PraxedoTestimonios de nuestros clientes SAPIAN – Mélissa ARENS

Cómo SAPIAN planea gestionar 200.000 órdenes de trabajo más al año con Praxedo

La adaptabilidad de Praxedo y la calidad de su soporte son dos grandes cualidades de esta solución. Gracias a una planificación más eficaz de nuestros procesos, ahora somos capaces de gestionar un catálogo de más de 200 tipos de actividades. A través de una veintena de formularios hemos podido ahorrar tiempo a nuestros responsables técnicos para que así puedan concentrarse en la calidad de la asistencia al cliente.
Mélissa ARENS
Responsable herramientas digitales
Cómo SAPIAN planea gestionar 200.000 órdenes de trabajo más al año con Praxedo
  • Sector
    Saneamiento
  • Número de técnicos
    1000
  • Año de creación
    2019

HÁBLENOS UN POCO DE SAPIAN Y DE LO QUE HACE…

SAPIAN se creó en 2019 a partir de la antigua División de Higiene y Prevención de ISS, que fue vendida a los accionistas (fondo mayoritario Weimberg Capital Partners). Estamos ubicados en Francia con 38 agencias y cubrimos 4 tipos de actividades: saneamiento, control de plagas, higiene del aire y protección contra incendios.

La empresa factura unos 120 millones de euros al año, con una previsión de crecimiento medio del 6% anual hasta 2025. Actualmente contamos con 1.500 empleados, de los cuales 1.000 son técnicos de campo equipados con la solución Praxedo. Esto representa 500.000 órdenes de trabajo al año en nuestras cuatro líneas de negocio.

¿POR QUÉ HAN ELEGIDO PRAXEDO? ¿QUÉ NECESIDADES TENÍAN?

Ya disponíamos de una solución de gestión de servicios de campo parcialmente implantada en la mayoría de nuestras sucursales. Éste había sido un primer paso hacia la digitalización, pero aún nos faltaban ciertas funcionalidades. Por ejemplo, la solución no ofrecía planificación, notificaciones, seguimiento o informes estandarizados. No estaba interconectada en tiempo real con nuestro ERP (¡tardaba 30 minutos en recibir las solicitudes de intervención!) y carecía de fiabilidad. Por último, era imposible saber dónde estaban nuestros técnicos en sus rutas. 

En resumen, la situación no era óptima y teníamos que encontrar una solución más adecuada.

LA NECESIDAD DE ENCONTRAR OTRA SOLUCIÓN DE GESTIÓN DE SERVICIOS DE CAMPO CAPAZ DE RESPONDER A NUESTROS PROBLEMAS

Queríamos responder a diferentes cuestiones. En primer lugar, queríamos dar más autonomía a nuestros técnicos para que pudieran realizar ventas adicionales in situ, directamente con el cliente. Por tanto, necesitábamos automatizar los procesos en la medida de lo posible. 

Además, queríamos poder anticipar la carga de trabajo para adecuarla a los recursos disponibles. Por lo tanto, era necesario que hubiese fluidez con nuestro ERP y que la información pudiese conectarse a su vez con nuestro sistema de recursos humanos. 

También teníamos un problema de productividad, ya que queríamos ahorrar tiempo a nuestros gestores técnicos y administradores en cuanto a la gestión de las órdenes de trabajo, evitando duplicidades, por ejemplo. Esto les permitiría reorientar sus tareas hacia otras de mayor valor añadido, empezando por satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

Por último, la cuestión de la productividad también se planteó para nuestros técnicos, con el fin de optimizar sus rutas sin sacrificar la calidad del servicio. Nuestro objetivo era que pasaran menos tiempo en sus vehículos y más en las instalaciones del cliente. 

Por tanto, nuestras necesidades eran muy claro y por ello elegimos a Praxedo.

¿QUIÉN UTILIZA PRAXEDO EN SU EMPRESA Y CON QUÉ FINALIDAD?

Por un lado, utilizamos la interfaz web para la planificación y realización de actividades, y por otro la aplicación móvil para nuestros técnicos de campo.

La interfaz web para la planificación de las órdenes de trabajo de mantenimiento

En primer lugar la utiliza nuestra secretaría para crear y planificar las órdenes en las agendas de los técnicos y luego monitorizar que se realicen a tiempo.

