KPIs de mantenimiento para la toma de decisiones de negocio

Todas las empresas trabajan en buscar un mismo concepto: alcanzar el éxito. Y, para ello, hay dos ejes clave. El primero es el más obvio: se trata de la capacidad de planificar y, posteriormente, ejecutar proyectos. El segundo puede parecer menos evidente a primera vista, pero es fundamental para poder garantizar los resultados de la compañía: se trata de la medición. El análisis y evaluación de los resultados es clave para tomar medidas y anticiparse a los futuros problemas. Para medir el éxito o resultado de cualquier proyecto, se utilizan los llamados KPIs de mantenimiento (Key Performance Indicators), indicadores de rendimiento que evalúan los procesos en base al logro de determinados objetivos.

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¿Cómo definir los KPIs de mantenimiento?

Las empresas de mantenimiento no son ajenas a estos indicadores. Los KPIs de mantenimiento pueden ser infinitos, ya que cada compañía tendrá unos objetivos y una estrategia y, por tanto, cabe la posibilidad de realizar una medición de factores muy distintos. Sin embargo, sí se pueden identificar algunos KPIs utilizados habitualmente para evaluar en el sector del mantenimiento y las órdenes de trabajo. 

El primer paso es sentarse a establecer unos objetivos, que se puedan medir y de los que extraer información para la toma de decisiones. Para ello, es necesario tener en mente que los objetivos han de cumplir con una determinadas características, que se resumen en las siglas SMART. Dicho acrónimo hace referencia a los conceptos: specific, measurable, attainable, relevant, timely.

• Específico: la meta ha de ser algo concreto, específico.
• Medible: es decir, debe ser cuantificable, para poder valorar la evolución y comparar el resultado con el objetivo en términos de cifras.
• Alcanzable: realista, teniendo en cuenta tanto las posibilidades de conseguir algo como las limitaciones que existen.
• Relevante: relacionado con otros objetivos, con el proyecto en términos globales, teniendo en cuenta el contexto.
• Con un límite temporal: los objetivos han de poder conseguirse en un tiempo determinado.

¿Cuáles son los principales KPIs de mantenimiento?

Una vez tenga claros los objetivos de mantenimiento a cumplir es necesario establecer la forma de medirlos para, en función de los resultados, tomar distintos tipos de decisiones con el fin de mejorar los procesos.  Para ello, se definen los KPIs de mantenimiento. 

Aunque, como hemos visto, cada empresa puede definir KPIs adaptados a las necesidades concretas de su compañía, área de actuación o sector en el que ejecuta sus proyectos de mantenimiento, hay que tener en cuenta algunos indicadores utilizados con frecuencia:  

• MTBF: son las siglas que hacen referencia al tiempo de funcionamiento adecuado que transcurre entre dos fallos (Main Time Between Failure). Con este KPI se puede comprender la fiabilidad que muestra un equipo, además de su tasa de averías.  Su cálculo es muy sencillo. Simplemente se necesita conocer el tiempo total de funcionamiento en un periodo y dividirlo entre el número de averías que se producen. Cuanto mayor es la cifra, mayor fiabilidad tiene el sistema de mantenimiento. 
• MTTR: o Main Time To Repair, es el tiempo que transcurre, de media, entre una avería y su reparación. Su cálculo también es sencillo y se realiza dividiendo el tiempo total de mantenimiento entre el número de reparaciones. Este KPI permite evaluar las órdenes de trabajo en función de su eficacia, así como la capacidad de mantener un equipo. Mientras que en el MTBF una mayor cifra era sinónimo de buen resultado, en este caso se trata de lo opuesto. Por ello, este indicador ha de estar en la cifra mínima posible, ya que es evidencia del tiempo que un equipo no ha estado operativo.
• Downtime o tiempo de inactividad: se trata de un tiempo de inactividad de un equipo o sistema debido a un incidente que requiere de una orden de trabajo para reparación. Se trata, por tanto, de un hecho imprevisto. El mantenimiento preventivo es fundamental para mantener este KPI en cifras mínimas, lo que implica que el tiempo de parada es corto y el sistema, por tanto, está trabajando para cumplir con su cometido.
• Backlog de mantenimiento: este concepto hace referencia a los posibles retrasos en el mantenimiento de un equipo, es decir, tareas de mantenimiento que han de realizarse pero aún no se han ejecutado. La cifra, medida en días o semanas, indica el tiempo que se necesita para llevar a cabo esas tareas de mantenimiento pendientes.  Se calcula sumando los valores de horas por parte del personal dedicados a las tareas y dividiendo por el valor de las horas por hombre que están disponibles. El resultado permite valorar la productividad del equipo humano y tomar decisiones que ayuden a incrementarla.
• OEE: hace referencia a Overall Equipment Effectiveness o, dicho de otra forma, se enfoca en la productividad o eficacia general de un equipo o sistema. Aporta información para mejorar los procesos, por lo que afecta directamente al rendimiento general de la empresa. Permite conocer la disponibilidad de los equipos (su tiempo de funcionamiento), el rendimiento, la calidad (ausencia de fallos) y la eficacia general. Su cálculo se realiza multiplicando la disponibilidad, el rendimiento y la calidad. Cuando mayor sea el resultado de esta operación, mejor se cumple el objetivo. 
• PMP: o Porcentaje de Mantenimiento Planificado. Hace referencia al tiempo que se dedica a las órdenes de trabajo planificadas (ya sea un mantenimiento preventivo o correctivo). Se calcula dividiendo el número de horas de mantenimiento planificado en un tiempo concreto entre las horas dedicadas a todo el mantenimiento en ese mismo periodo. Multiplicándolo por 100 se obtiene un porcentaje que, cuanto más elevado sea, implicará una mayor eficiencia en las labores de mantenimiento y, por tanto, del éxito de dichas funciones. 
• Tasa de Cumplimiento del Mantenimiento Preventivo: evalúa la efectividad en la ejecución de las tareas programadas, según ciertos parámetros como el tiempo dedicado a una tarea de mantenimiento y la eficacia en la resolución de la misma. Por tanto, un porcentaje mayor en este KPI de mantenimiento muestra un mejor comportamiento de los equipos responsables de realizar los servicios de la compañía. 

Retos de la gestión del mantenimiento

Las compañías dedicadas al mantenimiento se enfrentan a muchos retos. Desde optimizar la rentabilidad de los equipos (tanto físicos -sistemas o dispositivos- como humanos), aumentar la productividad de los técnicos hasta reducir costes o garantizar la satisfacción de los clientes que contratan el servicio.

Para lograrlos hace falta tomar decisiones, basadas en datos, que impliquen una mejora en los resultados de la actividad de la empresa. Utilizar KPIs de mantenimiento ayuda a concretar objetivos, a tener la capacidad de anticipar posibles problemas y a optimizar día a día los procesos que lleven al éxito de las empresas dedicadas al mantenimiento. 

Muchos de estos objetivos se pueden lograr utilizando soluciones tecnológicas, como el software de órdenes de trabajo de Praxedo que ayuda, entre otros, a optimizar la planificación de las órdenes de trabajo  y a mejorar el rendimiento de los técnicos lo que llevará, al final, a una mejora global del servicio prestado al cliente y de los resultados de la compañía.