Planificación de órdenes de trabajo: mayor productividad, eficiencia y motivación de los empleados

La gestión del tiempo es una de las mayores preocupaciones de los responsables de organizar equipos de trabajo. No es posible aumentar el tiempo, las horas de un día o de alargarlas, pero sí es posible que los técnicos puedan realizar más actividades en un espacio de horario limitado gracias a la planificación de las órdenes de trabajo.

La productividad en España, según un estudio, se sitúa por debajo del 60 %. A dicha productividad afectan elementos como la tecnología, la organización en general de una compañía, la calidad de los procesos o la forma de gestionar los RRHH. Cuando hablamos de servicio técnico, el tiempo de trabajo está marcado no solo por los horarios de los empleados, sino también por las horquillas de atención al cliente al ofrecer los servicios. Por ello, si se maneja el tiempo y la productividad de forma adecuada, se podrá conseguir terminar las tareas para dar por finalizado un proyecto en el margen establecido o que el cliente espera.

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Organización en el ámbito laboral. ¿Por qué es importante?

La productividad es una de las piedras angulares de cualquier negocio. Organizar el trabajo lleva a diversas mejoras que llevan a aumentar dicha productividad y ganar en eficiencia.

• Marcar rutinas: los empleados saben qué han de hacer cada día, tienen una base de certidumbre. Es cierto que siempre surgirán posibles cambios, pero conocen, en un alto porcentaje, a qué atenerse. Por ello, tienen que dedicar menos tiempo a averiguar cuáles son sus próximos pasos o tareas, lo cual redunda en una mayor eficiencia. Además, tener organizadas las tareas simples crea pautas de trabajo sencillas que todos los empleados pueden realizar de forma continua, lo que disminuye su estrés.
• Ayudar a priorizar proyectos y tareas: saber qué es lo importante en cada momento ayuda al equipo técnico a gestionar su tiempo, organizar sus jornadas, dando la posibilidad de adelantar aquellas tareas que sean más urgentes. Además, existen determinadas acciones que han de realizarse en un orden o secuencia específica. Si están planeadas, se puede establecer un orden prioritario, sin dejar lugar a la improvisación que pueda derivar en posibles fallos.
• Anticipar problemas y necesidades futuras y potenciales de los clientes: la organización nos deja tiempo libre para poder ser más sensibles a determinados estímulos, como detectar la preocupación de un cliente.
• Evitar errores humanos: contar con organización de las tareas e instrucciones precisas sobre cómo llevar a cabo cada una ayuda a ser más preciso, con lo cual se evitan numerosos errores. 
• Ser más ambicioso con los objetivos del negocio: si no se pierde tiempo en reorganizar equipos de forma innecesaria, los responsables de gestionar a los equipos pueden enfocarse en ampliar sus miras de negocio. A su vez, los técnicos pueden dedicarse a ampliar sus funciones, por ejemplo, a enfocarse en ciertas labores comerciales.
• Organizar de forma anticipada: si los flujos de trabajo están predeterminados y cada técnico sabe qué tiene que hacer, los gestores pueden planear las rutas de los técnicos y las asignaciones del personal más adecuado a las tareas en las que mejor rendimiento mostrarán.

Planificación de órdenes de trabajo en el servicio técnico

Sin una organización de las actividades de servicio técnico podemos encontrar una situación caótica, en la cual cada profesional trata de abarcar lo que puede, apagar fuegos de forma incontrolada, tratando de resolver incidencias mientras realizan sus tareas habituales. Este escenario es fruto de la desorganización en la gestión, algo que puede solucionar una adecuada planificación de las órdenes de trabajo.

Comprender la revisión a fondo del tipo de trabajo a realizar, para asegurarse de que, antes de enviar a un técnico a un destino, este es el profesional adecuado y contará con las herramientas y repuestos imprescindibles para cumplir con su cometido. Después, hay que programar la cantidad de trabajo que, siendo realistas, puede ejecutarse y en qué días y tramos horarios tendrá lugar. Planear, por tanto, permite organizar adecuadamente a los equipos, distribuyendo las tareas entre los distintos profesionales, en función de sus capacidades, del tipo de trabajo a realizar o, incluso, de las rutas que deban realizar en una jornada. 

Aunque, a priori, parezca que esta organización es complicada de llevar a cabo, realmente no es así. Tan solo es necesario contar con herramientas que supongan una ayuda tecnológica, como el software para la gestión de servicios de campo que ofrece Praxedo, 

Si un técnico cuenta con órdenes de trabajo ordenadas, no perderá tiempo en trayectos innecesarios ni en buscar información para llevar a cabo su cometido. Sabrá perfectamente dónde acudir, a qué y con qué recursos (por ejemplo, repuestos). 

Planificar correctamente el trabajo ayuda a reducir costes y a aumentar la eficiencia. Los técnicos serán más productivos, cometerán menos errores y verán que su trabajo da como resultado la consecución de, por ejemplo, una reparación. Pero, es mucho más: no es cuestión tan solo de eficiencia sino, también, un elemento de motivación y valoración del empleado que percibe su trabajo como más cómodo y sencillo. 

Contar con una solución de este tipo ayuda a mejorar los resultados de la empresa, a controlar costes innecesarios (en los que se incurre si no hay una buena gestión) y, en última instancia, a aportar una mejor respuesta al cliente y, por tanto, mejorar su satisfacción con el servicio recibido (y su lealtad en el futuro). Una clientela satisfecha supone, por tanto, un impulso en el negocio de la empresa dedicada al servicio técnico.