Partes de Trabajo Online en Field Services: ¿Cómo funcionan?

Los partes de trabajo son como la piedra rosetta de la comunicación en el sector de Field Services. Estos documentos son la clave que conecta al personal de oficina, los técnicos de campo y los clientes, asegurando que todos estén en la misma página.

En el pasado, estos partes de trabajo eran hojas de papel que viajaban de mano en mano: los técnicos los recibían, los completaban, los firmaban junto con el cliente, entregaban una copia y devolvían otra a la oficina para su procesamiento. Este método, aunque funcional en su momento, hoy parece tan anticuado como los jeroglíficos en un mundo digital.

Y es que la llegada de internet lo ha transformado todo, y en el sector de los servicios de campo lo ha hecho muy especialmente con la llegada de los partes de trabajo online. Esta innovación no solo permite ahorrar mucho tiempo y dinero, sino que también abre un abanico de nuevas posibilidades en la gestión de servicios, permitiendo trabajar de forma mucho más eficiente.

En este post, vamos a sumergirnos en cómo los partes de trabajo online están redefiniendo el sector de Field Services. 

Si está buscando cómo mejorar la productividad de su empresa, mientras fortalece la comunicación entre su equipo de campo y la oficina, continúe leyendo para descubrir por qué los partes de trabajo online son la respuesta.

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¿Qué son los partes de trabajo online?

Los partes de trabajo online son documentos digitales esenciales en el sector de los servicios de campo, diseñados para registrar de manera detallada el trabajo realizado por los técnicos. Estos documentos varían según el tipo de servicio prestado, como instalaciones, reparaciones o revisiones, y también pueden diferir según el equipo o sistema sobre el que se actúa.

El contenido de un parte de trabajo online es variable, pero suele incluir:

• Descripción de la tarea realizada: Detalles específicos del trabajo efectuado.
• Tiempo dedicado: Registro del tiempo invertido en la tarea.
• Piezas y materiales utilizados: Listado de todos los elementos empleados durante el servicio.
• Observaciones: Comentarios adicionales, aclaraciones o recomendaciones del técnico.
• Documentación visual: Fotografías, esquemas o imágenes que evidencian y complementan la descripción del trabajo.

¿Para qué sirven los partes de trabajo online?

Los partes de trabajo tienen una doble función. Por un lado, permiten al cliente verificar y aprobar el trabajo realizado mediante su firma, lo cual es una condición sine qua non para la facturación del servicio. 

Por otro lado, sirven como un registro detallado y control interno del trabajo efectuado por la empresa, alimentando la base de datos sobre el historial de servicios al cliente.

Una vez completados, estos partes se integran en el sistema de gestión empresarial (ERP) de la compañía. Esta integración asegura que toda la información relevante sobre los servicios prestados a los clientes se mantenga actualizada y accesible, facilitando así un seguimiento y gestión administrativa perfecta.

¿En qué se diferencian los partes de trabajo online de los tradicionales en papel?

Cuando hablamos de partes de trabajo online versus en papel, el “qué” y el “para qué” son exactamente los mismos. Lo que varía es el “cómo”. 

Y es que a diferencia de los partes en papel, que requieren un proceso físico de distribución, cumplimentación y retorno, los partes online se manejan en tiempo real y están alojados en la nube, accesibles a través de herramientas SaaS.

Este enfoque online significa que la gestión de los partes es instantánea, simplificada y completamente digital. Se crean online desde un ordenador, los técnicos los completan a través de formularios en sus dispositivos móviles, y los clientes los firman digitalmente en el acto.

El resultado es fácil de imaginar: ahorran muchísimo tiempo y evitan muchísimos errores. Pero existen muchas más ventajas.

Beneficios de los partes de trabajo online en las empresas de servicios de campo

La evolución de los partes de trabajo al formato digital es tan impactante como lo fue el cambio del fax al email, de las guías de carreteras impresas a Google Maps, o de la calculadora a los avanzados programas de hojas de cálculo.

La digitalización de los partes de trabajo a través de herramientas como Praxedo ha supuesto un salto cuántico en el sector de Field Services, con ventajas tan numerosas como poderosas: 

• Ahorro económico: La digitalización reduce drásticamente la necesidad de imprimir miles de partes de trabajo cada año, lo que se traduce en un ahorro considerable en costes de impresión y suministros.
• Ahorro de tiempo: Los técnicos ya no necesitan desplazarse a la oficina para recoger o entregar partes de trabajo. Todo se gestiona digitalmente, lo que ahorra horas valiosas que pueden dedicarse a tareas más productivas.
• Ahorro de espacio físico: Olvídese de los montones de papeles y archivadores ocupando espacio en la oficina. Con los partes de trabajo online, todo se almacena de forma segura y accesible en la nube.
• Accesibilidad mejorada: Con herramientas como Praxedo, el personal puede acceder a los partes de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento, incluso sin conexión a internet.
• Eliminación de tareas manuales: Tareas como transcribir partes al ERP, enviar correos electrónicos y archivar documentos se automatizan, liberando al personal de cargas administrativas repetitivas y propensas a errores.
• Aceleración del proceso de facturación: La firma digital in situ y el envío automático de los partes a administración agilizan el proceso de facturación, reduciendo el ciclo de cobro.
• Reducción de errores: La automatización y el uso de plantillas predefinidas minimizan los errores humanos, aumentando la precisión en la documentación y la facturación.
• Mejora en la satisfacción del cliente: La eficiencia y precisión de los partes online elevan la experiencia del cliente en Field Service, gracias a la transparencia y rapidez en la gestión y confirmación de los servicios.
• Análisis y reportes detallados: Los datos digitales permiten generar informes y análisis de rendimiento, facilitando la identificación de áreas de mejora y la optimización de operaciones.
• Integración con sistemas empresariales: Software como Praxedo se integran sin problemas con sistemas como ERP y CRM, proporcionando una gestión más fluida y una visión integral de las operaciones.
• Sostenibilidad: La reducción en el uso de papel no solo ahorra costes, sino que también apoya las iniciativas de sostenibilidad y reduce la huella de carbono de la empresa.

En conjunto, estas ventajas hacen de los partes de trabajo online una herramienta indispensable para mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar la satisfacción del cliente en el sector de Field Services.

Los resultados de implantar partes de trabajo online en Field Services: un ejemplo práctico

Entender las ventajas de un software de partes de trabajo online como Praxedo es sencillo en teoría, pero ¿cómo se materializan estos beneficios en la práctica? Para ilustrarlo, veamos un caso de éxito concreto.

Tomemos el ejemplo de Mako, una empresa de fontanería con 10 técnicos que generan aproximadamente 3,000 partes de trabajo online al año. Desde que implementaron Praxedo, han experimentado un aumento del 20% en la productividad administrativa. Este salto se ha notado especialmente en la edición y procesamiento de partes de trabajo, alcanzando casi una eficiencia en tiempo real. Además, la trazabilidad y fiabilidad de los documentos han mejorado exponencialmente.

Pero eso no es todo. Mako también ha acelerado su ciclo de facturación, obteniendo un día adicional de flujo de efectivo cada mes, un beneficio crucial para cualquier PYME.

Este es solo uno de los muchos casos de éxito que podríamos compartir, pero creemos que la mejor manera de comprender el impacto de Praxedo es experimentándolo personalmente. Por eso le invitamos a contactar con uno de nuestros especialistas, para descubrir todo lo que el software de partes de trabajo online de Praxedo puede hacer por su negocio.

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