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Orden de servicio: su correcta gestión es la piedra angular del SAT
La productividad es una de las brújulas que orienta la actividad de toda empresa, ya que mide no solo el desarrollo económico de una empresa, sino, también el desempeño del equipo humano o su nivel de competitividad. La productividad se puede mejorar con diversas prácticas, algunas específicas del sector de actividad y otras generales. En el caso de las empresas de servicio técnico, un elemento fundamental para mejorarla es una adecuada gestión de la orden de servicio.
Además, el punto clave de la gestión del servicio técnico como negocio es una correcta organización del equipo técnico, de los profesionales que se encargan de la ejecución de los trabajos. Sin una adecuada asignación de tareas no es posible optimizar este equipo que, por otro lado, si no cuenta con una orden de servicio y una buena gestión del proceso que ha de seguir esta, no podrá siquiera comenzar a trabajar.
¿Qué es una orden de servicio?
Una orden de servicio llamado también orden de trabajo es el documento en el que se basa cualquier técnico para realizar el servicio. Es, de algún modo, la prueba de la aceptación de un servicio que incluye, en primer lugar, la descripción del trabajo a realizar y la información relativa al cliente. Es, por tanto, una comunicación interna entre, por ejemplo, un comercial que ha atendido a un cliente que requiere de un servicio de mantenimiento y el técnico que va a ejecutar el proyecto.
Incluye información como el nombre del cliente, la ubicación, fecha y hora acordada para la asistencia y, muy importante, el tipo de tarea a realizar (mantenimiento preventivo, reparación de avería, etc.) y el posible material necesario.
¿Por qué es importante utilizar una orden de servicio? ¿Es fundamental hacer un buen uso?
La respuesta a la primera pregunta es sencilla. No es solo que sea importante utilizar este tipo de documento, sino que es imprescindible. Sin ella, los técnicos no pueden comenzar a realizar su trabajo porque, simplemente no sabrán datos tan básicos como qué hacer o dónde acudir.
En cuanto a la segunda cuestión, la gestión de una orden de servicio es más que la mera creación de un documento en el que se rellenan unos campos determinados. Esta información es la base de una buena organización del servicio técnico ya que permite calcular la cantidad de mano de obra necesaria, los materiales que se requieren y, en último extremo, una optimización de la gestión económica de la empresa de servicio técnico. Es, por tanto, mucho más que un documento. La clave está en utilizar de forma estratégica la información incluida en la orden de servicio.
Digitalización para una mejor gestión de la orden de servicio
Una orden de servicio puede realizarse en distintos formatos: desde formularios impresos en papel que el departamento de administración maneja y entrega al responsable de gestionar los recursos humanos y, este, al técnico asignado, hasta órdenes completamente digitalizadas. Pero, si lo que se busca es eficiencia, ahorro de tiempos, de costes y minimizar los errores humanos sin duda, la mejor opción es la digitalización.
Dejar atrás el papel y optar por un software para la gestión de la orden de servicio, como el que ofrece Praxedo, tiene numerosas ventajas:
- Ahorro de papel: todas las órdenes son virtuales, sin necesidad de imprimir formularios.
- Ahorro de tiempo: se deja atrás la necesidad de intercambiar, presencialmente, documentos físicos, por lo que el técnico no necesita acudir a la oficina para conseguir la orden, agilizándose así la visita al cliente.
- Disminución de los errores humanos: perder una orden de servicio, no entregarla a tiempo o con un error que no se puede solventar en el acto puede derivar en malentendidos con los técnicos y, por tanto, con los clientes.
- Actualización de las necesidades en tiempo real: en ocasiones, un cliente contrata un determinado servicio pero, a continuación, puede ampliar sus requerimientos o modificar datos importantes para la resolución de una incidencia. Contar con una orden de servicio digital permite modificar las condiciones de la orden en tiempo real.
- Mejora de la gestión global: si se cuenta con pocos clientes y pocos proyectos puede ser viable realizar la gestión de la orden de servicio de forma manual o con una simple hoja de cálculo. Pero cuando el trabajo aumenta, tratar de gestionar de este modo artesanal el trabajo de múltiples técnicos para numerosos clientes puede ser un auténtico reto que termine en un inevitable caos.
- Mejora de la gestión del equipo humano: cada técnico tiene asignadas varias tareas o servicios a clientes. Contar con una adecuada gestión de la orden de servicio ayuda a optimizar el trabajo de los técnicos, de las tareas que se les asigna y de la correcta ejecución de cada asistencia a un servicio de mantenimiento o la resolución de una emergencia, lo que redundará en una mejor eficiencia y productividad del negocio.
- Mejor servicio al cliente: el objetivo final de cualquier empresa de servicio técnico es hacer que su negocio sea rentable. Y esto solo es posible si los clientes están satisfechos. Un buen servicio, ágil, en tiempo y sin errores es sinónimo de calidad, que redundará en una clientela fiel.
La adecuada gestión empresarial conlleva numerosos factores y elementos a tener en cuenta. Pero, para las empresas dedicadas a ofrecer servicio técnico, una adecuada gestión de la orden de servicio es básica para poder desarrollar su negocio de una forma adecuada y, en última instancia cumplir con sus objetivos empresariales tanto en lo que respecta a la productividad empresarial como a la consecución de tareas que deriven en una cartera de clientes satisfechos.
