Reducir Tiempo de Inactividad en Field Services [Guía]

Si una empresa de servicios de campo se encontrara con el genio de la lámpara, seguro que uno de los tres deseos que le pediría es reducir el tiempo de inactividad (o “Downtime”) en las instalaciones de sus clientes.

Y es que el downtime se refiere al período durante el que un equipo o sistema del cliente deja de funcionar, provocando importantes pérdidas de productividad e ingresos.

Para entender su impacto sobre el negocio, lo mejor es acudir a los datos. Se estima que los downtime causan unas pérdidas de productividad de entre el 5 % y el 20 % en la industria manufacturera. En términos financieros, los estudios indican que el 98% de las empresas reportan que una hora de inactividad les provoca pérdidas superiores a los $100.000.

¿La consecuencia? Cuando un cliente solicita ayuda por un downtime crítico, la empresa de Field Services que le brinda asistencia, no debe correr. Debe VOLAR.

Cada minuto cuenta y aquí es donde se define su relación con el cliente. 

Por eso, en este artículo vamos a explicar algunas de las mejores estrategias para reducir el tiempo de inactividad en empresas de servicios campo.  

Guía Práctica para elaborar un plan infalible de mantenimiento preventivo

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¿Qué es el tiempo de inactividad / Downtime en servicios de campo?

El tiempo de inactividad o “downtime” se refiere al período durante el que una máquina, equipo o sistema detiene su funcionamiento impidiendo que el trabajo siga su curso.

Existen dos tipos de tiempo de inactividad: planificado y no planificado. El downtime planificado es aquel que está controlado y se asocia con mantenimientos regulares. 

En este artículo, sin embargo, nos centraremos en el downtime no planificado, ya que es el verdadero talón de Aquiles de cualquier empresa de servicios de campo.

Surge sin aviso, cuando un cliente llama informando de que una avería crítica les tiene parados: 

• Una envasadora que se avería inesperadamente y detiene toda una línea de producción, causando pérdidas millonarias. 
• Una grúa averiada, que paraliza el avance de una obra. 
• Un sistema de alarma que falla, dejando un edificio sin cámaras de seguridad.
• Una antena de telecomunicaciones alcanzada por un rayo, que deja a un barrio entero sin servicio.

Estos ejemplos ilustran cómo el tiempo de inactividad no es solo un inconveniente; es una emergencia que requiere una respuesta rapidísima y ultraeficaz de la empresa de servicios de campo.

¿Por qué es importante reducir el tiempo de inactividad?

Para una empresa de servicios de campo, enfrentar un downtime crítico es un momento decisivo en la relación con el cliente. Es la oportunidad de fidelizarlo para siempre o perderle. 

Cumplir con los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) es imprescindible, ya que cualquier incumplimiento puede conllevar indemnizaciones. Pero más allá de los plazos legales; reducir el tiempo de inactividad es el factor clave para conservar los clientes y el prestigio en un sector tan competitivo como los servicios de campo.

Estrategias efectivas para reducir el tiempo de inactividad

Reducir el tiempo de inactividad requiere un enfoque multifacético, combinando buenas habilidades técnicas, tecnología avanzada y una planificación inteligente. 

A continuación vamos a presentar las estrategias más efectivas para minimizar el downtime y como herramientas FSM como Praxedo ayudan a conseguirlo. 

Implementar un plan de mantenimiento preventivo 

Revisar equipos, actualizar consumibles y monitorear parámetros clave. En esencia, más mantenimiento planificado significa menos downtime no planificado. Esta estrategia no solo evita fallos inesperados, sino que también extiende la vida útil de los equipos. 

Con Praxedo, la gestión de estos planes se simplifica enormemente, permitiendo programar todas las revisiones futuras con una periodicidad fija, asegurando así que ningún mantenimiento regular se pase por alto.

Enviar al técnico más adecuado

Una reparación rápida comienza por asignar al técnico más adecuado para el trabajo en cuestión. Praxedo, con su módulo de planificación inteligente, facilita esta tarea al identificar al técnico con las habilidades y experiencia óptimas para cada tipo de reparación.

Llegar más rápido al destino

Otra estrategia para minimizar el tiempo de inactividad es comenzar la reparación lo antes posible. Y para ello, enviar al técnico más cercano es la opción más sencilla.

Con la función de geolocalización GPS de Praxedo, el personal de oficina puede localizar al técnico más próximo en tiempo real y asignarlo inmediatamente al trabajo. Esta eficiencia permite informar al cliente, en cuestión de segundos y sin colgar el teléfono, sobre el tiempo que tardará el técnico en llegar. 

Un punto extra que transmite una imagen de altísima eficacia y compromiso, multiplicando la satisfacción del cliente.

Más formación y mejores herramientas

Asistir a cursos de actualización, participar en webinars con expertos y aprovechar las formaciones internas entre compañeros son pasos clave para forjar un equipo técnico más eficiente. Equiparlos con una caja de herramientas de alta calidad es igualmente imprescindible.

La tercera pieza esencial son las herramientas tecnológicas. Un buen smartphone dotado de una App para técnicos como Praxedo es todo lo que necesita para gestionar las órdenes de trabajo, comunicarse con clientes y compañeros, y acceder a toda información que necesita.

Esta combinación de formación, herramientas y tecnología es la fórmula perfecta para minimizar el downtime de manera impresionante.

Información completa

Cuando surge una avería de este estilo, el técnico se encuentra con una situación de altísima responsabilidad y estrés. Por eso es importante que pueda consultar libremente toda la información que necesite

Los modernos software como Praxedo permiten que los técnicos consulten una amplia variedad de recursos almacenados en la nube, como manuales técnicos, diagramas detallados, anotaciones y fotografías de asistencias anteriores. Todo esto está disponible en tiempo real, lo que les permite tomar decisiones informadas y reducir el tiempo de inactividad de los equipos.

Acompañado ante el peligro

Imaginemos el peor escenario posible: la reparación se complica y el técnico no encuentra la solución para reactivar el tiempo de inactividad. Una vez más, la tecnología será su mejor aliada.

Las funcionalidades de videoasistencia remota, como Viibe de Praxedo, permite a los técnicos evaluar sus asistencias y obtener ayuda instantánea de compañeros o especialistas, sin límites de medios compartidos o tiempo. Un auténtico salvavidas para situaciones de código rojo.

Avanzando hacia el mantenimiento predictivo

El futuro en la reducción del tiempo de inactividad, se basa en el uso de sensores conectados y el Internet de las Cosas (IoT). Y es que el mantenimiento predictivo utiliza datos en tiempo real y algoritmos avanzados para predecir fallos antes de que ocurran. 

Aunque actualmente menos del 40% de las empresas han adoptado esta tecnología, se proyecta que en los próximos años, más del 75% invertirá en proyectos de esta área. El objetivo es alcanzar un ‘downtime’ casi nulo, optimizando así la eficiencia operativa y previniendo interrupciones antes de que sucedan.

Praxedo, su aliado tecnológico para reducir el tiempo de inactividad en los servicios de campo

Tal y como hemos visto, reducir el tiempo de inactividad es una estrategia imbatible para fidelizar y satisfacer a sus clientes en el sector de los servicios de campo. 

Por eso le animamos a implantar estas estrategias a través del software FSM de Praxedo y sus avanzadas funcionalidades de planificación, geolocalización y soporte al equipo técnico. 

Le invitamos a descubrir todo lo que Praxedo puede hacer por su negocio la mano de uno de nuestros especialistas técnicos. Solicite ahora una demostración gratuita guiada.