¿Cómo crear un plan de mantenimiento preventivo en sólo 10 pasos?

Búsqueda de nuevos clientes, expansión de la producción a nuevas regiones, aumento de la facturación… son principios que cualquier compañía de servicios tienen en mente cómo factores clave del éxito de su empresa. Pero también es importante poner el foco en un elemento fundamental: la anticipación de posibles contingencias. Porque ¿puede una fábrica correr el riesgo de una parada en su producción? ¿Puede asumir el coste y el descontento una distribuidora eléctrica que supone un corte de su suministro? ¿Puede un inmueble arriesgarse a no contar con los sistemas de seguridad en pleno funcionamiento? ¿Puede una empresa arriesgarse a que uno de sus clientes se quede sin climatización por una falta de precisión en su mantenimiento? La respuesta es rotunda: no. Por eso, es clave contar con un plan de mantenimiento preventivo que permita anticipar y corregir las posibles averías en cualquier equipo, máquina o sistema. 

Este tipo de plan está compuesto por una serie de órdenes de trabajo agendadas a los técnicos a lo largo del tiempo para desarrollar el mantenimiento y mejora del estado de activos y equipos de la compañía. Se trata de tratar de evitar posibles fallos en ellos y, por tanto, optimizar los recursos a la vez que se evitan paradas en los productos de fabricación. Se da, por tanto, mayor peso a la proactividad que a la acción reactiva.

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Ventajas de implementar un plan de mantenimiento preventivo

Anticiparse ante cualquier obstáculo es un punto a favor para su resolución. Algunos de los beneficios son:

• Tener los equipos siempre disponibles, para evitar paradas en la producción o en el servicio lo que conllevaría pérdidas económicas. 
• Disminuir los costes asociados a reparaciones, como un mantenimiento correctivo de urgencia que, sin duda, tiene asociado un mayor importe.
• Alargar la vida útil de los equipos: muchas veces, es posible evitar las roturas de los equipos que, en ocasión, son irreparables y hace necesario incurrir en el coste de un nuevo equipo.
• Ayuda en la prevención de riesgos laborales: siempre es más seguro para los empleados trabajar con equipamiento que esté en las mejores condiciones.
• Cumplimiento de la normativa: las instalaciones tienen que cumplir ciertas disposiciones legales en cuanto a su estado. Disponer de un adecuado plan de mantenimiento garantiza la adecuación a la regulación. 

¿Cuáles son los pasos fundamentales para crear un plan de mantenimiento preventivo eficiente?

No hay un único plan ideal que pueda generalizarse a todas las industrias ni a las compañías de servicio técnico que les prestan servicio. No hay una fórmula mágica. Por ello, es fundamental que cada empresa estudie sus características, necesidades y mantenga el plan vivo, introduciendo los cambios que puedan mejorar su planificación. Pero sí hay algunas pautas que ha de seguir el diseño del plan:

1.- Definir objetivos

Definir qué hay que hacer, en función de las necesidades y características de la empresa. Además, para comprobar si se han cumplido, es importante establecer una serie de KPIs o indicadores que permitan tomar decisiones estratégicas. 

2.- Identificar los activos susceptibles de mantenimiento

Es imprescindible contar con un inventario correcto y actualizado de todo el equipamiento que ha de contemplar el plan, acompañado de datos como su tiempo de uso, su función, información el fabricante, manual de uso o tipo de repuestos y consumibles que lleva asociados.

3.- Determinar un presupuesto

De ello dependerá la envergadura del plan. Aunque también hay que reservar una partida para resolver averías, lo ideal es que esta tan solo conlleve el 20 % del presupuesto y el resto se destine a la prevención.  

4.- Asignar el equipo responsable del mantenimiento

Sean operarios internos o empresas externas, es importante tener claro quién se encarga de cada una de las tareas dentro del mantenimiento preventivo. Contar con un software de gestión de servicios de campo, como el que ofrece Praxedo, permite, por ejemplo, que cada equipo humano tenga asociadas tareas relativas a los equipos que se encuentran a su cargo, basándose en sus especialidades o distintas capacitaciones.

5.- Definir y planificar las tareas necesarias

¿Qué acciones es necesario realizar? ¿Con qué periodicidad? Hay que tener en cuenta si las tareas implicarán una parada de la maquinaria o si los consumibles o repuestos están disponibles o es necesario pedirlos previamente, así como si son tareas rutinarias o diarias o que han de hacerse con determinada periodicidad, por ejemplo, una vez al año.

6.- Contemplar la normativa y las recomendaciones técnicas

Hay órdenes de trabajo que han de ser ejecutadas para cumplir con determinadas regulaciones y otras para seguir las pautas del fabricante para un funcionamiento adecuado. El plan ha de incluir todas ellas. 

7.- Establecer un cronograma de las tareas

Automatizar los procedimientos relacionados con el mantenimiento preventivo es clave para garantizar el cumplimiento del plan, de los plazos y optimizar los equipos técnicos. En este sentido, es importante contar con un software que ayude a la digitalización y la automatización de la asignación de tareas.

8.- Ejecutar lo planificado

Para que el mantenimiento sea el correcto es imprescindible cumplir con los plazos definidos. Un software CMMS o GMAO ayudará a que las órdenes de trabajo se realicen en el tiempo adecuado, gracias a que permiten crear alertas automáticas.

 9.- Documentar las tareas de mantenimiento

Cada una de las órdenes de trabajo están, como hemos visto, incluidas dentro de un plan amplio, que conlleva una continuidad en las tareas y unos plazos. Por ello, cualquier acción que se realice ha de ser documentada mediante partes de trabajo que prueben que el trabajo se ha realizado.

10.- Analizar el plan

Los objetivos y KPIs definidos en un primer momento permitirán comprobar si el plan de mantenimiento es adecuado y si se ha realizado correctamente. Por ello, tras las órdenes de trabajo, ha de analizarse la documentación para tomar las mejores decisiones para el negocio.

Diseñar, ejecutar y evaluar correctamente un plan de mantenimiento preventivo es imprescindible para prever acciones a realizar en el sector industrial, energético o de la construcción. Solo así se garantiza aumentar la eficiencia productiva, sin paradas en la actividad y sin riesgos para el negocio.