de organización, es muy conveniente. Puedo organizar las agendas de forma remota con el gerente de mi agencia desde su oficina en Brie Comte Robert. Ambos equipados con un sistema de videoconferencia. Así tenemos una mejor visión de las órdenes de trabajo a planificar, de los índices de carga de trabajo de los técnicos. Ya no nos olvidamos de nada. Es más profesional. Además, como las agendas suelen cambiar durante la semana, podemos ajustarnos en tiempo real y vemos de inmediato lo que ha hecho el otro. La información se comparte inmediatamente entre nosotros y con los técnicos en el campo.

Facturación más fiable y rápida

Con respecto a la facturación, estamos más tranquilos. Antes, con el papel, nos olvidábamos de ciertos elementos. Los técnicos guardaban incorrectamente sus informes en PDF. Era complicado y tomaba tiempo tener todos los datos a la mano. Pero con Praxedo se acabó. Somos mucho más precisos en la facturación. No nos olvidamos nada. ¡Y es mucho mejor para el flujo de caja de la empresa!

CÓMO VE EL FUTURO DE SU COLABORACIÓN CON PRAXEDO

Lo que me gusta es que sabemos que todavía tenemos mucho más que ganar con Praxedo.

En un futuro próximo,  profundizaremos aún más en el uso de las numerosas funciones.  Nos centraremos en la parte de geolocalización, para ahorrarnos las cajas que pagamos para nuestras furgonetas.

Somos una empresa de rápido crecimiento. Praxedo nos hace escalables al brindarnos una base tecnológica sólida y fiable que nos permitirá pronto pasar de 20 técnicos a 50 técnicos, sin alterar nuestro modo de operación.  Estamos en reclutamiento permanente. Tan pronto como reclutamos nuevos técnicos, los asignamos a Praxedo.

Praxedo se ha convertido realmente en la columna vertebral de nuestra gestión del servicio postventa.

SI TIENE QUE RESUMIR PRAXEDO EN 2 PALABRAS CLAVE, ¿CUÁLES SERÍAN?

Yo diría “Simplicidad” e “Indispensable”.

Simplicidad,  por la fluidez en el uso. La solución es  muy ergonómica y rápida de aprender, tanto para los técnicos como para la planificación. En 1 o 2 semanas todos dominaban perfectamente el software.

Imprescindible, porque Praxedo es una herramienta indispensable, incluso para estructuras pequeñas como la mía. Siempre tenemos la impresión de que estas herramientas tecnológicas están hechas para grandes empresas a escala nacional. Operamos a escala departamental y, francamente, Praxedo se adapta perfectamente. Es económicamente asequible, y recuperamos muy rápido lo que nos cuesta al mes. No tienes que hacer preguntas. Es efectivo tan pronto como tengas 2 o 3 técnicos en el campo. Praxedo permite crecer haciendo escalable la actividad. Es una verdadera palanca de crecimiento.