Digitalizar órdenes de trabajo: un paso al frente en la transformación digital

La década que comenzará en 2030 será la Década Digital de la UE. Más que una predicción, hace referencia a la visión que la Comisión Europea presentó en 2021 para la transformación digital de Europa. La Comisión propuso una “Brújula Digital para la Década Digital de la UE” que se fundamenta en cuatro pilares: capacidades digitales, transformación digital de las empresas, infraestructuras digitales seguras y sostenibles y digitalización de los servicios públicos. Cuando hablamos de este tipo de políticas globales, muchas veces, nos parecen ajenas al día a día de las empresas y ciudadanos. Sin embargo, la transformación digital es un concepto muy presente en el día a día de todo tipo de compañías. Desde cambiar la forma de hacer facturas hasta digitalizar órdenes de trabajo, es una realidad que ha llegado para quedarse (y que, por cierto, tiene múltiples ventajas).

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¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es el documento en el que se detallan las características de cualquier trabajo técnico. Se trata de un recurso interno que permite controlar y programar los distintos servicios que se presten. 

Más allá de ser meramente una serie de datos e información incluidas en un papel, es una herramienta que tiene repercusiones en distintos niveles:

• Es un aval del servicio que se presta al cliente.
• Es la herramienta fundamental para que el técnico sepa qué tarea ha de realizar, cuándo, dónde y con qué particularidades.
• Es la forma de que los organizadores de los servicios de campo puedan tener un seguimiento y control de los servicios que se prestan. 
• Es la prueba para pasar a la facturación de un servicio.

¿Es lo mismo una orden de trabajo en papel y una digital?

Muchas empresas aún siguen gestionando las órdenes de trabajo de forma manual, desde la asignación y aprobación hasta la revisión. Conlleva dejar constancia de las visitas técnicas en documentos físicos, en papel, y tramitarlos manualmente, llevándolos a la oficina y escaneándolos. Pero, respondiendo a la pregunta anterior, definitivamente no tiene los mismos resultados para el negocio el hecho de utilizar uno u otro formato. 

Las órdenes en papel tienen inconvenientes importantes para la gestión de la actividad de la empresa: conllevan tiempo, tienen un coste elevado, pueden perderse y tener errores tipográficos o conllevar una lectura de un texto no demasiado claro que derive en una mala interpretación por parte del personal de administración, por ejemplo, con el consiguiente fallo a la hora de facturar.

Seguir utilizando papel para organizar este tipo de tareas puede implicar un impacto negativo en la actividad de la empresa proveedora de servicio técnico. Alguno de los aspectos en los que repercutirá son:

• Mayor dedicación de tiempo a la generación de este tipo de documentos.
• Dilatación de los tiempos de trabajo mientras se espera una aprobación.
• Escaso control de los trayectos realizados y las horas trabajadas.
• Dudosa precisión en la gestión del stock de piezas de repuesto.
• Respuesta menos ágil al cliente.

Disponer de una herramienta digital que garantice, por un lado, la movilidad del técnico, sin depender de acudir presencialmente a la oficina, y la personalización, permitirá a las empresas de servicio técnico ahorrar tiempo y dinero y prestar un mejor servicio al cliente.

¿Por qué digitalizar órdenes de trabajo?

Gracias a una solución para digitalizar órdenes de trabajo, como la que ofrece Praxedo, la empresa agiliza sus procesos. Pero, ¿cómo lo hace exactamente? Algunos de los beneficios son en la ejecución de las tareas son: 

• Las OTs se asignan rápidamente a los distintos técnicos.
• Estos las reciben y pueden acceder a todos los datos relativos al servicio en unos pocos clics.
• Los responsables de organizar y asignar las tareas tienen una perspectiva global, lo que les ayuda a dar una respuesta ágil y eficaz antes posibles incidencias.
• El cliente está informado casi en tiempo real sobre el servicio técnico que ha contratado. Verá que existe una respuesta ágil, de lo que depende su satisfacción, una fidelidad a la empresa proveedora del servicio y la recomendación a terceros.

¿Qué funcionalidades aporta un software de digitalización de órdenes de trabajo?

Digitalizar las órdenes de trabajo hace que el equipo humano gane en eficiencia, en función de las características de la herramienta. Algunas de las posibilidades de un software específico para la gestión de servicios de campo como el de Praxedo son:

• Sincronización de la información: contar con datos actualizados en tiempo real permite contactar con los técnicos, supervisar la actividad y responder ante posibles eventualidades. Sincronizar agendas y actividades son algunas de las posibilidades.
• Replanificación: aumenta la flexibilidad, la movilidad y autonomía de los técnicos, ya que es posible reprogramar las órdenes de trabajo o que un técnico se autoasigne un trabajo si está geográficamente cerca.
• Consulta del historial de trabajos previos: tanto si se trata de trabajar en un mismo cliente, lugar o equipamiento, el empleado que se encuentra sobre el terreno cuenta con todos los detalles. Como ventajas destacan la posibilidad de analizar el fallo con mayor precisión para llevar a cabo las medidas correctivas necesarias.
• Control automático de los datos introducidos: introducir inteligencia a los formularios permite comprobar la calidad de los datos que han introducido los técnicos.
• Recogida de la firma del cliente: contar con la firma final del cliente en la propia aplicación agilizará el proceso de facturación. 

Hoy en día, la digitalización ya no es una opción más, sino la única forma de gestionar equipos sobre el terreno si queremos que se caractericen por su eficiencia, rapidez de respuesta, productividad y, en definitiva, la competitividad. Y, no nos olvidemos, ahorrar papel conlleva un menor impacto medioambiental de la actividad de las empresas.