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Cómo organizar horarios de trabajo y agendas de forma sencilla: 5 beneficios de un programa de planificación

RomainVinet
Romain Vinet
31 julio 2018

¿En qué medida puede ayudar un programa para servicios técnicos y planificación a sus técnicos de campo? Sin duda, es capaz de revolucionar su manera de trabajar e incrementar su productividad, optimizando un buen número de los procesos de su empresa.   Descubra en este artículo las 5 principales ventajas de una aplicación móvil de planificación inteligente para organizar horarios de trabajo de sus técnicos. 

1. Sus técnicos merecen tener la agenda perfecta

La ruta de un técnico de mantenimiento o de servicio técnico no puede llevarse a cabo con eficacia si no se planifica correctamente de antemano. Distintas circunstancias, como una intervención anulada o añadida, atascos, tiempos de desplazamiento demasiado largos o la falta de disponibilidad de una pieza de repuesto, pueden hacerle perder una gran cantidad de tiempo y la empresa, por su parte, puede verse directamente afectada por ese mal funcionamiento, que puede provocar:

  • una reducción de la productividad
  • un mayor riesgo de no resolución en la primera intervención
  • costes operativos adicionales
  • técnicos estresados y desbordados
  • un empeoramiento de la relación con el cliente

¿Cómo facilitar el día a día de sus colaboradores en tiempo real?

No es difícil, sin embargo, poner remedio a la mayor parte de estos problemas mediante la implantación de un programa intuitivo de planificación en modo SaaS, alojado en la nube.   Sus técnicos se pueden conectar a él a través de una aplicación móvil accesible tanto online como offline, en caso de que su dispositivo (smartphone o tablet) se quede temporalmente sin cobertura. De este modo tienen, a solo un clic de distancia, los datos que pueden llegar a necesitar durante su ruta:

  • su agenda del día o de la semana
  • los datos del cliente y las distintas rutas posibles para poder acudir al lugar de la intervención
  • los horarios de cada cita y el margen de retraso permitido
  • el tipo de equipo sobre el que deben realizar la intervención y las piezas de repuesto necesarias

Optimice las rutas de sus colaboradores

Una solución completa y parametrizable permite, además, realizar un seguimiento en tiempo real para supervisar mejor la actividad de sus colaboradores. El técnico, a medida que avanza en su trabajo, envía al centro de supervisión el estado en que se encuentra la intervención.   De esta manera, se van reajustando las rutas a lo largo de la jornada, para que los técnicos puedan maximizar su carga de trabajo a la vez que mejoran su gestión del tiempo.   El programa de planificación inteligente Praxedo también ha desarrollado un módulo de optimización automática de rutas, que calcula en función de los condicionantes introducidos los tiempos de desplazamiento más cortos para ofrecer a cada técnico su agenda ideal.   ¿Cuáles son los beneficios de esta mayor agilidad para sus operarios sobre el terreno? Una ruta más fluida, sin atascos y evitando tener que realizar trayectos de ida y vuelta innecesarios entre el centro de servicio y el lugar de la intervención, provoca menos ansiedad y cansancio.   Sus colaboradores conseguirán así prestar el mejor servicio en el menor tiempo posible, generando un buen feedback por parte de los clientes y una mayor motivación por parte de los técnicos.

2. Distribuya de manera equitativa las intervenciones entre sus técnicos

Gracias a la geolocalización, es fácil para los planificadores responsables de organizar horarios de trabajo de los técnicos e identificar al técnico más cercano y con las competencias necesarias para cada intervención.   Estas herramientas de gestión permiten, por lo tanto, un reparto más justo de las citas entre sus colaboradores, a lo largo de la jornada laboral. Todos se benefician gracias a una mejor concatenación de las intervenciones.

3. Programa en modo SaaS: apueste por una mejor gestión de las piezas de repuesto

Además de la optimización de las agendas, la gestión de las piezas de repuesto es otro importante desafío al que deben enfrentarse a diario las empresas de servicios y sus colaboradores sobre el terreno. Un incorrecto control de stock o el desconocimiento acerca de la disponibilidad de las piezas de repuesto puede hacer perder una gran cantidad de dinero a la empresa y suponer una gran pérdida de tiempo para los técnicos.   Estos tendrán que realizar varios trayectos de ida y vuelta al centro de servicio para obtener las piezas, aguantando, a veces, largas esperas para conseguirlas. Esta falta de información hace que, con frecuencia, sus colaboradores sean incapaces de satisfacer las necesidades del cliente. Este puede, entonces, expresar su descontento, contagiando de algún modo a sus técnicos.   Una gestión del stock ágil y en tiempo real resulta, por lo tanto, fundamental para mejorar la eficacia de sus operarios. Por este motivo, un programa como Praxedo permite conectar su nueva aplicación con su SI existente o su ERP/GMAO. De este modo, sus técnicos tienen la posibilidad de consultar el nivel de stock directamente en el sistema de gestión, desde su panel de control.  

