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Checklist de maquinaria: Guia para digitalizar las inspecciones

Lara ABARCA
16 agosto 2022

Las checklist de maquinaria (listas de comprobación) forman parte del día a día de las empresas especializadas en el alquiler de maquinaria, ya que permiten verificar y comprobar el estado de cada máquina antes y después de su alquiler.

El operario puede evitar tiempos de inactividad, prolongar la vida útil y garantizar un funcionamiento más eficiente de la maquinaria solo con unos minutos de inspección preventiva tanto antes como después de utilizarla.

Además, garantiza cumplir con las normativas de seguridad y prevenir riesgos laborales, protegiendo la salud de todos.

Estas checklist de maquinaria se han empleado tradicionalmente en formato impreso, con formularios en papel que completar “a mano”. Un formato útil, pero poco ágil y proclive a generar errores. 

Por eso, las empresas de renting industrial más eficientes ahora confían en los checklist de maquinaria digitales. 

Siga leyendo para descubrir qué son las listas de comprobación, sus ventajas, ejemplos y cómo implantar checklist digitales en su negocio.

¿Qué es una checklist de maquinaria?

El objetivo número uno de una empresa de alquiler de maquinaria es que sus equipos funcionen sin interrupciones, de forma correcta y segura.

Y es que cada minuto que una máquina está parada, es dinero perdido.

Para asegurar esta operatividad es imprescindible crear procesos de monitoreo, control y prevención que limiten al máximo las averías o imprevistos.

Una de las herramientas más útiles para ello son las listas de verificación o checklist.

Una checklist es un documento diseñado para verificar una lista de requisitos o recoger datos de forma ordenada y sistemática. Se utilizan para realizar comprobaciones sistemáticas de actividades asegurando no olvidar nada importante.

Un ejemplo de checklist sencilla que todos empleamos de forma cotidiana es la lista de la compra. 

En el sector industrial, las checklist de maquinaria son elementos imprescindibles en los planes de mantenimiento preventivo y seguridad laboral. La primera tarea de la mañana siempre debe ser revisar con cuidado el estado de cada máquina y asegurar que todo está perfecto antes de encenderla.

El reto consiste en que efectuar revisiones “de memoria” suele provocar olvidos que pueden derivar en serios problemas. Por ello es crucial sistematizar este proceso. Más aún, cuando es una tarea monótona que se efectúa a diario de forma rutinaria. 

¿La manera más simple y efectiva de evitar despistes? Una lista de verificación que guie el proceso paso a paso. 

Gracias al listado de elementos a chequear, el operario solo tiene que ir leyendo, revisando y apuntando el resultado para asegurar una inspección impecable.

Ejemplos de checklist de maquinaria

Existen tantas checklist de maquinaria como equipamientos industriales, pero todas ellas tienen varias características en común: 

  • Detallan una serie de elementos a comprobar en un orden concreto.
  • Es un documento estandarizado, que asegura que la revisión sea homóloga cada día.
  • Contiene espacio en blanco para anotar el resultado de la inspección. Normalmente, suelen consistir en tres campos cerrados: sí, no y no aplica.
  • También incluyen una sección dónde anotar información identificativa sobre el número de serie de la máquina, fecha y operario que realiza la tarea.

Como decíamos, los puntos a revisar dependerán de cada máquina, pero estas son algunas de las categorías más habituales en un checklist de maquinaria industrial: 

  • Ruedas, neumáticos o tren de rodaje.
  • Luces.
  • Sistema hidráulico.
  • Motor.
  • Espejos.
  • Frenos.
  • Correas.
  • Filtros de combustible, aceite o aire.
  • Niveles de fluidos.
  • Interior de la cabina.
  • Fugas de líquido bajo el equipo.
  • Integridad estructural de la máquina (golpes, rasguños).
  • Conexiones.

Además, es habitual que incluyan un listado extra de tareas rutinarias de mantenimiento preventivo como la limpieza de residuos, el relleno de fluidos o la calibración de parámetros antes del siguiente turno o alquiler.

