FSM software: Cómo simplificar la gestión de los servicios de campo

Son muchas y muy diversas las empresas que cuentan con equipos técnicos sobre terreno o de campo encargados de despachar un servicio bien sea de instalación, mantenimiento o asistencia técnica. Sin embargo, todos ellas tienen similares problemáticas a la hora de la gestión y planificación de los equipos. A continuación, algunas de las problemáticas que obstaculizan la productividad de los técnicos de campo y como resolverlas con un FSM software, o lo que es lo mismo, una solución de gestión de servicios de campo: 

• Desplazamientos ineficientes a la oficina

El mundo es digital, nos comunicamos, socializamos y trabajamos a través de la tecnología. Por ello, parece evidente que lo mismo debería ocurrir para los equipos que trabajan en campo. Si cuentan con un smartphone, ¿por qué deben seguir yendo a la oficina para recoger órdenes de trabajo o entregar informes?

Gracias a los software FSM, los equipos técnicos pueden trabajar de forma digital, recibir en la aplicación móvil las órdenes de trabajo asignadas desde oficina, con todos los datos necesarios para llegar al cliente. Además, gracias a la aplicación el técnico puede acceder al histórico de órdenes de trabajo, entender mejor que ha ocurrido hasta entonces para poder ofrecer un servicio de mayor calidad. 

Una solución de gestión de servicios de campo permite, por lo tanto, incrementar la productividad y también ahorrar en kilometrajes, siendo además más ecológicos. 

• Pérdida de informes y partes, falta de información para facturación

Otro de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas que gestionan órdenes de trabajo técnicas, es a la falta de información de los informes o simplemente a que los informes no llegan a oficinas. Esto complica realmente el trabajo de los administrativos y afecta directamente al funcionamiento del negocio. 

Desde la oficina no pueden demostrar frente al cliente el trabajo realizado, y el tiempo de facturación se alarga mientras se averigua exactamente qué debe ser facturado. Administrativos y técnicos pierden tiempo en recopilar esta información, y si el cliente reclama no hay forma de rebatirle. 

Gracias a la digitalización de los informe, pueden crearse informes específicos por cada tipo de orden de trabajo que incluyan campos predeterminados, en base a los procesos de la empresa. También pueden incluir imágenes del antes y después del trabajo, lo que supone una prueba clara del trabajo realizado. 

Adicionalmente gracias a la gestión de la orden de trabajo de forma digital, se pueden controlar el tiempo dedicado por el técnico en cada orden de trabajo y los materiales asociados a la misma. 

Sin duda el uso de un FSM software marca un antes y un después en este sentido en la gestión de las órdenes de trabajo. 

• Dificultades para responder a las emergencias

¿Planifica la agenda de los técnicos sobre papel, en un excel…? Quizás esto puede funcionar cuando las órdenes de trabajo son mínimas, pero cuando la empresa cuenta con un equipo de técnicos que tienen que responder a diferentes clientes en diferentes ubicaciones, la gestión y planificación se vuelve realmente complicada. 

Desde oficina el uso de un FSM software permite tener visibilidad completa de las órdenes de trabajo, quién la gestiona, en qué estado está y cuánto se espera que tarde en terminarla. Esto no solo permite llevar el control del trabajo de los técnicos, sino también, ser capaces de responder a las emergencias de forma rápida. 

Gracias al FSM software, cuando un cliente llama para solicitar una reparación o asistencia técnica, el equipo en oficina, puede buscar al técnico más cercano disponible y asignarle la orden de trabajo de urgencia. Este cambio se verá reflejado en la aplicación del técnico quién podrá aceptarla y actualizarla de forma instantánea y sincronizada. 

La digitalización del proceso de gestión de órdenes de trabajo es por lo tanto clave para garantizar un servicio de atención al cliente efectivo. 

• Clientes más exigentes con la calidad del servicio

Acostumbrados a la inmediatez de la era digital, los clientes demandan respuestas y soluciones rápidas. Y de esto dependerá la continuidad del contrato. 

Tanto desde el punto de vista del trabajo en oficina y el mejor control y planificación como desde el punto de vista de los técnicos el uso de un FSM software garantizará una imagen profesional de la empresa frente a los clientes. 

Cuando un técnico llega a la ubicación del cliente, revisa en su smartphone las órdenes de trabajo previas, accede a la orden de trabajo, da una imagen mucho más profesional que si debe preguntar al cliente de nuevo, lo que ha pasado, lo que necesita… y apuntarlo en bolígrafo y papel en el mejor de los casos. 

Un FSM software, permite mejorar los procesos, mejorar la calidad del servicio, pero también mejorar la imagen de la empresa frente a sus clientes. 

Es por ello, que las empresas de servicios técnicos deben abordar su digitalización para ser capaces de prestar un servicio de calidad e inteligente que les permita competir en un mercado en el que la eficiencia se valora más que nunca.