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Cómo elaborar un Plan de Mantenimiento Preventivo eficaz: La guía definitiva
Búsqueda de nuevos clientes, expansión de la producción a nuevas regiones, aumento de la facturación… Seguro que tienes en mente estos principios como factores clave del éxito de tu empresa. Pero también es importante que pongas el foco en un elemento fundamental: la anticipación de posibles contingencias. Porque ¿puedes correr el riesgo de una parada en tu producción? ¿Puedes asumir el coste y el descontento que supone un corte de tu suministro eléctrico? ¿Puedes arriesgarte a no contar con tus sistemas de seguridad en pleno funcionamiento? ¿Puedes arriesgarte a que uno de tus clientes se quede sin climatización por una falta de precisión en tu mantenimiento?
La respuesta es rotunda: no. Por eso, es clave que cuentes con un plan de mantenimiento preventivo que te permita anticipar y corregir las posibles averías en cualquier equipo, máquina o sistema.
Este tipo de plan está compuesto por una serie de órdenes de trabajo que agendas a tus técnicos a lo largo del tiempo para desarrollar el mantenimiento y mejorar el estado de los activos y equipos de tu compañía. Se trata de que trates de evitar posibles fallos en ellos y, por tanto, optimices tus recursos a la vez que evitas paradas en los productos de fabricación. De esta forma, das mayor peso a la proactividad que a la acción reactiva.
Antes de Empezar: Mantenimiento Preventivo vs. Correctivo y Predictivo
Para construir un plan de mantenimiento sólido, primero debemos entender el terreno que pisamos. No todas las estrategias de mantenimiento son iguales, y elegir la correcta es el primer paso hacia la eficiencia operativa. A continuación, desglosamos los tres tipos principales para que puedas identificar dónde te encuentras y hacia dónde debes dirigirte.
Mantenimiento correctivo: La estrategia de “Apagar Fuegos”
El mantenimiento correctivo es la forma más básica de mantenimiento. Consiste en reparar un activo o equipo únicamente después de que se ha producido la avería. Es un enfoque puramente reactivo: algo se rompe, y entonces actuamos para arreglarlo.
Si bien es inevitable en ciertas situaciones, depender de él como estrategia principal es la receta para el desastre operativo. Se considera el enfoque más caro e ineficiente por varias razones: las paradas de producción no son planificadas, lo que genera caos en la planificación; las reparaciones suelen ser más costosas por la urgencia y la magnitud del daño; y la vida útil de los equipos se reduce drásticamente.
Mantenimiento preventivo: El pilar de la fiabilidad
Aquí es donde comienza la verdadera optimización. El mantenimiento preventivo consiste en realizar acciones y revisiones programadas de forma regular en los activos para reducir la probabilidad de fallo. Estas tareas se planifican basándose en intervalos fijos, que pueden ser de tiempo (cada mes, cada trimestre), de uso (cada 1.000 horas de funcionamiento) o cualquier otro parámetro medible.
El objetivo no es esperar a que algo falle, sino intervenir proactivamente para mantenerlo en condiciones óptimas. Este es el foco de nuestra guía, ya que representa el cambio estratégico de un modelo reactivo a uno proactivo, sentando las bases para una operación fiable, segura y rentable.
Mantenimiento Predictivo: La evolución basada en datos
El mantenimiento predictivo representa el siguiente nivel en la gestión de activos. Esta estrategia utiliza tecnología avanzada, como sensores de IoT (Internet de las Cosas) y análisis de datos, para monitorizar el estado de los equipos en tiempo real. En lugar de basarse en intervalos fijos, el mantenimiento predictivo analiza variables como la vibración, la temperatura o el consumo de energía para predecir con alta precisión cuándo ocurrirá un fallo.
Esto permite programar las intervenciones justo en el momento necesario, ni antes ni después, maximizando tanto la vida útil del componente como la eficiencia de los recursos. Es importante destacar que una estrategia de mantenimiento predictivo no puede existir sin una base sólida: el mantenimiento preventivo es el pilar fundamental sobre el que se construye una estrategia predictiva exitosa.
Ventajas de implementar un plan de mantenimiento preventivo
Anticiparse ante cualquier obstáculo es un punto a favor para su resolución. Algunos de los beneficios son:
- Tener los equipos siempre disponibles, para evitar paradas en la producción o en el servicio lo que conllevaría pérdidas económicas.
- Disminuir los costes asociados a reparaciones, como un mantenimiento correctivo de urgencia que, sin duda, tiene asociado un mayor importe.
- Alargar la vida útil de los equipos: muchas veces, es posible evitar las roturas de los equipos que, en ocasión, son irreparables y hace necesario incurrir en el coste de un nuevo equipo.
- Ayuda en la prevención de riesgos laborales: siempre es más seguro para los empleados trabajar con equipamiento que esté en las mejores condiciones.
