Cómo crear modelos de parte de trabajo impecables en pocos clics

Los modelos de parte de trabajo son mucho más que un simple papel para las empresas de servicio técnico.  Cada empresa, tipo de servicio y equipo requieren recopilar información distinta, lo que ha sido un reto histórico para el sector. 

Antes, cuando todo se hacía en papel, los técnicos solían ir cargados de partes preimpresos para cubrir cada posibilidad: instalaciones, revisiones, reparaciones… y por supuesto, el coste de imprimir, actualizar y clasificar esos documentos era un quebradero de cabeza constante.

Hoy, las nuevas tecnologías han cambiado el juego. Los software FSM permiten a las empresas SAT crear y personalizar tantos modelos de partes como necesiten, sin costes extra y de forma tan sencilla que realmente… es pan comido. 

No exageramos. Siga leyendo para descubrir cómo crear modelos de partes de trabajo impecables en pocos clics, gracias a las nuevas tecnologías.

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¿Qué son los modelos de partes de trabajo?

Los modelos de partes de trabajo son formularios compuestos por diversos campos que el técnico debe completar reflejando los detalles concretos del trabajo realizado.

Desde lo que se hizo, cuándo y por qué, hasta el número de serie del equipo asistido o las referencias de las piezas reemplazadas.

Estos modelos de partes de trabajo funcionan como punto de encuentro entre: 

• El técnico, que documenta los detalles del servicio realizado.
• El cliente, que lo valida mediante su firma, confirmando el trabajo.
• El equipo de administración, quien utiliza esta información para facturar sin errores.

De esta forma, los partes de trabajo garantizan que todos estén en la misma página, respaldando la transparencia del servicio y evitando malentendidos a lo largo del proceso.

Datos obligatorios que debe incluir un buen parte de trabajo

Para que un modelo de parte de trabajo sea verdaderamente eficaz, debe recopilar todos los datos relevantes de forma clara y organizada. ¿Cuáles son? Vamos a verlo con un ejemplo:

1. Información del cliente

• Nombre del cliente (particular o empresa).
• Ubicación donde se realiza el trabajo.
• Persona de contacto para consultas o confirmaciones.

2. Descripción del servicio

• Tipo de servicio realizado: instalación, reparación, revisión, mantenimiento preventivo, etc.
• Fecha y hora de inicio/finalización del trabajo.
• Breve explicación del motivo inicial de la asistencia.

3. Datos del equipo o sistema

• Descripción del equipo intervenido, incluyendo marca, modelo y tecnología.
• Número de serie del equipo.
• Ubicación precisa del equipo.
• Estado de la garantía y condiciones en caso de estar vigente.
• Última asistencia previa.
• Valores registrados importantes para el servicio: temperatura, contadores, presión, etc.

4. Materiales utilizados

• Detalle de las piezas, repuestos o consumibles utilizados durante la asistencia.
• Cantidad y referencia de cada uno, para facturación y control de inventario.

5. Tareas realizadas 

• Listado detallado de los trabajos, que puede incluir, por ejemplo:  limpieza de filtros, revisión de conexiones o calibración de equipos.
• Fotos y/o vídeos del antes y después que respalden la calidad del trabajo. 
• Resultado de la asistencia y estado en que se deja el equipo tras el servicio.

6. Firma del cliente

• Validación del técnico que realizó el servicio, garantizando que ha cumplido con el protocolo.
• Firma del cliente que valida su “ok” al trabajo. 

7. Extras

• Recomendaciones futuras para el cliente sobre el mantenimiento preventivo o acciones para evitar problemas recurrentes.
• Recordatorio de la fecha del próximo mantenimiento, si corresponde.
• Notas adicionales del técnico para el equipo de oficina.

Los problemas de usar modelos de partes de trabajo en papel

Crear modelos de partes de trabajo siempre ha sido un proceso complicado, especialmente cuando se usan formatos tradicionales en papel. Con tantas variables y campos específicos, determinar cuántos modelos diferentes puede llegar a necesitar una empresa SAT es… casi imposible de prever.

En la práctica, es habitual que los técnicos se queden sin el modelo de parte que necesitan en el momento crítico. Además, este método tradicional requiere que los técnicos vuelvan a la oficina para entregar y recoger partes de trabajo, donde el equipo administrativo debe transcribir manualmente toda la información, enfrentándose habitualmente a campos incompletos, letras ilegibles y documentos dañados. 

¿El resultado? Ciclo de facturación dilatado, gran riesgo de errores y posibles malentendidos con los clientes. 

El problema es exponencial, ya que a medida que la empresa crece y las tecnologías avanzan, aumenta la necesidad de personalización de los partes. Y si se utiliza papel, los cambios en los modelos de parte dependen de diseñadores gráficos e imprentas, con el coste adicional de impresión. 

Pero optar por la digitalización de los partes de trabajo con una App de partes de trabajo puede ser igualmente desafiante: el departamento técnico de la empresa, o incluso programadores externos, deben realizar los ajustes necesarios, y modificar algo tan simple como un campo específico puede conllevar costes extra y demoras.

Cómo crear modelos de partes de trabajo digitales con Praxedo

Los nuevos software de gestión de servicios en campo (FSM) como Praxedo están repletos de funcionalidades que simplifican el trabajo diario de las empresas SAT. Entre ellas destaca la capacidad de crear modelos de formularios personalizados, sin necesidad de complicaciones técnicas ni conocimientos avanzados.

Vamos a ver cómo.

Con Praxedo, cualquier miembro del equipo puede crear modelos de partes de trabajo en cuestión de minutos, gracias a una interfaz intuitiva de “arrastrar y soltar”. Desde el software, se pueden añadir campos específicos como listas desplegables con opciones predefinidas, casillas de verificación para tareas completadas, campos de texto libre y geolocalización del servicio. Además, es posible incorporar multimedia: fotos, vídeos y espacios para recoger la firma digital del cliente. 

Una de las grandes ventajas es que las secciones aparecen dinámicamente en función de los datos ya completados. Gracias a controles de script automáticos, Praxedo detecta cualquier error en tiempo real para. Por ejemplo, si el técnico omite el número de serie o a la numeración le falta un dígito, el programa emite una alerta y bloquea el formulario hasta que los datos se corrijan, garantizando la integridad de los datos recogidos.

Además, Praxedo se integra perfectamente con el ecosistema digital del negocio, conectándose a ERP, sensores de equipos y software de gestión de stock para compartir datos en tiempo real. Los modelos de partes de trabajo quedan almacenados en la app móvil de los técnicos, quienes pueden completarlos y enviarlos desde su smartphone con unos pocos clics.

De esta manera, crear modelos de partes de trabajo es rápido y fácil, actualizarlos añadiendo campos es cuestión de minutos y la calidad de la información recogida está asegurada.  Todo esto sin sobrecostes ni complicaciones técnicas.

Pero la magia continua. Y es que una vez que el cliente valida el parte con su firma, Praxedo envía automáticamente dos correos electrónicos: uno al propio cliente con una copia digital del parte validado, y otro al departamento de backoffice de la empresa SAT. De esta manera, administración puede iniciar ipso facto el ciclo de facturación. 

¿Los resultados? Clientes más satisfechos con una confirmación rápida del servicio, cobros de factura más rápidos, y menos trabajo administrativo para todos. 

Contacta con nuestro equipo y descubra en una demo gratuita cómo crear modelos de partes de trabajo ahora es pan comido para las empresas SAT.