Gestión de órdenes de trabajo: Papel vs. Software

La gestión de órdenes de trabajo es la columna vertebral de cualquier empresa que realiza operaciones de campo. Ya sean servicios de instalación, mantenimiento o asistencia técnica, las OT (órdenes de trabajo) son la herramienta más importante para organizar las tareas diarias con efectividad. 

Y es que un sistema de gestión mediante órdenes de trabajo permite administrar las solicitudes de los clientes, planificar a los técnicos y supervisar el progreso de cada tarea. El objetivo es asegurarse de que todas las solicitudes se completen a tiempo y de manera oportuna, para que los clientes reciban el nivel de servicio adecuado.

Tradicionalmente, los equipos de mantenimiento han confiado en las órdenes de trabajo en papel para la asignación de tareas. Y es que son fáciles de crear a mano, pero gestionar OTs en papel requiere mucho trabajo y a menudo provoca más problemas de los que resuelve.

Por eso los nuevos softwares para gestión de órdenes de trabajo están alcanzando gran popularidad. Permiten automatizar la gestión de OTs, optimizando los procesos administrativos y ahorrando tiempo y esfuerzo.

Siga leyendo para descubrir qué son las órdenes de trabajo, las ventajas de decir adiós al papel y todo lo que tiene que saber para automatizar sus operaciones de campo.

¿Qué son las órdenes de trabajo?

Las órdenes de trabajo son documentos escritos que detallan las especificaciones de un servicio técnico a realizar (instalaciones, mantenimientos, reparaciones, etc.). 

Ayudan a todos (desde los responsables de mantenimiento hasta los técnicos de campo) a organizar, asignar, priorizar, seguir y documentar las tareas clave. Cuando se hacen bien, las órdenes de trabajo permiten registrar información, compartirla y aprovecharla para realizar el trabajo de la forma más eficiente posible.

Para ser eficaces, deben contener toda la información necesaria para que el técnico de campo realice su trabajo sin errores: 

• Ofrecer una explicación del servicio a efectuar.
• Datos del cliente, instalaciones a las que acudir y fecha asignada.
• Programar las piezas y herramientas necesarias para el trabajo.
• Proporcionar instrucciones detalladas sobre la tarea a realizar.

Además de permitirle documentar el trabajo realizado: 

• Descripción de las tareas ejecutadas.
• Fotografía antes/después.
• Tiempo invertido.
• Piezas utilizadas.
• Observaciones e incidencias.
• Firma del cliente validando el servicio.

Tipos de órdenes de trabajo SAT

La verdad es que existen tantas clases de órdenes de trabajo como empresas de servicios de asistencia técnica. Los diferentes sectores (telecomunicaciones, talleres, empresas de mantenimiento, facility managment, saneamiento,  sistemas de vigilancia, etc) personalizan sus OTs para que se adapten como anillo al dedo a sus necesidades.

Pero en general, podemos hablar de tres tipos de órdenes de trabajo: 

Órdenes de trabajo de instalación

Desde dotar a un hogar de fibra óptica a instalar un sistema de refrigeración en unas oficinas, la función de estas OTs es gestionar tareas de puesta a punto, supiendo el primer contacto de la empresa SAT con el cliente final.

Órdenes de trabajo correctivas

Aquellas OTS para gestionar averías no planificadas que deben repararse lo antes posible. Pueden ser más o menos urgentes en función de la gravedad del problema, pero en general, son las OTs más temidas por los planificadores técnicos, ya que obligan a reorganizar las agendas.

Órdenes de trabajo preventivas

Porque más vale prevenir que curar, estas OTs se emplean para programar visitas de revisión, limpieza y puesta a punto. El objetivo es evitar averías, y cumplen tan bien su función, que cada vez más empresas contratan planes de mantenimiento preventivos para su total tranquilidad. 

Gestión de órdenes de trabajo en papel

Muchas empresas siguen gestionando sus órdenes de trabajo de forma manual y en papel. Y el motivo no es otro que “así se ha hecho siempre”.

