Cómo facilitar la gestión de las operaciones en terreno con un software de servicio técnico

Gestionar las operaciones de campo puede volverse muy complejo. A medida que aumenta el volumen de actividad y el número de técnicos crece, los problemas de comunicación entre el centro de servicios y el terreno, así como las pesadas tareas administrativas, dificultan la productividad y la eficacia.  ¿Cómo realizar un seguimiento de las actividades sobre el terreno, gestionar las urgencias y garantizar un control eficaz de los técnicos? En un sector de servicios cada vez más competitivo, si no se hace algo rápidamente para remediarlo, este tipo de problemas puede poner en peligro la continuidad de la empresa. Así que, ¿cómo facilitar esta gestión de las operaciones sobre el terreno con un software de servicio técnico? Vamos a verlo en este artículo.

Guía funcional: Claves para gestionar las operaciones en terreno con Praxedo

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Digitalizar las operaciones de campo con un software de servicio técnico

Para facilitar la vida de sus técnicos y de sus planificadores, hay que cambiar la forma de trabajar, dejar de utilizar papel y realizar la transformación digital de su empresa. Digitalizar las operaciones de campo permite eliminar o reducir en gran medida una parte de las tareas administrativas cotidianas de sus técnicos y responsables de la organización de las actividades. También permite que su gestión sea más flexible, más ágil y, asimismo, más precisa y eficaz.  

Digitalizar los procesos para ganar productividad 

La mejora de la productividad se puede cuantificar enseguida. En este sentido, un estudio del McKinsey Global Institute (MGI) mostraba, ya en 2012, que el paso de una gestión tradicional, basada en la utilización de papel, a una gestión en tiempo real, gracias a la utilización de un programa adaptado, permite incrementar la productividad en torno a un 20-25% de media para las empresas de servicios.   El uso combinado de dispositivos móviles (smartphones y tablets), sistemas de geolocalización GPS y un programa para Servicios de Asistencia Técnica SAT en modo SaaS permite agilizar todo el ciclo de servicio, desde el momento en que se atiende la solicitud hasta la realización del cometido, permitiendo una comunicación más fluida entre el centro de servicios y los equipos de técnicos de campo. Los responsables de la organización de las actividades también pueden tener acceso, en tiempo real, a la ubicación de cada técnico, al estado de su actividad, así como a los datos enviados desde el terreno a través de la App SAT, que se almacenan directamente en el sistema de información de la empresa.

Eliminar las tareas manuales

Tanto en el caso de una orden de trabajo de instalación, de reparación, de SAT o de mantenimiento, el técnico puede, gracias a su software de servicio técnico, introducir directamente los datos in situ en un formulario digital previamente parametrizado. En solo un clic, se pueden enviar los datos, de manera instantánea, al sistema de información de su centro de servicios. Esto presenta varias ventajas, entre las que se encuentran las siguientes:

• Ya no hay que realizar la entrada manual de datos
• Tampoco hay que volver a introducir esos mismos datos, con los consiguientes e inevitables errores
• Ya no se consumen grandes cantidades de papel
• Se evitan los plazos relativos a la presentación de los formularios por parte de los técnicos
• Se acelera considerablemente el proceso de facturación

En un mundo en el que todo se digitaliza, tanto en el plano privado como en el profesional, los técnicos pueden disponer de una App similar a otras que utilizan en el ámbito privado, como por ejemplo las redes sociales. La adaptación, por lo tanto, es fácil y rápida. Estas aplicaciones profesionales están pensadas y diseñadas para ser sencillas e intuitivas, por lo que cualquier técnico puede utilizarlas con facilidad, incluso aquellos que están poco habituados a las nuevas tecnologías.  

Hacer que los datos sobre el terreno sean procesables

Equipar a sus técnicos con software de servicio técnico, como Praxedo por ejemplo, permite que estos puedan olvidarse de toda una serie de tareas tediosas y repetitivas. La cumplimentación de los partes de trabajo digitales, por ejemplo, puede estar parcialmente automatizada. Los campos pueden incluir una lista desplegable de respuestas o casillas para marcar. Ya no es necesario escribir frases de manera apresurada, ilegibles para el departamento de facturación. Con un software de servicio técnico, toda la información resulta clara, nítida, legible y se puede introducir rápidamente sobre el terreno.   Además, una App SAT para técnicos permite que estos puedan disponer de toda la información que necesitan antes de llegar a la ubicación del cliente, incluida la lista y las referencias de las piezas de repuesto necesarias, su ubicación en tal o cual almacén, etc. Una aplicación móvil profesional les facilita todas las herramientas necesarias para maximizar sus posibilidades de llevar a cabo la orden de trabajo con éxito y a la primera. De esta manera, todo el mundo está satisfecho: tanto el técnico como su cliente.   Las expectativas cada vez más altas de los clientes respecto de las empresas de servicios son, por otro lado, uno de los principales motivos que anima a los agentes del sector a hacerse con una aplicación para Servicios Técnicos. La digitalización de todo el ciclo de servicio, desde que se atiende la solicitud del cliente hasta el momento de facturar, permite optimizar la experiencia de los clientes y limitar al máximo los contratiempos, como los retrasos, las ausencias o las piezas faltantes.

