Cómo garantizar un flujo de caja positivo en empresas de servicio técnico

Uno de los mayores retos para las empresas de servicios de campo es agilizar el proceso de facturación para disponer de un flujo de caja positivo. 

Y es que resulta esencial disponer de liquidez suficiente para mantener el equilibrio financiero de la empresa y afrontar los posibles imprevistos en el negocio. Por eso se dice que la rapidez en el cobro de las facturas es clave para la salud financiera de la empresa y una garantía de su futuro.

La emisión rápida de facturas y la gestión eficiente de su cobro, para que sean cobradas en el plazo establecido, es clave para garantizar el flujo de caja positivo de la empresa. Esta afirmación parece sencilla, pero teniendo en cuenta el volumen de servicios a facturar y pagos a gestionar en una empresa, cumplir con lo anterior puede ser realmente complicado sin el apoyo de la tecnología. 

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¿Qué es el flujo de caja positivo?

El flujo de caja es un término financiero que se refiere a la diferencia entre los cobros y gastos de un negocio durante un periodo de tiempo determinado.

Supone un indicador fiable de la liquidez de la empresa y se calcula siguiendo esta fórmula contable: 

Flujo de caja = Beneficios netos + Amortizaciones + Provisiones + Cuentas por pagar – Cuentas por cobrar

De la que se obtiene un resultado positivo o negativo: 

• Flujo de caja positivo: Quiere decir que los ingresos superan a los gastos, lo que supone que la empresa tiene solvencia para afrontar los pagos.
• Flujo de caja negativo: Indica que las salidas de dinero superan a los ingresos, por lo que pueden existir dificultades para cumplir con los pagos y necesitar financiar o aplazar deudas.

Lograr un flujo de caja positivo es un objetivo esencial porque el efectivo es la savia de todo negocio y quedarse sin él es la razón número uno por la que las pequeñas empresas fracasan. 

Técnicas para conseguir un flujo de caja positivo

Una vez se tiene claro cuál es el objetivo, el siguiente paso es trazar un plan de acción para aumentar el cash-flow del negocio.

Para ello, existen diversas estrategias empresariales complementarias entre sí: 

• Aumentar las ventas.
• Reducir gastos fijos.
• Acortar el periodo de cobro a los clientes.
• Negociar mejores condiciones con proveedores.
• Limitar el stock inmovilizado.
• Unificar cuentas bancarias.
• Amortizar deudas.

Pero, sin duda, una las soluciones más efectivas para las empresas de gestión de servicios de campo es acelerar el proceso de facturación y por lo tanto cobro a los clientes.

El lento proceso de facturación tradicional

El modelo de facturación en las empresas de gestión de servicios de campo siempre ha sido largo, complicado y tedioso. 

Con herramientas analógicas y procesos manuales, pueden transcurrir semanas (e incluso meses) desde que se realiza el trabajo en las instalaciones del cliente, hasta que se recibe el pago por el servicio realizado. 

Y es que la práctica habitual en el sector consiste en que el técnico de campo complete un parte de trabajo en papel, lo haga firmar al cliente y acumule partes durante semanas hasta disponer de tiempo para acudir a las oficinas de la empresa y entregarlos.  

Solo entonces el personal de oficina puede comenzar a revisar los partes acumulados, descifrar la información manuscrita, aclarar dudas por teléfono y actualizar el stock de almacén según las piezas empleadas en el servicio. 

Después habrá que digitalizar toda esa información incluyéndola en el ERP de la empresa.  Entonces, el departamento de finanzas tendrá luz verde para emitir la factura y enviársela al cliente y esperar su conformidad. 

Suena tan agotador como complicado. Y lo es. Además de lento. Es usual que transcurran varias semanas en las que un trabajo finalizado no se ha facturado.

Avanzar hacia la facturación digital para un flujo de caja positivo

Por suerte, las nuevas herramientas de software para gestión de servicios de campo permiten acortar el ciclo de facturación de meses a minutos. Gracias al uso de una aplicación móvil desde la que los técnicos de campo pueden completar sus partes de trabajo de forma digital.

Solo necesitan deslizar pantallas, validar campos y escribir cómodamente desde el teclado de su pantalla para registrar la tarea que acaban de realizar en pocos clics.

Después, el cliente puede validar este parte digital firmando directamente sobre la pantalla del smartphone del técnico.

De forma automática se genera un documento PDF que se envía por email al departamento de contabilidad de la empresa de servicios de campo.

¡Y listo! Así es como el proceso de facturación pasa a ser instantáneo y cada servicio se puede facturar el mismo día que se ejecuta.

Multiplicando esta acción por cada cliente y cada día se consigue recortar el plazo de cobro medio de la compañía, contribuyendo poderosamente a lograr un flujo de caja positivo.

Lo mejor es que las ventajas van mucho más allá: desde ahorrar costes en desplazamientos del técnico, a eliminar tareas administrativas de bajo valor, disponer de un mayor control de stock y evitar desacuerdos en la facturación con los clientes.

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Mantener un flujo de caja positivo es un desafío importante para cualquier empresa de servicios de campo. Por suerte, las nuevas herramientas digitales como Praxedo ayudan a empresas de todos los tamaños y sectores a acelerar su proceso de facturación para disfrutar de una buena salud financiera.  

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