¿Qué es una aplicación de partes de trabajo y por qué necesitas una?

En el sector del servicio técnico, solo hay una cosa clara: a medida que la empresa crece, la gestión de los partes de trabajo se complica. Y es que cuando aún se utilizaban partes de trabajo en papel, era común recibir la llamada de un técnico lamentando no tener a mano el parte que necesitaba para completar una tarea importante. Un problemón que era el pan nuestro de cada día.

En ese sentido, la llegada de Apps de partes de trabajo ha sido revolucionaria. Estas aplicaciones han eliminado la preocupación de quedarse sin stock de partes y tener que lidiar con la gestión de documentos en papel. Ahora, los partes de trabajo son digitales e ilimitados. ¡Hip, hip, hurra!

Pero, como en todo avance, surgen nuevos desafíos. En este caso, ¿qué hacer cuando se necesita crear desde cero o personalizar un parte de trabajo digital? En muchas ocasiones, esto ha implicado depender de terceros o programadores, con sus consecuentes retrasos y sobrecostes.

Pero aquí está la buena noticia: hoy en día existen soluciones prácticas y accesibles para afrontar este desafío. Las nuevas aplicaciones de partes de trabajo ahora permiten a las empresas crear y personalizar sus propias plantillas de manera rápida y sencilla, ¡sin necesidad de ser expertos en tecnología!

Siga leyendo para descubrir los beneficios de las nuevas aplicaciones de partes de trabajo y cómo diseñar formularios personalizados que se ajusten perfectamente a las necesidades de su empresa de servicios de campo.

Las 5 ventajas clave de digitalizar tus partes de trabajo

Dejar atrás el papel no es solo una cuestión de ecología o modernidad. Es una decisión estratégica que impacta directamente en la rentabilidad y eficiencia de tu negocio. Al implementar una aplicación de partes de trabajo, notarás un cambio radical en tus operaciones diarias. Estas son las ventajas que comenzarás a disfrutar desde el primer día.

1. Cero errores y pérdidas de información

¿Cuántas veces un parte de trabajo en papel ha llegado a la oficina con una letra ilegible? ¿O peor aún, nunca ha llegado? El ciclo de vida del papel es frágil: se puede manchar, romper o simplemente perder en el vehículo del técnico. Cada vez que esa información se transcribe manualmente a tu sistema, abres la puerta a nuevos errores.

Con una aplicación de partes de trabajo, la información viaja de forma segura y estructurada. Los datos que tu técnico introduce en su móvil o tablet (usando menús desplegables, checklists y campos obligatorios) son exactamente los mismos que recibes en la oficina, al instante y sin posibilidad de error por transcripción. Se acabaron las adivinanzas y la información incompleta.

2. Agilidad en la facturación que mejora tu tesorería

El tiempo que transcurre desde que finalizas un trabajo hasta que emites la factura es dinero que no está en tu cuenta. El proceso manual es lento: el técnico debe volver a la oficina, entregar los partes, el equipo administrativo debe procesarlos y, solo entonces, se puede empezar a facturar.

Al digitalizar tus partes, el proceso es inmediato. En cuanto tu técnico recoge la firma del cliente en la pantalla, el parte validado está disponible para tu equipo de administración. Esto te permite reducir el ciclo de facturación de semanas a días, o incluso horas. Un flujo de caja más saludable empieza con una gestión de partes de trabajo más ágil.

3. Trazabilidad total del servicio: control en tiempo real

“¿En qué estado se encuentra el aviso del cliente X?”. Responder a esta pregunta sin una herramienta digital suele implicar una llamada al técnico, interrumpiendo su trabajo actual. Con una aplicación de partes de trabajo, tienes una visibilidad completa de todas tus operaciones desde un único panel.

Puedes saber en tiempo real si un trabajo ha sido asignado, si el técnico está en camino, si la intervención está en curso o si ya ha finalizado. Además, obtienes un historial digital completo de cada cliente y activo. ¿Necesitas saber qué pieza se cambió en una visita de hace seis meses? La encontrarás en segundos, no rebuscando en un archivador.

