Qué es un CMMS: beneficios y funcionalidades

Aunque muchas veces se emplean como si fueran lo mismo, un CMMS, una GMAO o un software FSM no son exactamente iguales. La diferencia está en el enfoque y en el tipo de empresa para el que están pensados.

CMMS (Computerized Maintenance Management System) es el término más común a nivel internacional. Se usa sobre todo en entornos industriales, y está orientado a garantizar que los activos (maquinaria, instalaciones, vehículos o equipos) estén siempre bien mantenidos. ¿Cómo? Con funciones como planificación, checklist de revisión o trazabilidad de cada asistencia.

GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador) es el mismo concepto que un CMMS, pero con un nombre traducido para países de habla hispana. Las funcionalidades son exactamente iguales: órdenes de trabajo, revisiones programadas, históricos, costes… Solo cambia la etiqueta.

FSM (Field Service Management), en cambio, tiene un enfoque distinto. Está pensado para empresas que prestan servicios de mantenimiento fuera de sus instalaciones: técnicos que se mueven cada día a distintas ubicaciones. Por eso, estos software incorporan funcionalidades extra como rutas inteligentes, geolocalización en tiempo real, firma digital o videoasistencia.

En resumen:

• CMMS y GMAO están enfocados a mantenimientos en ubicaciones fijas.
• FSM es ideal para empresas con técnicos desplazados.

Por eso, soluciones como Praxedo combinan lo mejor de ambos mundos: cubren las funciones clásicas de un software CMMS, pero también incluyen todo lo necesario para gestionar servicios técnicos en movimiento.

Muchas empresas buscan un software CMMS simplemente porque siempre han oído hablar de ellos cuando se trata de gestionar mantenimientos. Pero no siempre es la mejor opción.

El término CMMS se ha utilizado durante décadas, especialmente en entornos industriales donde el mantenimiento se realiza en ubicaciones fijas: fábricas, plantas, instalaciones propias. Y en ese contexto, funcionan perfectamente.

Sin embargo, muchas empresas que prestan servicios técnicos (como instaladores o SAT) tienen necesidades distintas. Técnicos que se desplazan a diario, múltiples ubicaciones, urgencias inesperadas, dificultad para coordinarse con la oficina… Y ahí es donde un software FSM como Praxedo marca la diferencia.

¿Cómo saber qué tipo de software necesita tu empresa? Aquí tienes 4 preguntas clave para ayudarte:

1. ¿Tus técnicos trabajan dentro de una instalación o se desplazan entre diferentes ubicaciones?
2. ¿Quieres ver en tiempo real dónde está cada técnico y qué está haciendo?
3. ¿Te resulta complicado coordinar al equipo ante urgencias o cambios de última hora?
4. ¿Necesitas un mayor control en la facturación de servicios a clientes?

Si has respondido que sí a 2 o más preguntas, lo que realmente necesitas es un FSM como Praxedo, no un software CMMS tradicional.

Praxedo es una solución cloud especialmente pensada para empresas que hacen mantenimiento en campo. Está entre los software más utilizados en sectores como climatización, ascensores, seguridad electrónica, energía, telecomunicaciones o mantenimiento de redes.

Además de cubrir las funciones básicas de un CMMS, añade características pensadas para la realidad diaria de los técnicos desplazados: rutas optimizadas, app móvil, recogida de firma digital, seguimiento en tiempo real y mucho más.

La implantación de un software CMMS puede variar mucho según el proveedor, el tamaño de la empresa y el número de procesos que se quieran digitalizar. No es lo mismo una pyme con 10 técnicos que una gran empresa con delegaciones en todo el país.

Con los antiguos CMMS on-premise, el proceso podía alargarse durante meses: licencias, instalación en servidores, formación intensiva, personalización de campos, pruebas piloto… 

Hoy, con los nuevos software cloud como Praxedo, el proceso es mucho más rápido y flexible.

En la mayoría de los casos, una empresa puede tener su software de mantenimiento operativo en pocas semanas. Y eso incluye desde la configuración inicial hasta que los técnicos empiezan a trabajar con la herramienta sobre el terreno.

¿Por qué tan rápido?

Porque al ser una solución SaaS (software como servicio), no hay que instalar nada. Cada usuario accede desde cualquier dispositivo con conexión a internet, solo con su usuario y contraseña. Además, la interfaz es muy intuitiva, tanto para planificadores como para técnicos.

