Cómo mejorar la eficiencia en el trabajo en empresas de servicios de mantenimiento

Mejorar la eficiencia en el trabajo y la productividad es el sueño de cualquier persona encargada de gestionar equipos y planificar las jornadas de trabajo para llegar a los objetivos marcados en una organización. Sin embargo, es habitual que con el trabajo del día a día, el correo y otras tantas distracciones no se ponga el foco en lo verdaderamente importante. 

En una empresa de servicios de mantenimiento, la eficiencia es un factor clave para el éxito. Con el fin de cumplir con las demandas de los clientes y mantener una operación rentable, los empleados deben trabajar de manera eficiente y productiva. En este artículo, exploramos algunas estrategias para mejorar la eficiencia en el trabajo en una empresa de servicios de mantenimiento.

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6 estrategias para mejorar la eficiencia en el trabajo

1. Establecer metas claras y medibles

Este debería ser el punto de partida de cualquier negocio. Para mejorar la eficiencia en el trabajo, es importante que la empresa establezca metas claras y medibles para sus empleados. 

Esto puede incluir objetivos relacionados con la productividad, la calidad del trabajo, el tiempo de respuesta y la satisfacción del cliente. Al establecer metas específicas, los empleados tienen una clara comprensión de lo que se espera de ellos y saben qué tienen que hacer.

Existen varias estrategias para definir objetivos. Una forma de hacerlo es a través del marco SMART, una metodología muy conocida y usada por empresas de todo tipo que busca identificar objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo. Es decir, objetivos claros y concisos que se puedan medir, que sean desafiantes, pero al mismo tiempo alcanzables, importantes y con fechas de inicio y fin.

Tener objetivos medibles es prioritario para poder asegurar que se están cumpliendo a lo largo del tiempo. Una vez se hayan definido los objetivos correctamente, habrá que diseñar un sistema de acción para mecanizar el proceso.

2. Establecer procesos claros y eficientes

Enfrentarse a una tarea con una hoja de ruta puede ayudarle a simplificar las cosas. La creación de procesos claros y eficientes es fundamental para mejorar la eficiencia en el trabajo en una empresa de servicios de mantenimiento. Esto puede incluir la creación de procedimientos estándar para las tareas de mantenimiento, la estandarización de los procesos de reporte y seguimiento, y la identificación y eliminación de cuellos de botella y demoras en el flujo de trabajo.

Además de esto, puede aplicar otras fórmulas para no desviarse del plan, como la Ley de Pareto. Este sistema, también conocido como el Principio del 80/20, establece que el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. En términos prácticos, esto significa que, en cualquier situación, aproximadamente el 20% de las acciones que se toman son responsables del 80% de los resultados.

En el contexto del trabajo, la Ley de Pareto puede ser una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia porque ayuda a identificar las tareas de alta prioridad y a eliminar las tareas innecesarias.

3. Monitorear y analizar el desempeño

La monitorización y el análisis del desempeño son fundamentales para mejorar la eficiencia en el trabajo en una empresa de servicios de mantenimiento. Al realizar un seguimiento regular del desempeño, la empresa puede identificar rápidamente los problemas y tomar medidas para resolverlos.

Con reservar una media hora al día para valorar el desempeño de la jornada puede ser suficiente para empezar a valorar cuáles son los aspectos a mejorar. El objetivo es ir haciendo ajustes para ir optimizando cada vez más. Llevar un diario de trabajo puede ser una técnica valiosa para analizar la productividad y hacer ajustes para mejorar la eficiencia.

4. Proporcionar formación y sistemas de software útiles

Otro factor clave para mejorar la eficiencia en una empresa de servicios de mantenimiento es asegurarse de que los empleados tengan la capacitación y las herramientas adecuadas para realizar su trabajo de manera efectiva. Esto puede incluir formaciones en las últimas técnicas y tecnologías de mantenimiento, así como el suministro de herramientas y equipos de alta calidad, como software especifico.

En el caso de las empresas de mantenimiento, por ejemplo, contar con sistemas de software como Praxedo, que permitan la colaboración entre el trabajo de oficina y el trabajo de campo con el cliente, puede marcar la diferencia para gestionar con éxito el cumplimiento de todas las tareas del día a día.

Además, invertir en un software de calidad como el nuestro, le ayudará a automatizar tareas tediosas que ocupan mucho tiempo de la jornada, como preparar informes o la facturación.

5. Mejorar la gestión de personas y fomentar el trabajo en equipo

Mejorar la gestión de personal es clave para mejorar la eficiencia en el trabajo en cualquier sector de actividad. La colaboración y el trabajo en equipo pueden ser fundamentales para la eficiencia en una empresa de servicios de mantenimiento. 

Al fomentar la colaboración y el intercambio de ideas, los empleados pueden encontrar soluciones más creativas y efectivas a los desafíos del trabajo. Además, trabajar en equipo puede ayudar a reducir el tiempo de inactividad y mejorar la productividad en el trabajo.

Por otro lado, la gestión de equipos es una tarea en si misma que debe ser realizada con cautela por personas que tengan experiencia en este campo. A la hora de llevar a cabo servicios de mantenimiento, es muy importante que la persona encargada de asignar tareas a los operarios tenga un conocimiento profundo de las capacidades de cada profesional para enviar la mejor opción cada vez que surja una demanda.

6. Incentivar el rendimiento y la mejora continua

Finalmente, es importante incentivar el rendimiento y la mejora continua en una empresa de servicios de mantenimiento. Los incentivos pueden incluir bonificaciones por alcanzar objetivos de desempeño, oportunidades de capacitación o desarrollo profesional, por poner algunos ejemplos. Al alentar y apoyar el rendimiento y la mejora continua, la empresa puede mantener un enfoque constante en la eficiencia en el trabajo y garantizar el éxito a largo plazo.

En conclusión, mejorar la eficiencia en el trabajo en una empresa de servicios de mantenimiento requiere un enfoque multifacético que incluye el establecimiento de metas claras y medibles, la capacitación y el suministro de herramientas adecuadas, la colaboración y el trabajo en equipo, la utilización de tecnología, la creación de procesos eficientes, el monitoreo y análisis del desempeño y la incentivación del rendimiento y la mejora continua. 

Al adoptar estas estrategias, las empresas pueden aumentar la productividad, mejorar la satisfacción del cliente y mantener una operación rentable y exitosa a largo plazo. Sobre todo, teniendo en cuenta los aspectos más importantes en los que se debe centrar la atención, porque al contrario de lo que mucha gente cree, mejorar la productividad en el trabajo no significa trabajar más, sino hacerlo de manera más inteligente.