Cómo mejorar la gestión de las órdenes de trabajo para mantenimiento preventivo

Para las empresas de servicios de campo, el mantenimiento preventivo no es solo una tarea más en su cartera de servicios, es la auténtica joya de la corona. ¿Por qué? Porque no solo es más rentable que los mantenimientos correctivos y urgentes, sino que también es la clave para mantener a los clientes fidelizados y satisfechos.

Y es que un plan de mantenimiento preventivo no solo permite prever posibles averías antes de que ocurran, sino que también brinda la oportunidad de planificar estas tareas de manera eficaz, minimizando el tiempo de inactividad y los costos. 

Sus clientes no solo obtienen un servicio sin interrupciones, sino que también ven cómo se cuidan proactivamente de sus activos, ganando su confianza y lealtad.

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Retos e innovaciones en los mantenimientos preventivos

Sin embargo, no todo es un camino de rosas en la gestión de mantenimientos preventivos. 

• Coordinar la planificación de estos trabajos con atender las averías correctivas.
• Estimar con precisión la duración de las tareas para presupuestar con rentabilidad.
• Cumplir los plazos de revisión preventiva sin despistes.
• Asignar al técnico más adecuado para cada mantenimiento.
• Gestionar la documentación de manera segura para que aparezca cuando haga falta.

Son solo algunos de los desafiantes retos diarios que afrontan las empresas de servicios de campo.

Pero aquí es donde la digitalización de las órdenes de trabajo entra en juego. Y es que las nuevas soluciones tecnológicas han revolucionado la gestión de estas tareas esenciales. 

Desde automatizar tareas administrativas, hasta ahorrar desplazamientos en coche o permitir la supervisión del trabajo en un solo un vistazo. Los nuevos software como Praxedo permiten superar todos los desafíos de manera eficiente para hacer posible una gestión más rentable de su empresa de servicios de campo.

Vamos a ver cómo.

9 formas de mejorar la gestión de las órdenes de trabajo para mantenimiento preventivo

Según un estudio de Deloitte, la digitalización de la gestión de los mantenimientos preventivos puede ahorrar hasta un 50% en tiempo de planificación y reducir los costes generales en un 10%.

Ahora bien, ¿cómo es posible mejorar tanto la eficiencia operativa? Vamos a ver nueve formas en que soluciones tecnológicas como Praxedo lo hacen posible en un abrir y cerrar de software.

Clave 1 – Unificar la visibilidad

Los programas especializados en la gestión de órdenes de trabajo ofrecen una perspectiva integral de todas las tareas programadas, sin importar si son preventivas o correctivas. 

Esta característica simplifica en gran medida la labor de los planificadores, ya que no tienen que alternar entre múltiples pantallas para obtener una visión completa de las actividades en campo y pueden organizar el día a día de forma más ágil.

Clave 2 – Planificar recurrencias

Gracias a un software adecuado como Praxedo, se puede llevar a cabo una planificación precisa de la recurrencia para cada tarea de mantenimiento preventivo, en estricta conformidad con lo establecido en el contrato con cada cliente.

Esto implica la capacidad de definir la frecuencia deseada, por ejemplo, cada tres meses. La inteligencia artificial incorporada en el software se encargará de generar automáticamente una orden de trabajo en la fecha correspondiente. ¿El resultado? Cero posibilidades de despistes.

Clave 3 – Asignación Flexible de Técnicos

Es difícil predecir con certeza qué técnico estará disponible para un mantenimiento preventivo en el futuro. ¿No es cierto?

Por esta razón, con Praxedo, pueden planificarse órdenes recurrentes sin asignar un técnico específico de inmediato. Posteriormente, cuando la fecha de ejecución se acerque, puede agregarse al profesional adecuado en función de sus conocimientos específicos y disponibilidad.

Este enfoque proporciona el equilibrio perfecto entre la planificación a largo plazo y la flexibilidad necesaria para lidiar con las demandas cambiantes de la realidad diaria. 

Clave 4 – Inclusión de números de serie

Ni una, ni dos, ni tres veces, ha sucedido que un técnico realice el mantenimiento preventivo… en el equipo incorrecto del cliente.

Por eso los modernos software permiten asociar cada orden de trabajo a un equipo específico mediante números de serie. Esto asegura que se minimicen los errores, mejorando la calidad del servicio al cliente.

Clave 5 – Checklist de mantenimiento personalizables

Una característica destacada es la capacidad de generar plantillas de órdenes de trabajo personalizadas para distintos tipos de mantenimiento preventivo.

Estos formularios contienen procesos detallados que los técnicos deben seguir paso a paso, garantizando la ejecución completa de cada tarea de mantenimiento. Además, puede requerirse la inclusión de fotografías del “antes” y “después” como pruebas visuales del trabajo ejecutado. 

Clave 6 – Almacenamiento en la nube

Siempre que se necesita encontrar un informe de mantenimiento preventivo pasado un tiempo, parece desaparecer en algún rincón oscuro de la oficina. Es hora de superar los archivadores físicos y evolucionar al almacenamiento online de las órdenes de trabajo.

Con un programa SAT en la nube, toda la documentación está siempre disponible y se puede localizar fácilmente desde la ficha de cada cliente. 

Clave 7 – Adiós al papel

La digitalización de las órdenes de trabajo permite a los técnicos de campo acceder y enviar la documentación necesaria directamente desde sus dispositivos móviles, eliminando la necesidad de viajar a la oficina para recoger o entregar partes en papel. 

Esto les ahorra muchísimo tiempo, permitiéndoles completar más trabajos en un día. Para la empresa de servicios de campo, se traduce en un aumento en las horas facturables, lo que contribuye directamente a una mayor rentabilidad.

Clave 8 – Automatizar la facturación

La digitalización permite que el cliente firme la orden de trabajo para mantenimiento preventivo directamente en la tablet del técnico de campo. Esta firma desencadena un proceso automatizado en el que el personal de oficina recibe un email con la OT finalizada, lista para revisarla y pasarla a facturación. 

¿Resultados? La empresa Nexecur ha agilizado su ciclo de facturación, de 1 mes a 24 horas.

Clave 9 – Medir tiempos reales

El módulo Analytics de Praxedo permite medir con precisión los tiempos reales dedicados a cada mantenimiento preventivo. Estos datos representan una verdadera ventaja estratégica, ya que permiten tomar decisiones basadas en datos para futuras planificaciones y presupuestos.

¿Estamos cobrando lo que deberíamos por cada tarea de mantenimiento? ¿Cuál es la rentabilidad por tipo de mantenimiento preventivo? ¿Debemos reconsiderar los precios de los contratos de mantenimiento con ciertos clientes? Son preguntas que ya podrán responderse con certeza.

Digitalice las órdenes de trabajo para mantenimientos preventivos con Praxedo

En los servicios de campo, seguir trabajando en papel supone tocar un techo de cristal. Por eso es clave encontrar las herramientas tecnológicas adecuadas para digitalizar el trabajo.

Praxedo es el software líder del sector, con 40.000 usuarios diarios y 100.000 órdenes de trabajo gestionadas de forma ultra eficaz cada día.

Confíe en nuestra tecnología para adoptar un enfoque más eficaz en la gestión de las órdenes de trabajo para mantenimientos preventivos, lo que le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo mientras mejora la satisfacción de sus clientes.

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