4. ¿Cómo hacer que sus técnicos ahorren una gran cantidad de tiempo en su día a día?

Forme a sus colaboradores para que puedan utilizar la aplicación móvil

La adopción de nuevas soluciones informáticas puede resultar difícil para los técnicos y dar inicialmente la impresión de ser una pérdida de tiempo. Cualquier cambio resulta desestabilizador y exige un periodo de adaptación. Asimismo, puede suceder que la acogida de un nuevo programa sea muy negativa y que, con el tiempo, la empresa renuncie a utilizarlo, perdiendo de ese modo los beneficios de su inversión. Ahora bien, esto suele deberse a una mala preparación previa de los colaboradores.   Un estudio de Aberdeen Group de 2014 demostró que las empresas de servicios líderes del mercado se esfuerzan por sensibilizar a sus colaboradores mucho antes de llevar a cabo la implantación del programa. El 58% de ellas no duda en implicar a los técnicos en la fase de prueba del producto. En comparación, solo el 34% de las empresas supuestamente “rezagadas” hacen este esfuerzo de anticipación del cambio. La mejor manera de no desperdiciar el tiempo, por lo tanto, es alinearse con estas empresas innovadoras.       

Demuestre a sus colaboradores que su solución es eficaz

En el transcurso de este proceso de sensibilización y durante todo el periodo de aprendizaje del nuevo programa, asegúrese de demostrar a sus colaboradores los beneficios de esta tecnología. Bien utilizada, les ayudará a ahorrar muchísimo tiempo.   La optimización de las rutas y de la agenda de cada técnico conllevará un incremento de la productividad, respaldada por una mejor gestión de las intervenciones técnicas. Se trata, sin duda, de una combinación ganadora, tanto para sus colaboradores como para la empresa.

5. Favorezca el bienestar de sus técnicos gracias a un programa de planificación

Cree un entorno de trabajo óptimo para sus colaboradores

La utilización de un programa de planificación para organizar horarios de trabajo aporta más comodidad y seguridad a sus técnicos de mantenimiento y de servicios técnicos. Equipados con la más avanzada tecnología, estos pueden mejorar sus competencias e incrementar su rendimiento de distintas maneras:

  • introducción y transmisión de datos omitidos por el centro de supervisión o por otros colaboradores
  • consulta de manuales y documentos técnicos, accesibles en la plataforma
  • el hecho de poder ponerse en contacto con expertos en determinados equipos para resolver dificultades y fomentar el trabajo colaborativo

Sus técnicos desempeñan su trabajo en un entorno profesional más seguro, marcado por una buena gestión de la relación con el cliente. Su programa de gestión de agendas le ofrece la posibilidad de generar, al final de cada intervención, informes detallados y enriquecidos. Los colaboradores sobre el terreno los cumplimentan para poder garantizar la trazabilidad de las intervenciones realizadas y reducir significativamente los riesgos de litigios con los clientes. El trabajo por parte de sus equipos, por lo tanto, se puede desarrollar con la máxima tranquilidad.  

Integre a sus colaboradores en la empresa a través de la aplicación móvil

Por último, la motivación de sus técnicos depende en gran medida de su grado de integración en la empresa. La gestión de equipos a distancia no es algo sencillo. La implicación de sus colaboradores mejora cuando existe un sentimiento de pertenencia, que se puede desarrollar gracias a su solución móvil, mediante:

  • un servicio de mensajería instantánea que permita una comunicación constante con el centro de supervisión
  • una atención especial prestada a cada técnico
  • una asistencia continua y eficaz en cuanto sus colaboradores afrontan cualquier dificultad

Tanto en términos de productividad como de comodidad en el entorno de trabajo (más seguridad y, a la vez, menos estrés y cansancio), un programa online facilita el día a de sus técnicos. Cuando estos se pueden concentrar fundamentalmente en la resolución de los problemas del cliente y no en cuestiones logísticas, la apuesta ganadora es, sin duda, una solución móvil. Por lo que respecta a su empresa, ¿está dispuesta a dar este paso por sus técnicos?