Estas son las fases habituales de un sistema de gestión sin automatizar:

• Diseñar, imprimir y almacenar órdenes de trabajo en hojas de papel autocopiativas.
• Repartir las copias periódicamente entre sus técnicos de campo.
• Recibir las peticiones de órdenes de trabajo mediante llamadas de teléfono o emails de los clientes.
• Planificar las agendas de los técnicos en enormes ficheros Excel.
• Enviar semanalmente por email las órdenes de trabajo preventivas y de instalación asignadas a cada técnico.
• Asignar las OTs urgentes realizando llamadas de teléfono a los técnicos de campo.
• Esperar a que los técnicos vuelvan a pasar por las oficinas para entregar las Órdenes de Trabajo cumplimentadas.
• Transcribir las OTs en papel al sistema ERP de la empresa para que los trabajos queden registrados y puedan facturarse.

¿Suena agotador, verdad? Y es que este sistema gestión ha resultado efectivo durante veinte años, pero trabajar entre montañas de papel, picar datos a mano y perder días enteros en tareas sencillas, ya no es una opción. 

Por eso en la era poscovid, una empresa que quiera ser rentable necesita digitalizarse. Y en el caso de la gestión de intervenciones, la solución más inteligente es comenzar por las órdenes de trabajo.

Gestión de órdenes de trabajo mediante software 

Un software de gestión de partes de trabajo como Praxedo permite digitalizar todo el flujo de servicios:

• El equipo de oficinas recibe la petición de una nueva OT mediante la llamada o el email de un cliente.
• La registra en el programa.
• La inteligencia artificial del software asigna esa nueva orden de trabajo al técnico ideal en función de sus competencias, carga de trabajo y distancia.
• Se envía una notificación automática al smartphone del técnico asignado.
• Que incluye toda la información asociada para realizar esa tarea: dirección, contacto, horarios, descripción del trabajo, checklist de tareas a completar, etc.
• El técnico finaliza su trabajo y lo documenta en la app de su smartphone.
• El cliente firma la orden de trabajo digital en ese momento sobre la pantalla del terminal del técnico.
• El departamento de finanzas recibe un email automático informando de que ya puede emitir la factura al cliente.

Adiós papel, adiós cuadrar agendas, adiós emails, adiós días perdidos y adiós acumulaciones de trabajo. Gracias a la tecnología, la gestión de órdenes de servicio se automatiza y un montón de tareas administrativas simplemente… desaparecen.

Beneficios de la gestión de órdenes de trabajo mediante software

Las ventajas de implantar un software de gestión de órdenes de trabajo en su organización son numerosas. Estas son algunas de las más importantes: 

1. Generación automática de órdenes de trabajo para mantenimientos preventivos.
2. Planificación inteligente de las agendas de los técnicos.
3. Ahorra desplazamientos innecesarios.
4. Ahorra costes en papel y ayuda a proteger el planeta.
5. Mejora la comunicación interna entre departamentos.
6. Asignación de OTs urgentes en segundos.
7. Accesibilidad desde smartphones, PDAs o tablets, con la opción de utilización offline en caso de falta de cobertura.
8. Trazabilidad perfecta de cada orden de trabajo.
9. Ahorra hasta un 70% de tareas administrativas manuales.
10. Estandarización del flujo de trabajo.
11. Almacenamiento digital del historial de intervenciones a prueba de pérdidas.
12. Gestión documental integrada: permite agregar fotos y otros archivos adjuntos al informe final.
13. Personalización de los formularios para adecuarse a cada sector.
14. Validez legal en caso de litigio.
15. Aumenta la tasa de resolución de incidencias en la primera intervención.
16. Seguridad de los datos.
17. Proporciona informes inteligentes de rendimiento que facilitan la toma de decisiones basadas en datos.
18. Mejora la distribución de carga de trabajo entre los diferentes técnicos.
19. Maximiza la carga de asistencias por técnico, mejorando la rentabilidad de la empresa.
20. Mejora de la satisfacción del cliente a través de una buena calidad de servicio y rapidez en las comunicaciones.
21. Acelera el plazo de facturación de los servicios, desencadenar el proceso de pago en menos de 24 horas.

Conclusión: Digitalizar es ahorrar

Digitalizar la gestión de órdenes de trabajo es el secreto del éxito de las empresas de servicios de campo más rentables… y felices.

Porque al final, el objetivo de la tecnología es conseguir que el trabajo resulte más fácil, los empleados sean más eficaces y los clientes se sientan 100% satisfechos.

Por todo ello, el software de gestión de órdenes de trabajo de Praxedo es la herramienta digital que su negocio estaba esperando.