Testimonio de SIA Service sobre Praxedo

Breve introducción de la empresa y su actividad

Fundada en 1981, SIA Service se unió al grupo SOPREMA en 2003.

La empresa se especializa en la instalación y el mantenimiento de equipos de seguridad contra incendios. Esto incluye equipos mecánicos de extracción de humo, unidades de iluminación de emergencia, carretes de mangueras contra incendios, así como dispositivos de extracción de humo natural, extintores, puertas cortafuegos y sistemas de detección de incendios, todos ellos con certificación APSAD (Un sello de calidad francés emitido por el CNPP que avala la competencia de las empresas y la fiabilidad de sus instalaciones en seguridad contra incendios y protección antirrobo).

SIA Service cuenta con 160 empleados , 8 sucursales y 4 oficinas satélite que cubren toda Francia (París, Burdeos, Arlés, Toulouse, Rennes, Rouen, Lille, Estrasburgo, Clermont-Ferrand, Lyon, Dijon y Sarralbe). Sus 90 técnicos realizan más de 10.000 intervenciones al año y pueden desplazarse a Bélgica y Luxemburgo.

Con una facturación de 23 millones de euros en 2022, la empresa experimentó un crecimiento del 24% en comparación con 2021. 

¿Cuáles eran vuestras necesidades?

Las limitaciones relacionadas con la actividad de SIA Service se refieren al trabajo en múltiples emplazamientos en todo el territorio francés, así como a el cumplimiento de la regulación según diferentes normas, en obras de construcción y a la prevención mediante análisis de riesgos.

Nuestros principales retos se refieren a las revisiones generales periódicas (VGP, por sus siglas en inglés), así como a las obligaciones relacionadas con el código laboral : intervenciones que deben realizarse en fechas concretas, entrega de partes de trabajo verificados, gestión de las horas de los técnicos, seguimiento de vehículos, capacidad de respuesta a las intervenciones por averías, etc.

¿Por qué elegisteis Praxedo?

Hace seis años, utilizábamos la planificación no digital, es decir, en forma de diagramas colgados en las paredes con los nombres de los técnicos y las intervenciones que debían realizar.

Los partes de trabajo se elaboraban en formato papel y se enviaban al asistente al final de cada semana, una vez que los técnicos regresaban.

Queríamos centralizar nuestra planificación para responder con mayor rapidez a las necesidades de mantenimiento a nivel nacional. Esta capacidad de respuesta también nos permite enviar informes de cumplimiento a nuestros clientes con mayor agilidad y recibir el pago por nuestros servicios. Además, queríamos simplificar la gestión de las hojas de horas de nuestros técnicos .

Por último, la digitalización de todo nuestro sistema forma parte del enfoque medioambiental definido en nuestra política de RSC.

Para satisfacer todas estas necesidades, nuestro grupo SOPREMA sugirió la solución Praxedo, y estamos muy satisfechos con ella. La integración previa entre Praxedo y nuestro software de facturación TIAMP reforzó esta elección.

¿Quién utiliza Praxedo y con qué finalidad?

Utilizar Praxedo para apoyar la gestión diaria de las intervenciones.

Todo nuestro personal administrativo utiliza la plataforma web  Praxedo :

• Responsables de obra: cualificar, preplanificar y planificar las diversas intervenciones (obras, mantenimiento, mantenimiento correctivo y resolución de problemas).
• Los asistentes: para extraer informes.
• Jefes de equipo: para supervisar la actividad de sus empleados y ver los indicadores de carga de trabajo, los proyectos que deben reprogramarse o que están sujetos a nuevas cotizaciones.

Todos nuestros técnicos utilizan la aplicación móvil Praxedo para:

• Acceda al historial de intervenciones,
• Declarar sus horas de trabajo,
• Complete los formularios requeridos relacionados con nuestras profesiones,
• Validar el PPSPS o el plan de prevención antes de la intervención.
• Mida la satisfacción del cliente mediante un cuestionario que ellos mismos completan.

Además, Praxedo se integra con nuestro software de facturación TIAMP, así como con nuestro software de seguimiento de vehículos y nóminas. Esta solución nos permite gestionar de forma centralizada a todos los técnicos y todo el ciclo de servicio.

Una solución adaptada a la gestión de los requisitos normativos y de campo específicos de la actividad.

Para satisfacer nuestras necesidades y requisitos comerciales específicos, creamos cuatro formularios diferentes dentro de la solución Praxedo. Cada uno corresponde a una actividad particular: mantenimiento correctivo, intervenciones para la resolución de problemas o tareas sencillas.