La gestión de los técnicos por parte de los directores de empresa

También contamos con nuestros gestores de cuentas que planifican las órdenes de trabajo y que miran en Praxedo las que están en curso, aquellas en las que es necesario pedir un equipo o realizar un nuevo presupuesto. La solución también les permite gestionar los técnicos a su cargo. Se encargan de programar, desprogramar o reprogramar órdenes de trabajo de emergencia, como reparaciones. De este modo, pueden ver qué técnico puede intervenir en qué intervención según sus habilidades, su disponibilidad, etc.

Una herramienta para agilizar la facturación y enviar recordatorios de clientes

Finalmente, en el lado de la interfaz web, también tenemos otra secretaria que la usa para los recordatorios de nuestros clientes. Con Praxedo, es fácil sacar rápidamente los informes de las actividades realizadas para emitir una factura, especialmente en caso de disputa del cliente. Tenemos toda la información disponible de forma inmediata, es muy práctica.

También acudimos a Praxedo para monitorizar el número de informes de intervención que están listos para facturar, y también consultar las facturas pendientes de emisión. También doy seguimiento a las cotizaciones pendientes.

La aplicación móvil para técnicos de mantenimiento

Contamos con 8 técnicos de campo que están equipados con la aplicación móvil Praxedo para realizar sus operaciones de mantenimiento y conservación. Es muy conveniente para ellos. Reciben su horario el día anterior para el día siguiente, o para la semana, conocen sus itinerarios de viaje y su carga de trabajo por adelantado.

En ellas se adjunta la información necesaria para cada intervención: Datos de contacto del administrador, extracto del correo electrónico del cliente para conocer con precisión el motivo de su intervención, etc.

Al final de su intervención, ingresan sus informes directamente en la aplicación, con un formulario preconfigurado, incluyen fotos de antes/después y hacen que el cliente firme en la pantalla de su smartphone. Esto es obligatorio.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS QUE HA APORTADO LA SOLUCIÓN PRAXEDO?

Mejor seguimiento de los contratos de mantenimiento

En primer lugar, el uso de Praxedo realmente nos ha permitido mejorar significativamente la calidad del servicio brindado a nuestros clientes. Tenemos mucho mejor seguimiento de nuestros contratos de conservación y mantenimiento. Ya no nos perdemos una visita.

Informes de intervención 100% fiables y concluyentes

Además, con Praxedo hemos ganado en fiabilidad en cuanto a los informes de los técnicos de mantenimiento. Como expliqué, anteriormente teníamos partes de trabajo en papel, muchas veces escritas a toda prisa y por lo tanto ilegibles, incompletas, faltaba alguna información para la facturación. Con Praxedo hemos cambiado los tiempos. Los partes de trabajo están digitalizados, legibles, claros, completos, con fotos de antes/después y configurados con campos obligatorios para que los técnicos no olviden ninguna información esencial.

Insisto en la aportación de fotos. Para nuestros clientes, la foto es irrebatible. Proporciona una prueba material de lo que se ha logrado. Esto es muy revelador para los administradores pero también para todos los propietarios de segundas residencias con los que intervenimos y que no siempre están presentes cuando vienen los técnicos.

Profesionalización de la comunicación con el cliente

Además, en cuanto a la comunicación con nuestros clientes, somos mucho más profesionales. Cada cliente recibe un correo electrónico de confirmación tan pronto como su intervención está programada en la agenda del técnico. También recibe otro correo electrónico de recordatorio 48 horas antes de la llegada del técnico. Y al día siguiente de la intervención, le enviamos sistemáticamente su informe de intervención, en formato PDF, que resume lo ocurrido durante la intervención del técnico.

Es transparente, claro, completo, rápido. Los clientes están muy contentos y esto es excelente para nuestra imagen de marca. Praxedo realmente nos ayudó a profesionalizar nuestra imagen ante los ojos de nuestros clientes.

Una reducción de más del 50% en las disputas de los clientes

Como resultado, las disputas con los clientes se han reducido en más del 50% desde que empezamos a trabajar con  Praxedo. Ya no perdemos nuestro tiempo y dinero en interminables disputas con ciertos clientes. Tienen las fotos y la firma electrónica del informe. Esto limita en gran medida las disputas de facturas. Además, como todos los informes de intervención están referenciados y se pueden encontrar en unos pocos clics en Praxedo, la información se puede recuperar en cualquier momento si es necesario.

Un aumento en la productividad administrativa

Otro de los beneficios de utilizar Praxedo es el aumento de nuestra productividad administrativa, ya no hay un solo informe de intervención olvidado. El 100% de los informes llegan a secretaría. Como resultado, todos se procesan a tiempo para emitir las cotizaciones y facturas con regularidad y sin problemas. Somos más rápidos y más fluidos durante todo el ciclo de vida de la intervención.