4. Un equipo técnico más autónomo y mejor informado

Las llamadas constantes entre la oficina y el personal de campo son un síntoma de falta de información. Tu técnico necesita ser un solucionador de problemas, no alguien que deba llamar continuamente para confirmar una dirección, preguntar por el historial de un equipo o consultar qué materiales necesita.

Una aplicación móvil de partes de trabajo pone toda la información clave en la palma de su mano: la dirección exacta con acceso a mapas, los datos de contacto del cliente, el historial de intervenciones anteriores, los manuales de los equipos y las piezas necesarias. Esto no solo reduce las interrupciones, sino que también empodera a tu equipo para que sea más eficiente y autónomo en cada visita.

5. Una imagen profesional que fideliza a tus clientes

La percepción que tu cliente tiene de tu servicio no termina cuando el técnico soluciona el problema. La forma en que documentas y entregas el comprobante del trabajo es un punto de contacto crucial. Un parte de trabajo en papel de calco, a menudo arrugado y con tachones, transmite una imagen de desorganización.

Por el contrario, enviar al instante un informe profesional en PDF, con el logotipo de tu empresa, un resumen detallado del trabajo realizado, fotografías del antes y el después, y la firma digital del cliente, demuestra eficiencia, transparencia y modernidad. Es un detalle que no pasa desapercibido y que refuerza la confianza del cliente en tu marca, ayudando a fidelizarlo.

Beneficios de utilizar una app de partes de trabajo

Las apps de partes de trabajo brindan enormes beneficios tanto para los técnicos de campo como para el equipo de oficina y la empresa en su conjunto. Echemos un vistazo a cómo estas apps facilitan el trabajo de cada área.

Para los técnicos

Con una app de partes de trabajo, los técnicos pueden decir adiós a los engorrosos formularios en papel y completar las órdenes de trabajo directamente en sus smartphones. Esto les evita tener que volver a la oficina para entregar partes físicos, ahorrándoles muchísimo tiempo.

Además, la app les proporciona información completa sobre los clientes, como detalles de contacto, historial de servicios previos y especificaciones técnicas. Ya no tienen que enfrentarse solos a los desafíos, sino que cuentan con todo lo que necesitan al alcance de su mano.

Para el equipo en la oficina

El equipo de backoffice se despide de la aburrida tarea de transcribir partes de trabajo en papel al sistema ERP. Gracias a la sincronización automática de la app, la información del parte se vuelca directamente en la orden generada en el sistema, lo que ahorra un sinfín de horas de trabajo y evita errores. 

Además, los partes de trabajo firmados digitalmente por los clientes se envían automáticamente por correo electrónico al departamento de contabilidad, simplificando el proceso de facturación y manteniendo todo al día.

Beneficios para la empresa

La automatización de procesos y la reducción de tareas manuales contribuyen a la reducción de costes operativos, lo que se traduce en ahorros significativos a largo plazo. 

Además, estas aplicaciones mejoran la gestión del cash-flow al acelerar el proceso de facturación, protegiendo su tesorería. 

El reto de personalizar los partes de trabajo

A pesar de todos los beneficios que ofrecen las apps de partes de trabajo, también surgen algunos desafíos a tener en cuenta.

Uno de ellos es la necesidad creciente de disponer de múltiples modelos de partes de trabajo para adaptarse a diferentes servicios y equipos. Cada vez se requiere mayor flexibilidad, con campos específicos que garanticen la validez legal del documento y se ajusten a las necesidades particulares de cada empresa.

En pocas palabras, crear partes de trabajo personalizados internamente se ha convertido en un dolor de cabeza para muchas empresas de servicios de campo.

Aquí es donde entra en juego una aplicación como Praxedo. Al igual que Excel facilitó los cálculos o Canva permitió que cualquiera se convirtiera en diseñador por un día, Praxedo ofrece una solución sencilla y accesible para que cualquier persona en la empresa pueda generar nuevos modelos de partes de trabajo en cuestión de minutos, sin necesidad de ser experto en software.

Con Praxedo, ya no es necesario depender de programadores externos o especialistas en ofimática para crear plantillas personalizadas. 

La interfaz intuitiva y fácil de usar de la aplicación permite a los usuarios definir y configurar los campos, añadir funcionalidades avanzadas como captura de fotografías y geolocalización, y diseñar un formato que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa.