- Cumplimiento de la normativa: las instalaciones tienen que cumplir ciertas disposiciones legales en cuanto a su estado. Disponer de un adecuado plan de mantenimiento garantiza la adecuación a la regulación.
Los 10 Pasos para Diseñar tu Plan de Mantenimiento Preventivo
No hay un único plan ideal que pueda generalizarse a todas las industrias ni a las compañías de servicio técnico que les prestan servicio. No hay una fórmula mágica. Por ello, es fundamental que cada empresa estudie sus características, necesidades y mantenga el plan vivo, introduciendo los cambios que puedan mejorar su planificación. Pero sí hay algunas pautas que ha de seguir el diseño del plan:
1.- Definir objetivos
Definir qué hay que hacer, en función de las necesidades y características de la empresa. Además, para comprobar si se han cumplido, es importante establecer una serie de KPIs o indicadores que permitan tomar decisiones estratégicas.
2.- Identificar los activos susceptibles de mantenimiento
Es imprescindible contar con un inventario correcto y actualizado de todo el equipamiento que ha de contemplar el plan, acompañado de datos como su tiempo de uso, su función, información el fabricante, manual de uso o tipo de repuestos y consumibles que lleva asociados.
3.- Determinar un presupuesto
De ello dependerá la envergadura del plan. Aunque también hay que reservar una partida para resolver averías, lo ideal es que esta tan solo conlleve el 20 % del presupuesto y el resto se destine a la prevención.
4.- Asignar el equipo responsable del mantenimiento
Sean operarios internos o empresas externas, es importante tener claro quién se encarga de cada una de las tareas dentro del mantenimiento preventivo. Contar con un software de gestión de servicios de campo, como el que ofrece Praxedo, permite, por ejemplo, que cada equipo humano tenga asociadas tareas relativas a los equipos que se encuentran a su cargo, basándose en sus especialidades o distintas capacitaciones.
5.- Definir y planificar las tareas necesarias
¿Qué acciones es necesario realizar? ¿Con qué periodicidad? Hay que tener en cuenta si las tareas implicarán una parada de la maquinaria o si los consumibles o repuestos están disponibles o es necesario pedirlos previamente, así como si son tareas rutinarias o diarias o que han de hacerse con determinada periodicidad, por ejemplo, una vez al año.
6.- Contemplar la normativa y las recomendaciones técnicas
Hay órdenes de trabajo que han de ser ejecutadas para cumplir con determinadas regulaciones y otras para seguir las pautas del fabricante para un funcionamiento adecuado. El plan ha de incluir todas ellas.
7.- Establecer un cronograma de las tareas
Automatizar los procedimientos relacionados con el mantenimiento preventivo es clave para garantizar el cumplimiento del plan, de los plazos y optimizar los equipos técnicos. En este sentido, es importante contar con un software que ayude a la digitalización y la automatización de la asignación de tareas.
8.- Ejecutar lo planificado
Para que el mantenimiento sea el correcto es imprescindible cumplir con los plazos definidos. Un software CMMS o GMAO ayudará a que las órdenes de trabajo se realicen en el tiempo adecuado, gracias a que permiten crear alertas automáticas.
9.- Documentar las tareas de mantenimiento
Cada una de las órdenes de trabajo están, como hemos visto, incluidas dentro de un plan amplio, que conlleva una continuidad en las tareas y unos plazos. Por ello, cualquier acción que se realice ha de ser documentada mediante partes de trabajo que prueben que el trabajo se ha realizado.
10.- Analizar el plan
Los objetivos y KPIs definidos en un primer momento permitirán comprobar si el plan de mantenimiento es adecuado y si se ha realizado correctamente. Por ello, tras las órdenes de trabajo, ha de analizarse la documentación para tomar las mejores decisiones para el negocio.
Diseñar, ejecutar y evaluar correctamente un plan de mantenimiento preventivo es imprescindible para prever acciones a realizar en el sector industrial, energético o de la construcción. Solo así se garantiza aumentar la eficiencia productiva, sin paradas en la actividad y sin riesgos para el negocio.
La herramienta clave: Por qué tu plan necesita un software de Field Service Management
Has diseñado un plan de mantenimiento preventivo meticuloso, has definido tareas, frecuencias y responsables. Ahora llega la pregunta más importante: ¿cómo vas a ejecutarlo y gestionarlo día a día?
Muchas empresas caen en la trampa de intentar gestionar esta complejidad con hojas de cálculo y calendarios manuales. Si bien puede parecer una solución inicial, esta vía se convierte rápidamente en una fuente de ineficiencia y errores. Las hojas de Excel se desactualizan, la comunicación con los técnicos en campo es desordenada y la recopilación de datos para analizar resultados es una tarea titánica y poco fiable.