Ganancias de productividad en la actividad de Servicio y Mantenimiento

También hemos ganado en productividad en la parte de Mantenimiento de nuestra actividad. Antes de Praxedo, nos olvidábamos de muchas visitas de mantenimiento y, por lo tanto, teníamos que dar notas de crédito a nuestros clientes. Estábamos perdiendo dinero. Ahora se acabó. Todo está programado desde el principio en Praxedo, durante toda la duración del contrato con el cliente. No se nos olvida ninguna visita, por lo que no hay pérdidas, ni créditos, y, por lo tanto, ahora contamos con un mejor flujo de caja. Por no hablar de la satisfacción del cliente.

Tiempo de facturación reducido

Finalmente, y relacionado con todo lo anterior, Praxedo nos ha permitido reducir nuestro tiempo de facturación. Gracias a la interfaz web, puedo ver las órdenes de trabajo realizadas cada día que aún no han sido facturadas y alertar a mi asistente para que tome las acciones necesarias durante el día.

Praxedo nos ha ayudado mucho a mejorar la gestión de nuestras facturas. Ya no nos olvidamos de facturar determinados servicios por falta de información o porque el informe se ha perdido debajo de un escritorio. Sabemos exactamente qué órdenes de trabajo deben facturarse y cuándo. Somos mucho más eficientes a este nivel, y es crucial para la buena salud financiera de la empresa.

¿CÓMO VE EL FUTURO DE SU COLABORACIÓN CON PRAXEDO?

Despliegue Praxedo en otras empresas del grupo CMC

Llevamos 3 años utilizando Praxedo en Cepitelli Climat Confort y estamos muy satisfechos. Próximamente finalizaremos la reestructuración de nuestros departamentos de mantenimiento del resto de empresas de nuestro grupo, y también tenemos previsto instalar allí el software de gestión de servicios de campo de Praxedo.

De hecho, hemos mostrado Praxedo a los gerentes de operaciones de nuestras otras entidades, y nos están instando a que también equipemos a sus técnicos lo antes posible porque inmediatamente han visto el beneficio operativo. Así que eso es lo que vamos a hacer.

Ampliación Premium para funciones avanzadas

Además, ampliaremos nuestras licencias a Premium de Praxedo para beneficiarnos de funciones avanzadas:

  • El SmartScheduler para la planificación automatizada de las rutas de los técnicos de mantenimiento según sus habilidades y ubicación
  • El Portal del Ordenante para permitir a nuestros clientes visualizar directamente en la plataforma las órdenes de trabajo previstas y su facturación pendiente de pago
  • Los módulos Cockpit y Analytics para monitorear nuestros indicadores de rendimiento por día sobre la productividad de los técnicos y sobre la facturación que generan

El cambio a Premium debería llevarnos un paso más allá en términos de productividad, profesionalización y rentabilidad de nuestra actividad de servicio y mantenimiento.

SI TIENE QUE RESUMIR LA SOLUCIÓN DE PRAXEDO EN 2 PALABRAS CLAVE, ¿CUÁLES SERÍAN?

Si tengo que limitarme a dos palabras, que no es un ejercicio fácil, elijo “Simplicidad” y “Eficacia”. Creo que son las que mejor reflejan nuestros comentarios sobre el software de gestión de servicios de campo Praxedo.

En primer lugar, “Simplicidad” porque la interfaz web y la aplicación móvil son realmente fáciles de usar, fáciles de configurar para personalizar su entorno y sus funcionalidades. Además, la adopción por parte de secretarias, gerentes de cuentas y técnicos fue muy rápida. Es intuitivo, lógico.

Como segunda palabra clave, por lo tanto, diré “Eficacia”, porque este es realmente el sentimiento que surge después de 3 años de usar Praxedo. Tenemos un mejor seguimiento del cliente a lo largo de todo el ciclo de vida de la intervención, tanto internamente entre equipos de oficina y de campo, como externamente frente a los clientes. Órdenes de trabajo en curso y por facturar, presupuestos por elaborar, búsqueda de informes de intervención, gestión de retrasos en la facturación, comunicación con el cliente antes y después de la intervención, todo más claro, limpio, fluido y seguro.

Con Praxedo, no solo hemos mejorado la forma en que gestionamos nuestras órdenes de trabajo, sino que también hemos ganado en tranquilidad.

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