En la siguiente sección, exploraremos en detalle lo sencillo que resulta ajustar los campos, agregar funcionalidades y lograr que los partes de trabajo se adapten por completo a las necesidades específicas de cada empresa.

¿Cómo crear plantillas personalizadas en una aplicación de partes de trabajo?

Personalizar los partes de trabajo, ahora es pan comido. Y aquí lo demostramos en seis simples pasos.

Paso 1: Definir los requisitos y necesidades específicas de la empresa

El primer paso es conocer a fondo las necesidades únicas de su empresa. Identifique los diferentes tipos de servicios que brinda (instalaciones, reparaciones, revisiones…), los modelos de equipo que con los que trabaja y cuáles son los datos clave que debe recopilar en cada parte. 

Esta información le ayudará a determinar el diseño que debe considerar al crear sus plantillas personalizadas.

Paso 2: Diseñar la estructura de la plantilla de parte de trabajo

Aquí es donde comienza la magia. Diseñe la estructura de su plantilla de parte de trabajo, seleccionando de entre todas las opciones, los campos que desea incluir. 

Piense en la información del cliente, detalles del trabajo, materiales utilizados y cualquier otro dato relevante para su proceso operativo. 

Además, Praxedo le permite agregar elementos interactivos como menús desplegables, casillas de verificación y solicitudes de firma digital para un resultado excepcional

Paso 3: Configurar los campos y opciones de personalización

Llegó el momento de personalizar al máximo sus partes de trabajo. Configure los campos y opciones según sus preferencias y necesidades específicas. 

Defina qué campos son obligatorios, establezca listas desplegables con opciones predefinidas, utilice casillas de verificación para selecciones rápidas y habilite campos de texto para información adicional. Las opciones de personalización son (casi) infinitas.

Paso 4: Añadir funcionalidades avanzadas y captura de datos

Dote a sus partes de trabajo de funcionalidades avanzadas. Agregue la captura instantánea de fotografías para documentar visualmente el trabajo realizado y la geolocalización para registrar la ubicación precisa en la que se ha realizado cada trabajo. 

Estas funciones amplían la información de sus partes de trabajo, proporcionando una visión profunda y transparente de cada tarea ejecutada.

Paso 5: Asegurar la calidad de los datos

En esta fase, es fundamental asegurarse de introducir campos obligatorios que impidan avanzar si no se completan correctamente. Praxedo ofrece la posibilidad de establecer reglas de script para detectar incoherencias en el formato de los datos. Si se identifica algún error, la aplicación alertará al técnico en pantalla y no permitirá continuar con la cumplimentación del parte de trabajo.

Por ejemplo, si el número de serie de un modelo de máquina debe incluir números y una letra de control, y se omite la letra, el campo se mostrará como incorrecto y no se podrá cerrar el parte. 

Esto permite al técnico corregir cualquier descuido de inmediato y evitar futuros problemas para todos.

Paso 6: Compartir los partes de trabajo con el equipo

Llego la hora de poner el parte en acción. Adjunte el modelo específico en cada orden de trabajo para asegurar que los técnicos tengan acceso a la plantilla correcta. 

Además, aproveche el almacenamiento en la nube para que los técnicos puedan acceder a cualquier modelo de parte desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

¡Y ya está! Siguiendo estos 6 pasos podrá diseñar partes de trabajo personalizados y conseguir que la tecnología se ajuste como anillo al dedo a sus procesos internos.

Praxedo, la solución de Field Service con la aplicación de partes de trabajo más avanzada

En este artículo hemos visto cómo las nuevas apps de partes de trabajo son una solución eficiente y práctica para mejorar la gestión de tareas en empresas de servicios de campo.

Praxedo se presenta como una herramienta líder en el mercado que además de sus avanzadas funcionalidades de planificación y gestión de las operaciones en campo ofrece la posibilidad de personalizar y crear plantillas de partes de trabajo de forma rápida y sencilla, sin depender de programadores externos o conocimientos técnicos especializados.

No pierda más tiempo con antiguas herramientas de gestión. Contacte con nuestro equipo y comience a aprovechar todas las ventajas de Praxedo.

Preguntas Frecuentes sobre la digitalización de los partes de trabajo

1. ¿Se puede usar una aplicación de partes de trabajo sin conexión a internet?

