Software para mantenimiento de maquinaria: cómo ahorrar costes digitalizando

Las empresas de alquiler de maquinaria necesitan realizar grandes inversiones para que su negocio destaque entre la multitud. Algunos de sus principales costes fijos se destinan a la adquisición de nuevos equipos y el mantenimiento de los activos. Existen además algunos costes inesperados que pueden surgir en el alquiler de maquinaria, y últimamente las empresas del sector se están centrando en reducir los costes asociados al tiempo de inactividad. Y es que una avería inesperada puede llegar a costar cientos, si no miles, de euros para la empresa. Así que es un tema que hay que abordar. ¿Cómo gestionar de forma más eficiente las (inevitables) averías de maquinaria? Existen diferentes softwares para mantenimiento de maquinaria, que permite optimizar el mantenimiento preventivo y la supervisión del estado de las máquinas. Siga leyendo para descubrir las múltiples maneras en que los nuevos software ayudan a las empresas de alquiler de maquinaria a gestionar sus mantenimientos, ahorrando tiempo y dinero.

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Mantenimiento y alquiler de maquinaria: La realidad del sector

Si hay una palabra que define este sector es la resiliencia. Y es que a pesar de que la industria de la construcción se vio muy afectada por la crisis del covid en 2020, las empresas de renting han sabido reajustar sus costes y adaptarse a la nueva realidad.

El resultado es que el impacto de la pandemia ha sido menor del esperado y las empresas de alquiler ya están enfocadas hacia los dos próximos retos del sector: digitalización y sostenibilidad.

Así lo afirmaba Pierre Boels, presidente de la ERA (European Rental Association) en la convención 2022 “Rental in Transition”: 

“El mundo continuará, y nosotros continuaremos adaptándonos, que es lo que hacen los líderes. Afrontaremos lo que nos venga por delante, incluyendo la falta de máquinas, inflación o falta de repuestos, porque tenemos fortaleza. Las empresas de alquiler estamos bien establecidas para el futuro.

La digitalización y la mejor utilización de datos, reducir la huella de carbono, son muy importantes para nuestros clientes, y nosotros bajo el lema Rental in transition queremos destacar que hay dos transiciones, la transición digital y la transición verde.”

Y es que un sector tradicionalmente anclado a formas de trabajar continuistas, está descubriendo cómo la digitalización de sus procesos es imprescindible para asegurar su rentabilidad.

¿Qué es un software de mantenimiento de maquinaria?

Cuando hablamos de un software de mantenimiento de maquinaria, nos referimos a los software de gestión de servicios de campo que permiten planificar las órdenes de trabajo de mantenimiento con el fin de garantizar el perfecto estado de las máquinas y equipos. 

• Mantenimientos preventivos: todas aquellas tareas rutinarias, inspecciones y revisiones cuyo objetivo es mantener la flota de maquinaria en condiciones óptimas de funcionamiento.
• Mantenimientos correctivos: aquellos que se producen cuando un equipo arrendado sufre una avería inesperada y debe solucionarse de inmediato.

Un software de mantenimiento de maquinaria permite habitualmente otras gestiones, que facilitan en gran medida el trabajo de gestión de operarios y técnicos:

• Programar entregas y recogidas de maquinaria.
• Calendarizar mantenimientos predictivos para evitar despistes.
• Proporcionar registros detallados sobre historial de alquileres y reparaciones de cada equipo.
• Generar checklist de maquinaria para comprobar el estado de equipo antes y después de su alquiler.
• Registrar las vigencias de los certificados y establecer alertas automáticas en el plazo adecuado. Para tener toda la documentación siempre en orden.
• Categorizar a los diferentes técnicos de campo en función de sus habilidades, experiencia y especialidad.
• Disponer de un repositorio online con todos los manuales y guías de mantenimiento de la flota, disponible 24/7.
• Geolocalizar al técnico más cercano a cada obra, para solventar las incidencias imprevistas en tiempo récord.
• Crear órdenes de trabajo digitales, con la información completa sobre tarea a realizar, materiales necesarios, instrucciones y personas implicadas en la operación.
• Generar partes de trabajo digitalizadas que el técnico puede dar a firmar al cliente en el mismo momento de terminar la tarea.
• Extraer multitud de informes sobre el rendimiento del negocio, con estadísticas sobre costes reales, productividad por técnico o rentabilidad por tipo de máquina, obra o cliente.