Checklist de maquinaria: del Excel a la tablet

Una de las grandes ventajas de una checklist es que es realmente sencilla de crear. Basta con generar una tabla de Excel con la información a revisar, imprimir copias en papel y repartirlas entre los operarios.

La desventaja de este método tradicional es que presenta una tasa de error muy alta. Desde olvidarse de imprimir formularios nuevos y quedarse sin stock, hasta traspapelar documentos, dejar algún campo sin completar por despiste, rellenarlos de forma ilegible o archivarlos incorrectamente.

A pesar de ello, el 73% de las empresas de alquiler de maquinaria aún gestiona sus órdenes de trabajo de forma manual, exponiéndose a errores que parecen pequeños, pero son realmente cruciales. Y es que el registro de esta información es esencial a nivel legal si sucede algún percance. 

Por eso cada vez más compañías de renting industrial recurren a herramientas de software que permiten la creación de checklist de maquinaria en formato digital.

Vamos a ver en qué consisten y sus ventajas.

Checklist de Maquinaria digitalizadas

Los modernos software de gestión de activos como Praxedo permiten crear checklist digitales de forma sencilla.

A través de su interfaz web y sin conocimientos informáticos, es posible diseñar formularios de comprobación conforme a las características de cada máquina.

Puede crear tantos modelos de checklist como necesite y almacenarlos en la nube para que estén siempre disponibles.

El operario los tendrá disponibles a través de la app móvil, incluso en aquellos momentos en los que no disponga de conexión a internet.  Y para realizar una inspección impecable solo tendrá que ir consultando y validando las casillas del checklist en su smartphone o tablet.

Tan fácil como ir pasando pantallas y marcar cada elemento revisado con un clic.

Al finalizar la comprobación, la herramienta de software genera un documento pdf de forma automática y lo almacena en un servidor seguro.

Ventajas de digitalizar un checklist de Maquinaria 

Dejar atrás la gestión en papel para avanzar hacia la digitalización de procesos es un avance estratégico para cualquier compañía.

En el caso específico de las empresas de alquiler de maquinaria y equipos industriales, las principales ventajas son: 

  • Automatización de tareas: ya no es necesario imprimir documentos, repartirlos, devolverlos y archivarlos. Se ahorra cientos de horas de trabajo.
  • Calidad de la información: apps como Praxedo incluyen parámetros específicos para evitar errores. Por ejemplo, no permitir avanzar a la siguiente pantalla si un campo de la checklist ha quedado sin completar.
  • Actualización constante: Añadir un nuevo elemento a verificar o modificar su contenido es una tarea que puede realizarse en segundos y ser efectiva al instante.
  • Seguridad de la información: Los informes de comprobación se generan y almacenan de forma automática en un servidor en la nube, con copia de seguridad diaria, comunicaciones encriptadas y todas las garantías legales.
  • Documentación multimedia: El operario puede realizar una fotografía del estado de la máquina con su smartphone e incluir la imagen en el informe. Porque a veces una imagen vale más que mil palabras. 
  • Pueden generarse fácilmente en órdenes de trabajo para ejecutar las acciones correctivas necesarias detectadas en la inspección.
  • Permiten su consulta bajo múltiples parámetros: por día, operario o máquina, facilitando una visión general del estado de los activos de la empresa.

Conclusión: Su checklist de maquinaria más eficaz

Desde ahorrar trabajo administrativo al personal de oficina, hasta facilitar una tarea rutinaria al operario o aportar indicadores de rendimiento a la dirección de la empresa.

Digitalizar los checklist de verificación es una decisión estratégica de alto valor para las empresas de alquiler de maquinaria.

Y es que la tecnología permite que trabajemos de forma más segura, eficiente y sencilla mientras ahorramos costes.

En Praxedo somos especialistas en software para alquiler de maquinaria. Por eso, si está buscando una solución para digitalizar sus checklist de maquinaria, podemos ayudarle.