Cómo Praxedo transforma la gestión de tus Field Service

Si buscas llevar la gestión de las operaciones en terreno al siguiente nivel, necesitas una herramienta que no solo digitalice, sino que optimice cada paso de tu proceso. Praxedo se adapta a la realidad de tu negocio, permitiéndote tener un control total sobre lo que sucede fuera de la oficina a través de funcionalidades diseñadas específicamente para el sector de servicios de campo.

Planificación inteligente y mapas en tiempo real

Para que tu operativa sea rentable, no basta con asignar tareas; necesitas hacerlo con criterio. Gracias a la planificación inteligente, puedes organizar tus agendas teniendo en cuenta tanto la ubicación geográfica de tus técnicos como sus competencias específicas. Así, te aseguras de que el técnico adecuado llegue al lugar indicado en el menor tiempo posible. Además, mediante el módulo de mapas, puedes visualizar tu actividad en tiempo real, lo que te permite reaccionar ante imprevistos o urgencias con una agilidad que tus clientes agradecerán.

Una App móvil potente para tus técnicos

Tus equipos en terreno son la cara de tu empresa. Con la App móvil de Praxedo, les proporcionas una herramienta intuitiva donde pueden consultar su agenda, acceder al historial del cliente y completar partes de trabajo digitales sin errores. La aplicación facilita la captura de datos críticos como fotografías del antes y después, o la recogida de la firma digital del cliente al finalizar el servicio, garantizando que la información llegue a la oficina al instante y lista para facturar.

Una estructura que refleja tu realidad operativa

Sabemos que tu empresa tiene una estructura propia. Por ello, Praxedo te permite configurar tu organigrama de manera flexible. Puedes organizar a tus técnicos por grupos, zonas geográficas o incluso gestionar agencias externas y subcontratas dentro de la misma plataforma. Esta capacidad de personalización asegura que el software trabaje para ti, y no al revés, ofreciéndote una visibilidad clara de cada nivel de tu organización.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de operaciones en terreno

¿Qué es la gestión de las operaciones en terreno?

Es el conjunto de procesos destinados a coordinar de forma eficiente a los empleados que trabajan fuera de la oficina. Su objetivo principal es optimizar las rutas de desplazamiento, la asignación de tareas según competencias y la captura de datos en tiempo real para que la comunicación entre el técnico y la oficina sea fluida y sin errores.

¿Cómo puedo reducir los tiempos de desplazamiento de mis técnicos?

La clave está en utilizar herramientas de planificación inteligente basada en geolocalización. Al organizar los servicios por proximidad geográfica y disponibilidad de agenda, reduces los kilómetros innecesarios, ahorras combustible y permites que tus técnicos realicen más intervenciones al día, aumentando la rentabilidad de tu operativa.

¿Es posible gestionar operaciones en terreno sin conexión a internet?

Sí. Con la App móvil de Praxedo, tus técnicos pueden consultar sus agendas y rellenar sus partes de trabajo incluso en zonas sin cobertura (sótanos, zonas rurales o instalaciones blindadas). Los datos se guardan de forma segura en el dispositivo y se sincronizan automáticamente con la plataforma central en cuanto se recupera la señal.

¿Qué ventajas tiene eliminar el papel en los servicios de campo?

Eliminar el papel transforma la agilidad de tu negocio: reduces drásticamente los errores de lectura y la pérdida de documentos. Además, el formato digital te permite adjuntar pruebas gráficas inmediatas (fotos) y capturar la firma del cliente, lo que acelera el ciclo de facturación al recibir el parte de trabajo en la oficina al instante.

¿Cómo influye la gestión de campo en la satisfacción del cliente?

Una gestión optimizada garantiza que el técnico llegue puntual y con toda la información necesaria para resolver el problema a la primera. Además, mantener al cliente informado en todo momento mediante notificaciones automáticas (vía SMS o email) sobre el estado de su servicio genera una percepción de transparencia y profesionalidad que fideliza a largo plazo.

¿Se puede integrar un software de gestión de campo con mi ERP actual?

Totalmente. Para que la gestión de tus operaciones en terreno sea coherente con el resto de tu negocio, Praxedo ofrece APIs robustas y conectores nativos que permiten integrarse con los principales ERP y sistemas de gestión del mercado. Esto asegura que la información fluya sin interrupciones entre tu departamento financiero y tus equipos de campo.