Aurion gana eficiencia en la gestión de las órdenes de trabajo

Háblenos un poco de Aurion y de lo que hace…

AURION fue fundada en 1991. Desde 2015, forma parte integral del grupo CLIMATER.

AURION está especializada en actividades de instalación, mantenimiento y reparación de sistemas de calefacción, aire acondicionado, fontanería y tejados.

La empresa cuenta con 83 empleados, incluidos 50 técnicos equipados con Praxedo, que realizan una media de cerca de 20.000 órdenes de trabajo al año.

Nuestra área de actividad cubre toda la región de Île-de-France. Alcanzamos una facturación de 19 millones de euros. Esta facturación se ha duplicado en los últimos 5 años.

¿POR QUÉ HAN ELEGIDO PRAXEDO? ¿QUÉ NECESIDADES TENÍAN?

Antes de utilizar la solución Praxedo, trabajábamos 100% en papel. Esto hacía que la gestión de las órdenes de trabajo fuese muy compleja y nos planteaba una serie de problemas para el negocio:

• Estábamos perdiendo el tiempo en el procesamiento de las órdenes de trabajo
• También perdíamos información entre el campo y la oficina administrativa
• Teníamos un número cada vez mayor de órdenes de trabajo diarias que gestionar y cada vez era más difícil
• Y por último, estábamos experimentando dificultades en la tramitación y gestión de comprobantes de embargo

Por lo tanto, tuvimos que modernizarnos para mejorar el rendimiento. Elegimos Praxedo por varias razones:

• Primero, por su facilidad de uso para todas las partes interesadas, tanto en campo como a nivel administrativo
• En segundo lugar, la capacidad de Praxedo para hacer más fiable la información.
• Luego, la flexibilidad del software y su capacidad de adaptación a nuestra organización
• Finalmente, Praxedo es una solución que realmente optimiza el tiempo de trabajo de los técnicos y operadores.

¿QUIÉN UTILIZA PRAXEDO EN SU EMPRESA Y CON QUÉ FINALIDAD?

Utilizamos los dos complementos de Praxedo: la interfaz web y la aplicación móvil.

En el lado del back office, tenemos dos categorías de usuarios de la plataforma web.

La interfaz web para la planificación y gestión administrativa de las órdenes de trabajo

En primer lugar, nuestros gestores de cuentas, que gestionan los contratos y órdenes de compra, crean las órdenes de trabajo, definen las agendas de los técnicos y tienen una visión en tiempo real de todo lo que sucede en campo. De este modo, pueden reaccionar rápidamente a las solicitudes urgentes, comprobar la disponibilidad de los técnicos, modificar los horarios con unos pocos clics.

Envían a la aplicación móvil del técnico toda la información necesaria: los datos de contacto del cliente, el historial de actividades ya realizadas en el equipo en cuestión, etc.

Los gestores de cuentas también se encargan de la tramitación administrativa de los partes de trabajo con Praxedo.

También en la oficina, tenemos a los encargados de facturación que utilizan la plataforma web de Praxedo. Ellos acceden a los informes y partes cargados en Praxedo de forma digital para facturar los servicios de forma precisa y ágil.

La aplicación móvil para los técnicos de campo

Por otro lado, tenemos a nuestros técnicos que disponen de la aplicación de Praxedo en su dispositivo móvil. Reciben toda la información que necesitan antes de cada actividad. Así pueden realizar su operación con total tranquilidad.

Al finalizar el trabajo, completan el informe directamente en la aplicación. No se pueden equivocar, ni olvidar información gracias a los campos predefinidos. También pueden incluir fotos de antes y después en sus informes para mayor precisión.

Una vez que han terminado de completar su parte de trabajo, todos los datos se sincronizan en tiempo real al back office para generar las cotizaciones y facturas.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS DE PRAXEDO PARA SU EMPRESA?

Obtenemos varios beneficios de nuestro uso conjunto de Praxedo.

MEJOR TRAZABILIDAD DE LAS ACTIVIDADES

En primer lugar, y muy importante hemos ganado en seguridad y precisión. Ya no perdemos información entre el campo y el back office. Los informes de los técnicos se introducen en la aplicación móvil de Praxedo. Toda la información es completa y fiable, todo está perfectamente rastreado y todo se sincroniza inmediatamente a la interfaz web de Praxedo.

Cada actividad está numerada y fácilmente identificable en unos pocos clics si es necesario. Con este número se podrá seguir a nivel operativo en Praxedo ya nivel financiero en nuestro ERP.

MEJOR COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Praxedo también nos ha permitido mejorar nuestra comunicación, tanto internamente, entre gestores de cuentas y técnicos, o externamente con nuestros clientes. Todo es más fluido, más completo y más rápido.

Praxedo también ha mejorado nuestra capacidad de respuesta a las solicitudes de los clientes. Disponemos de una perfecta visibilidad operativa en tiempo real.

REDUCCIÓN DEL TIEMPO DE FACTURACIÓN Y DE PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Con Praxedo también hemos reducido nuestro tiempo de facturación de 50 a 30 días, es decir, un 40%.

También hemos ganado tiempo en la gestión inicial de las órdenes de trabajo por parte de nuestros gestores de cuentas. Ahora, nos ahorramos 4 horas semanales por responsable de cuenta en la preparación y planificación de las órdenes de trabajo.

TÉCNICOS MÁS PRODUCTIVOS Y EFICIENTES

A nivel técnico, Praxedo nos ha hecho más productivos. En promedio, el tiempo dedicado a realizar una orden de trabajo ha disminuido en 15 minutos. Gracias a Praxedo nuestros técnicos son más eficientes.

SI TIENE QUE RESUMIR LA SOLUCIÓN DE PRAXEDO EN 2 PALABRAS CLAVE, ¿CUÁLES SERÍAN?

PRODUCTIVIDAD Y GANANCIAS

Para la primera palabra clave, diría “Productividad”, de hecho, la implementación de Praxedo nos permitió ahorrar tiempo en todas las etapas de nuestro proceso de gestión de órdenes de trabajo.

Medimos esta productividad en nuestro paquete de software en términos de ganancias de margen bruto.

MEJOR GESTIÓN

Mi segunda palabra clave es “Gestión”, porque la visión precisa de la actividad y los márgenes brutos asociados permiten corregir en tiempo real las acciones a realizar por todos los equipos, y medir los resultados para evaluar su eficiencia.

Al final, diría que Praxedo junto con nuestra solución de gestión forman una excelente combinación de herramientas para apoyarnos en el crecimiento continuo de nuestras actividades.