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Cómo mejorar la gestión de inventario en Field Services

Lara ABARCA
27 octubre 2022
7 min de lectura

La gestión de inventario puede ser una tarea abrumadora, incluso para las empresas de Field Service con más experiencia. 

Y es que un trabajo impecable a lo largo de todo el ciclo de asistencia técnica puede verse manchado porque en el último momento… falte un tornillo.

 Así es. Se estima que hasta un tercio de las incidencias en los servicios de campo se deben a que una pieza necesaria no está disponible. El técnico acude a las instalaciones del cliente, comienza a realizar la asistencia y se da cuenta de que falta una pieza necesaria para poder finalizarla. 

Otras veces el problema surge en el momento de la facturación.  Ya sea porque el técnico olvidó añadir los materiales utilizados al parte de trabajo o porque el cliente no está de acuerdo con las piezas que se le han imputado.

Sea como sea, aunque el corazón de una empresa Field Service es precisamente el servicio aportado al cliente, resulta esencial tener un control preciso sobre los materiales que se emplean para proteger la rentabilidad del negocio.

Por suerte, las modernas soluciones de software facilitan a las empresas de servicios de campo la gestión de inventario.

Siga leyendo para descubrir cómo optimizar la gestión de su inventario gracias a la tecnología.

Los beneficios de la gestión de inventario en Field Service

Disponer de un sistema de gestión de inventario tiene multitud de ventajas para una empresa de servicios de campo. Desde mejorar la atención al cliente, hasta agilizar las comunicaciones y mejorar la productividad.

Estas son las tres principales razones para invertir en conseguir una gestión de inventarios impecable: 

1# Mejora la experiencia del cliente

En plena transformación digital de las operaciones de campo, los clientes han aumentado sus expectativas en cuanto a la calidad del servicio que reciben. De hecho, el 89% de las empresas considera que la experiencia de cliente es la principal fuente de diferenciación frente a la competencia.

Con un sistema de gestión de inventario, los técnicos pueden acudir a la ubicación del cliente con la tranquilidad de saber que tienen todos los materiales que necesitan, aumentando la tasa de reparación en la primera visita y consiguiendo unos clientes muy satisfechos.

2# Permite imputar materiales extra

La gestión del inventario también permite a los técnicos de campo realizar ventas de piezas adicionales a las previstas inicialmente. 

Tanto si están resolviendo una avería específica como si se trata de un mantenimiento rutinario, pueden ofrecer sustituciones extra a los clientes en ese mismo momento. Esto permite que su negocio de servicios de campo aumente su ticket medio de forma muy sencilla.

3# Agiliza el proceso de facturación

Un punto primordial para mejorar el cash-flow de una empresa Field Service es recortar el plazo de facturación. Con los antiguos sistemas de gestión en papel, desde que un técnico ejecutaba un trabajo hasta que el cliente recibía la factura, podían transcurrir semanas.

Gracias a los modernos software como Praxedo, los partes de trabajo se digitalizan, firman en el momento y envían por email al departamento de finanzas. Esto permite facturar los trabajos ejecutados el mismo día, incluyendo tanto los servicios efectuados, como los materiales utilizados.

La digitalización de la gestión de inventario paso a paso

Estos son los beneficios que aporta la digitalización de la gestión de inventario en cada fase de trabajo de una empresa de Field Services.

Paso 1: La gestión de stock

Como punto inicial, es importante contar con una solución ERP específica para el control de stock en el almacén de materiales. 

Un programa de estas características permite controlar de forma precisa:

  • El nivel de stock disponible de cada referencia en cada momento.
  • En qué ubicación física se encuentra.
  • Cuándo es necesario realizar un nuevo pedido para evitar desabastecimientos o sobrestock.

Pero a menudo el problema es la desconexión de información entre el almacén y los técnicos de campo. Por eso conviene disponer de una solución de gestión como Praxedo, que se integra con las soluciones ERP gracias a la conexión a través de APIS

Con ello se facilita la labor de los técnicos ofreciendo información en tiempo real sobre el nivel de existencias de materiales, tanto en el almacén central, como en almacenes intermedios o furgonetas.

Paso 2: La creación de Órdenes de Trabajo

Crear una orden de trabajo correcta es el primer paso en cualquier servicio de instalación, mantenimiento o asistencia técnica en Field Services.

Para lograr una gestión de OTs eficiente es imprescindible incluir toda la información necesaria para que el técnico de campo realice su trabajo de forma correcta: datos del cliente, detalle del trabajo a realizar y materiales a utilizar.

El problema es que a menudo estas órdenes de trabajo son generadas por personal administrativo que desconoce las piezas concretas necesarias para cada tipo de servicio.

¿La solución? Un software que permita que los técnicos de campo no solo visualicen en tiempo real ​​los artículos disponibles en el almacén, sino que también puedan pedir o reservar las piezas necesarias según sus necesidades.

Paso 3: La aprobación del Parte de trabajo

Una vez que el técnico de campo ha finalizado la asistencia, debe registrarla en un parte de trabajo para que el cliente lo valide con su firma.

Tradicionalmente, esta gestión se realizaba con partes de trabajo en papel, lo que provocaba multitud de incidencias, por ejemplo: 

  • Que el técnico olvidara apuntar alguno de los materiales utilizados.
  • Que el cliente firmara la orden de trabajo visualizando los materiales imputados, pero no su coste.
  • Que las piezas empleadas no pudieran descontarse del stock de la empresa hasta que el técnico entregara el parte en papel a administración y lo gestionaran.
  • Descuadres constantes por errores en números de referencia o al transcribir la información.

Con una aplicación como Praxedo, los técnicos pueden registrar partes de trabajo digitales a través de la aplicación móvil, declarando las tareas y los materiales consumidos durante el servicio. Cada pieza utilizada se añade de forma muy sencilla, a través del catálogo de artículos integrado en la app, simplemente buscando por etiquetas o códigos de barras. De esta forma: 

  • El cliente firma el parte de trabajo con la información completa sobre materiales, unidades y precios de cada uno, eliminando posible malentendidos en el proceso de facturación.
  • El stock de materiales se actualiza en tiempo real, permitiendo un control preciso del inventario.
  • Se garantiza imputar siempre la referencia correspondiente a la pieza utilizada, evitando descuadres de inventario.
  • Se ahorran horas de trabajo administrativo para la gestión de inventario.

Praxedo le ayuda a optimizar la gestión de inventario en Field Services

Digitalizar la gestión de inventario en Field Service es una excelente decisión para aumentar la calidad del servicio ofrecido mientras se ahorran horas de trabajo, malentendidos y sobrecostes.

Para conseguirlo es esencial ayudarse de un software especializado en operaciones de campo como Praxedo

Partes de trabajo digitalizados, creación de agendas inteligentes, gestión de inventario o facturación en un par de clics. Sea cual sea el área de negocio que está pensando en mejorar: Praxedo es la respuesta. 

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