Beneficios del Software de mantenimiento de Maquinaria [Ejemplo real]

Para entender mejor como un software de mantenimiento facilita el día a día de una empresa de alquiler de maquinaria, vamos a ver un ejemplo real.

¡Ring, ring! El teléfono suena y en la oficina de renting se recibe la llamada menos deseada.  Aquella de un cliente explicando que la máquina alquilada no funciona y por su culpa la obra está… totalmente paralizada.

Gestionar una incidencia sin software de mantenimiento

Ante esta urgencia, una empresa sin digitalizar tendría que empezar a buscar a un técnico de mantenimiento disponible. Normalmente, se dispone de un equipo propio (a veces reforzado por subcontrataciones), pero el gran reto es encontrar la solución a estas tres preguntas:

• ¿Qué técnicos de mi equipo son capaces de arreglar ese modelo exacto de maquinaria?  
• ¿Dónde se encuentra cada uno de ellos?
• ¿Qué están haciendo ahora mismo? ¿Están disponibles o trabajando en otro cliente?

Para hallar la respuesta, el gestor de atención al cliente estaría obligado a llamar por teléfono a cada técnico y consultar su disponibilidad. 

Después de decidir a quién asignar la incidencia, tendría que enviar un email al técnico adjuntando toda la información sobre el cliente, la máquina, la avería y la ubicación de la obra. Por último, volver a llamar al cliente para informarle de que un técnico ya va de camino.  

El resultado es que entre una llamada y otra puede haber transcurrido una hora completa durante la que el cliente estará profundamente angustiado por la falta de respuesta.

Pero aquí no acaban las esperas, ya que ahora será el gestor de oficina el que deberá aguardar a recibir un email o llamada del técnico informando sobre el resultado de la incidencia.  Y volver a contactar con el cliente para verificar que todo ha vuelto a funcionar como debe.  

Por último, habrá que esperar días (o semanas) hasta que el técnico envíe el parte de trabajo en papel para revisarlo y entregárselo al Departamento de Administración con el objetivo de que pueda iniciar el proceso de facturación.

Muchas horas, muchas esperas y muchas tareas manuales que se traducen en altos costes operativos.

Gestionar una incidencia con software de mantenimiento

Ahora vamos a ver cómo realizar este mismo procedimiento con la ayuda de un software de mantenimiento de maquinaria.

Una vez recibida la llamada del cliente, el gestor de oficina solo tiene que consultar en el programa informático la ubicación de cada técnico.  Y es que estos software disponen, además de la versión de escritorio, de una app móvil que geolocaliza el smartphone de cada técnico de campo en tiempo real.

Esto permite al personal de oficina saber dónde se encuentra sus compañeros desplazados, que están haciendo exactamente y cuándo tienen previsto finalizar su tarea actual.

Así es cómo en solo unos segundos y sin colgar la llamada, el planificador podrá dar una respuesta al cliente angustiado: “Tengo un técnico a menos de una hora, ahora mismo está en una intervención, pero en menos de 2 horas lo tendrás a pie de obra.”

Solo con esta funcionalidad se ahorran miles de horas de trabajo anuales y la experiencia de atención al cliente se multiplica.

Pero las ventajas no acaban aquí.  El técnico asignado al mantenimiento urgente recibirá al instante una notificación en su teléfono móvil con la orden de trabajo asignada, incluyendo toda la información necesaria sobre el cliente, la máquina y su avería. 

Una vez solucionada la incidencia, el técnico podrá validar el parte de trabajo de forma digital, pidiendo al cliente que la firme sobre la pantalla táctil de su smartphone.  Un segundo después, el PDF generado será enviado al propio cliente y al departamento de administración de la empresa de renting para que se pueda facturar ese mismo día la tarea realizada.

Software para empresas de alquiler de maquinaria

Este es solo un ejemplo práctico de algunas de las múltiples funcionalidades que el software Praxedo puede ofrecer a las empresas de alquiler de maquinaria.

Pero la gama de soluciones abarca la totalidad de áreas de gestión.  Desde disponer de toda la información de la empresa almacenada de forma segura en la nube, hasta obtener analíticas completas sobre costes y rendimientos para fijar precios de forma precisa.

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