Para que tu plan de mantenimiento preventivo pase del papel a la realidad operativa, necesitas una herramienta diseñada para ello. Aquí es donde un software de Field Service Management (FSM) como Praxedo se convierte en tu aliado estratégico, actuando como el motor que impulsa todo tu plan.
Un software FSM es la evolución del GMAO tradicional, conectando la planificación en la oficina con la ejecución en tiempo real en campo. Estas son sus ventajas clave:
- Automatización Inteligente: Olvídate de crear órdenes de trabajo manualmente cada semana o mes. Un FSM te permite programar las tareas de mantenimiento preventivo una sola vez. El sistema se encarga de generar y asignar las órdenes de trabajo de forma automática basándose en las frecuencias que has definido (tiempo, uso, etc.), asegurando que ninguna revisión se pase por alto.
- Movilidad total para tu equipo técnico: Tu plan cobra vida en el móvil del técnico. A través de una aplicación intuitiva, los técnicos reciben su agenda de trabajo, acceden a la ubicación del activo, consultan el historial de mantenimiento y siguen checklists digitales para ejecutar las tareas. Pueden adjuntar fotos, recoger la firma del cliente y cerrar la intervención en el momento, eliminando el papeleo y reduciendo los errores.
- Centralización y trazabilidad absoluta: Toda la información vital de tus activos reside en un único lugar accesible para todos. Desde los manuales del fabricante y los procedimientos, hasta el historial completo de cada intervención correctiva y preventiva jamás realizada. Cuando un técnico llega a una revisión, tiene todo el contexto necesario para hacer un trabajo de calidad, y cada nueva acción enriquece ese historial para el futuro.
- Análisis para la mejora continua: ¿Estás cumpliendo tus objetivos? ¿Tu plan es realmente eficaz? Un software de Field Service Management no solo ejecuta, sino que también mide. Los datos recogidos en campo alimentan dashboards y reportes visuales que te permiten medir KPIs clave en tiempo real: tiempo medio entre fallos (MTBF), cumplimiento del plan, costes por activo, etc. Esta información es oro puro para tomar decisiones basadas en datos y optimizar tu estrategia de mantenimiento continuamente.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de planes de mantenimiento con un FSM
1. ¿Cómo ayuda un software FSM a gestionar tanto el mantenimiento preventivo como el predictivo?
Un software de Field Service Management (FSM) es la herramienta perfecta para ejecutar tu estrategia de mantenimiento preventivo. Te permite automatizar la creación de órdenes de trabajo basadas en tiempo o uso y enviarlas a los técnicos con checklists digitales, garantizando que el plan se cumpla rigurosamente. Al mismo tiempo, cada intervención reportada desde la aplicación móvil enriquece el historial del activo. Esta acumulación de datos estructurados (tiempos de tarea, piezas usadas, mediciones) es la base que te permitirá, en el futuro, analizar patrones y evolucionar hacia un modelo de mantenimiento predictivo más sofisticado.
2. ¿Puedo gestionar un plan de mantenimiento sin un software de Field Service Management?
Si bien puedes empezar con hojas de cálculo para unos pocos activos, es un método que no escala y carece de la inteligencia de un sistema FSM. Un software de Field Service Management no es solo un calendario; es un ecosistema completo que conecta la oficina con el técnico en tiempo real. Sin él, pierdes la movilidad para reportar desde campo, la capacidad de adjuntar pruebas fotográficas al instante, la trazabilidad automática del historial y, sobre todo, la capacidad de analizar datos para mejorar. Gestionar manualmente es operar a ciegas; un FSM te da la visión completa.
3. ¿Cómo justifica un software FSM la inversión en un plan de mantenimiento preventivo?
Un software de Field Service Management es tu mejor aliado para demostrar el Retorno de la Inversión (ROI) a la dirección. La plataforma te proporciona dashboards y reportes automáticos con los KPIs que importan: podrás mostrar con datos claros la reducción de las averías (mantenimiento correctivo), la mejora en el tiempo medio entre fallos (MTBF) y la optimización de las rutas de los técnicos. Permite comparar fácilmente el “antes” y el “después”, traduciendo la ejecución del plan preventivo en ahorros de costes tangibles y un aumento demostrable de la productividad.
4. ¿Cómo se gestionan las gamas de mantenimiento dentro de un software FSM?
Un software FSM transforma las “gamas de mantenimiento” de un documento estático a un formulario digital e interactivo en la aplicación móvil del técnico. En lugar de una hoja de papel que puede perderse u omitirse, el técnico recibe un checklist en su dispositivo que debe completar paso a paso para poder cerrar la orden de trabajo. Puedes incluir campos obligatorios, opciones desplegables, mediciones numéricas y solicitudes de fotografías, garantizando que el procedimiento se siga al pie de la letra y que los datos recogidos sean estructurados, homogéneos y de alta calidad para su posterior análisis.