Lo demostramos con datos reales. Nuestro cliente Kbane, partiendo de cero en digitalización y con una red de 250 técnicos, lo resume así:
“La implementación de Praxedo se realizó en 10 días, incluyendo la formación al equipo técnico. Su uso es increíblemente sencillo y hemos incrementado nuestra productividad en torno a un 35-40%. Este software nos ha cambiado la vida.”

Y es que una buena herramienta no solo se implementa rápido: se adapta, se entiende fácil y da resultados desde el primer día.

Es normal que, al hablar de software cmms cloud, muchas empresas se pregunten: “¿Y mis datos estarán seguros?”

La respuesta corta es, sí. En el caso de un software como Praxedo, está cubierta desde todos los ángulos.

Para empezar, nuestro software está alojado en infraestructuras dedicadas de OVH, el principal proveedor europeo de alojamiento. Los datos no solo se almacenan en un único lugar: se guardan sistemáticamente en varios servidores ubicados en distintos centros de datos, lo que garantiza la disponibilidad incluso si uno falla.

De hecho, la tasa de disponibilidad de Praxedo supera el 99,8%, lo que asegura que el software esté siempre operativo cuando lo necesites.

En cuanto al acceso, se realiza a través del protocolo HTTPS, con el mismo nivel de cifrado que se utiliza en los pagos online. Esto significa que toda la información que se intercambia entre los usuarios y el software viaja cifrada, protegiendo los datos frente a accesos no autorizados.

Además, Praxedo no se conforma con las medidas estándar. Colaboramos con empresas especializadas en ciberseguridad que realizan pruebas de intrusión externas de forma regular. Estas auditorías permiten detectar cualquier posible vulnerabilidad y corregirla antes de que suponga un riesgo real.

En resumen: con nuestro software de mantenimiento, tus datos no solo están en buenas manos, sino que están protegidos bajo los más altos estándares de seguridad del mercado.

Sí, y no solo es posible: es una de las principales ventajas de implementar un software de mantenimiento de última generación, como Praxedo.

Hoy en día, todas las empresas ya trabajan con múltiples herramientas digitales: un ERP para la facturación, un CRM para el seguimiento comercial, plataformas de atención al cliente, portales web de autocita a clientes… Y es esencial que todas estas piezas estén conectadas.

Un software como Praxedo se integra fácilmente con los sistemas que la empresa usa para que la información fluya sin interrupciones ni duplicidades. ¿Qué significa esto en la práctica?

Por ejemplo:

• Cuando se genera una orden de trabajo desde el ERP, esta se vuelca automáticamente en Praxedo.

• Cuando el técnico cierra el parte desde su móvil, los datos vuelven al ERP o CRM sin necesidad de transcribir nada manualmente.

• Al recoger la firma digital del cliente validando la asistencia, el informe se envía automáticamente por email al cliente y, al mismo tiempo, al departamento de finanzas para iniciar la facturación.

Praxedo ofrece conectores listos para usar con los principales ERP (como SAP, Sage, Microsoft Dynamics, etc.) y CRM (como Salesforce o Zoho). Además, su API abierta permite crear integraciones a medida para cualquier software interno que ya utilice la empresa.

El resultado: se eliminan tareas, se eliminan errores y todos los departamentos trabajan con información unificada en tiempo real.

Cada empresa de mantenimiento es un mundo: distintos servicios, diferentes tipos de clientes y procesos de trabajo diferentes. Por eso, un buen software CMMS debe adaptarse a tu forma de trabajar, y no al revés.

Con Praxedo, la personalización empieza por los partes de trabajo. Pueden crearse diferentes modelos según el tipo de servicio (instalación, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo), el tipo de máquina (tecnología, marca, modelo…) o incluso el tipo de cliente. Los campos se configuran fácilmente, sin necesidad de programadores y en pocos minutos.

Nuestro software también permite personalizar las comunicaciones automáticas con clientes. Pueden configurarse avisos por SMS o email en función de eventos concretos (un técnico en camino, una orden cerrada, un cambio de cita…) y personalizar los mensajes con los datos del cliente o del servicio.

Además, no estás solo. Desde el principio, el equipo de Praxedo te acompaña en la configuración del software y tendrás un project manager dedicado a personalizar la herramienta según los procesos específicos de tu empresa. ¿Tu empresa tiene características o limitaciones particulares? Las tenemos en cuenta para ofrecerte una solución que os vaya como anillo al dedo.

Porque la tecnología solo tiene sentido si se pone al servicio de cómo trabajas tú.