Sí, sin ningún problema. Una aplicación profesional como Praxedo está diseñada para la realidad del trabajo en campo, donde la cobertura a menudo es inestable o inexistente, como en sótanos, zonas rurales o grandes instalaciones industriales. Tu equipo técnico puede rellenar el parte de trabajo, hacer fotos, recoger la firma del cliente y completar toda la información necesaria en modo offline. La aplicación guarda todos los datos de forma segura en el dispositivo. En cuanto el móvil o la tablet recuperen la conexión a internet, toda la información se sincroniza automáticamente con la plataforma central en la oficina, sin que el técnico tenga que hacer nada y sin riesgo de perder datos.

2. ¿Qué tipo de datos se pueden incluir en un parte de trabajo digital?

La gran ventaja de un parte digital es su enorme flexibilidad para capturar la información que realmente necesitas. Puedes ir mucho más allá del texto simple y añadir campos enriquecidos como: checklists para verificar procedimientos de seguridad o calidad, contadores de tiempo para registrar la duración real del trabajo, la posibilidad de adjuntar fotos y vídeos como prueba visual, o la lectura de códigos de barras para identificar equipos y materiales de forma inequívoca. Por supuesto, también puedes incluir listas de materiales, campos de texto, menús desplegables y, como elemento fundamental para la validación, la captura de la firma digital del cliente directamente en la pantalla del dispositivo.

3. ¿Cómo recibe el cliente el parte de trabajo completado?

De forma instantánea y profesional. Se acabaron las esperas y los papeles de calco difíciles de leer. En el mismo momento en que tu técnico finaliza la intervención y el cliente la valida con su firma en el dispositivo, la aplicación genera automáticamente un informe en formato PDF. Este documento, que incluye el logo de tu empresa y todo el detalle del servicio (tareas realizadas, materiales, fotos, etc.), puede ser enviado por correo electrónico al cliente antes incluso de que el técnico abandone sus instalaciones. Esto no solo acelera la comunicación, sino que también transmite una imagen de eficiencia y transparencia que tus clientes valorarán enormemente.

4. ¿Es complicado implantar un software de partes de trabajo en mi equipo?

Entendemos que el cambio puede generar dudas, pero la respuesta es no, no tiene por qué ser complicado. Las soluciones modernas están diseñadas pensando en el usuario final, con interfaces muy intuitivas y fáciles de usar para que tus técnicos se adapten rápidamente. Además, el éxito de la implantación depende en gran medida del proveedor que elijas. Un buen socio tecnológico, como Praxedo, no solo te vende una licencia, sino que te acompaña en todo el proceso: desde la configuración inicial y la personalización de los formularios hasta la formación específica para tu equipo de oficina y tus técnicos, garantizando una transición fluida del papel al formato digital.

5. ¿Una app de partes de trabajo se puede integrar con mi programa de facturación?

Sí, y es una de sus funcionalidades más potentes y recomendables. La capacidad de integración es clave para automatizar tus procesos y eliminar la doble entrada de datos, que es una fuente habitual de errores y pérdidas de tiempo. Mediante conectores (APIs y servicios web), la aplicación de partes de trabajo puede comunicarse con tus otras herramientas de gestión, como tu ERP, CRM o software de facturación. De esta forma, la información validada en campo (horas trabajadas, piezas utilizadas) viaja automáticamente a tu sistema de facturación para generar borradores de factura, agilizando drásticamente todo el ciclo administrativo y financiero de tu empresa.

6. ¿Puedo crear diferentes plantillas para distintos tipos de servicio?

Por supuesto. De hecho, es una de las claves para sacarle el máximo partido a la herramienta. No es eficiente usar el mismo formulario genérico para una revisión de mantenimiento preventivo que para una reparación de emergencia o una nueva instalación. Una aplicación de gestión de servicios de campo avanzada te permite diseñar y configurar tantas plantillas o formularios como necesites, cada una con sus propios campos, checklists y flujos de trabajo. Así te aseguras de que el técnico solo recopile la información estrictamente necesaria para cada tipo de intervención, haciendo su trabajo más rápido y garantizando que la oficina reciba siempre datos completos y relevantes.