Además, al llegar a una llamada de servicio, los técnicos tienen obligaciones en cuanto al análisis de riesgos . Deben completar un formulario con una lista de verificación, tablas y campos escritos, y adjuntar fotografías a sus informes para garantizar el cumplimiento de las normas y la seguridad de las instalaciones y los equipos. Si no se cumplen estas condiciones, no se puede proceder con la llamada de servicio.

Para que puedan llevar a cabo sus intervenciones en las mejores condiciones para el éxito , incluimos con la asignación documentos como planes de prevención, en particular para trabajos en altura.

Seguimiento posterior a la intervención: desde el cierre hasta la facturación.

Al redactar el parte de trabajo, los técnicos adjuntan fotos directamente en Praxedo. Posteriormente, el informe se exporta para su revisión y validación interna por parte de nuestro personal administrativo antes de enviarlo a los clientes. A partir de este punto, existen tres posibles acciones de seguimiento: el servicio se considera finalizado y se emite una factura; no se ha finalizado y se programa una nueva visita; o se requiere un nuevo presupuesto.

Por su parte, el cliente firma electrónicamente los distintos informes, pruebas y autoevaluaciones, así como el formulario de satisfacción que se le envía sistemáticamente al final de cada intervención.

¿Cuáles son los principales beneficios que ha aportado Praxedo?

Beneficios cualitativos en todos los niveles

En términos de beneficios cualitativos, Praxedo mejora nuestra capacidad de respuesta en lo que respecta a la gestión de las solicitudes, la planificación de las mismas, la transmisión de partes de trabajo, presupuestos y facturas.

Además, la solución nos permite garantizar la trazabilidad completa de nuestras intervenciones mediante el seguimiento de nuestras pruebas y autocomprobaciones, el estado de nuestra flota que debemos mantener y la satisfacción de nuestros clientes .

También podemos responder con mayor rigor a los requisitos de análisis de riesgos y hemos mejorado nuestra comunicación interna . Los datos recopilados en Praxedo sirven, entre otras cosas, para respaldar nuestras reuniones semanales y para monitorear la rentabilidad.

Ahorrando tiempo y dinero, y reduciendo el impacto ambiental.

Desde que implementamos Praxedo, nuestro tiempo de facturación se ha reducido de 29 días a un promedio de 12 días gracias a la extracción instantánea del informe de servicio completo. Esta extracción incluye una representación visual de los presupuestos a preparar, lo que nos permite ser más ágiles y brindar rápidamente toda la información necesaria al cliente.

Además, gracias a la optimización de rutas y agendas (hasta 5 intervenciones diarias), hemos reducido nuestro kilometraje total en 40.000 km en un año. El impacto en términos de costes (equivalente a 40.000 € netos), impacto medioambiental y también en la seguridad vial de nuestros técnicos es significativo. 

¿Cómo visualizas el futuro de su colaboración con Praxedo?

SIA Service está experimentando un fuerte crecimiento, lo que conllevará un aumento en el número de licencias que se emitirán en el futuro.

Comprender la sinergia entre Praxedo y Ocean (la aplicación de conducción ecológica de Praxedo) representaría una evolución importante en el uso de la solución para gestionar las horas de nuestros técnicos y optimizar nuestras rutas. Todo ello con el objetivo de reducir el consumo de combustible y mejorar la calidad de vida laboral.

Si tuvieras que resumir Praxedo en dos palabras clave, ¿cuáles serían?

CAPACIDAD DE RESPUESTA

Gestionamos mejor a nivel nacional nuestra planificación y cumplimiento de normativa. Además, podemos enviar nuestros informes a nuestros clientes en un plazo de 2 días o asignar reparaciones de emergencia a nuestros técnicos de forma más eficiente según las necesidades, gracias a la geolocalización y la cartografía avanzada . 

GESTIÓN

Hoy en día, el uso de la búsqueda avanzada y los indicadores del panel de control nos permiten comprender, anticipar y optimizar todos nuestros servicios. Contamos con una visión integral de todas nuestras agencias y empleados (tiempos de respuesta, retrasos en la programación, resumen de producción y facturación, satisfacción del cliente y seguimiento del análisis de riesgos). Se trata de una verdadera herramienta de gestión que se integra a la perfección con los requisitos y obligaciones de nuestra certificación profesional APSAD.