7 señales de que necesita automatizar la facturación del servicio técnico

Muchas empresas mantienen el mismo sistema de facturación manual durante años: si algo funciona, para qué cambiarlo. ¿No? Y es cierto. Los sistemas de facturación analógicos funcionan bien en las primeras etapas de un servicio técnico, pero cuando el número de empleados e intervenciones crece, facturar manualmente supone un agujero negro para los beneficios. Si ha llegado hasta este artículo puede que ya se haya dado cuenta de ello y esté planteándose si su empresa no podría tener algo mejor. La respuesta corta es: Sí. Automatizar la facturación del servicio técnico garantiza ahorrar tiempo, dinero y mejora la relación con los clientes. Para averiguar si ahora es el momento de avanzar hacia el cambio, siga leyendo y descubra las siete señales de alerta a las que prestar atención.

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1# Montañas de papeles sobre las mesas

La primera señal de alarma hay que buscarla sobre las mesas del departamento administrativo.

Y es que cuando los técnicos de campo trabajan con partes de trabajo en papel, se ven obligados a volver a las oficinas periódicamente para entregarlos.

¿El problema? Su día a día es estar en ruta y no visitan con frecuencia las instalaciones de la empresa. Se personan dos o tres veces al mes, tiempo durante el que acumulan partes de trabajo y alabaranes, que luego descargan en forma de montañas de papel sobre las mesas de administración.

El personal de oficina se encuentra entonces con decenas de informes para transcribir, volcar al sistema y convertir en facturas para los clientes.

2# Gestión administrativa complicada

Entonces, comienzan los problemas. Para empezar, la relación entre administración y técnicos de campo se tensa por la incompatibilidad de flujos de trabajo.

El administrativo se encuentra con una acumulación de partes de trabajo y la presión de gestionarlos con celeridad.

Coge el primer documento, comienza a transcribirlo y en muchas ocasiones… no logra descifrar el contenido. Letras ilegibles, información inconexa, campos sin completar, partes de trabajo que no aparecen.

Llama al técnico y le consulta. Pero este se encuentra atareado en otra asistencia y no recuerda los datos concretos de una intervención de hace semanas.

Bien, hay que trabajar rápido. Quedan decenas de partes sobre la mesa. Se vuelca la información sobre la base de lo interpretado… y ya se verá. 

Spoiler: vendrán problemas.

3# Falta de cohesión entre las herramientas

Otra señal inequívoca de que el proceso de facturación necesita una actualización es la falta de cohesión entre los distintos sistemas de gestión.

La asignación de rutas se realiza en Excel, las intervenciones se registran en un anticuado software, y el control de stock y la facturación por un ERP diferente.

¿Reconoce esta situación dentro de su empresa? Entonces necesita cambiar su software de inmediato. 

Trabajar con información descentralizada es el camino más rápido hacia el desastre. Tareas duplicadas, inconsistencia de información, confusión generalizada.

Llega un momento en que nadie sabe con certeza cuál es la fuente de los errores.

4# Los números no cuadran

Resulta evidente que se está perdiendo dinero en algunas intervenciones, pero no se sabe dónde.

Perder dinero nunca es bueno, y resulta aún más preocupante cuando los errores se esconden entre una montaña de sistemas de facturación y gestión difíciles de conciliar. 

Así, un sistema de facturación anticuado puede convertirse en una fuga por goteo persistente, que acumula pequeñas pérdidas cada día. Cuantas más asistencias se ejecuten, mayor será el problema. 

Si los números no cuadran, es hora de elegir un software que proporcione visibilidad del negocio con datos fiables.

5# Demasiados emails

Cientos de emails, hilos de mensajes infinitos, decenas de personas en copia. 

Si la forma de gestionar el servicio técnico se basa en el envío incesante de correos electrónicos, hay que actualizarse.

Según un estudio de la consultora McKinsey, destinamos un 28% de la jornada laboral a leer, escribir y responder emails, robando unas 13 horas por semana a cada empleado.

Implantar un software que provea de canales más eficaces para la comunicación y proporcione información centralizada, permitirá vaciar la bandeja de entrada de mensajes infinitos y reservar los emails a aquellas comunicaciones realmente importantes.

6# El flujo de caja se resiente

¿Cuánto tiempo transcurre desde que se realiza una intervención técnica hasta que se emite la factura correspondiente? Con los sistemas de gestión tradicionales, pueden ser semanas.

El primer efecto visible de automatizar la facturación es agilizar cobros. La empresa canadiense Tundra Process Solutions consiguió reducir sus plazos de facturación en un 75% al implantar el software de Praxedo para Servicios de Asistencia Técnica SAT.

 ¿En qué se traduce esto? En un incremento significativo del cash-flow. La salud de las finanzas mejora gracias a una mayor liquidez para pagar proveedores, nóminas o deudas y más dinero para realizar inversiones.

7# Mala relación con los clientes

Con el sistema tradicional en papel, cuando la factura llega al cliente y no está conforme con lo facturado, no hay forma de saber quién está equivocado.

Solo quedan dos opciones: asumir la pérdida económica o entrar en un conflicto con el cliente de consecuencias inciertas.

Sin embargo, cuando el parte de intervención se digitaliza, el técnico completa el informe frente al cliente, que lo valida en el acto. 

¿El resultado? Facturas inamovibles y un proceso impecable que demuestra la competencia como proveedor. 

Automatizar la facturación del servicio técnico 

Si ha detectado más de 3 señales de alarma en su empresa, es momento de automatizar el proceso de facturación.

Y es que para lograr una gestión financiera rentable, la facturación  del servicio técnico debe ser ágil, organizada y digitalizada.

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