Reden Solar mejora la calidad de su servicio

Háblenos un poco de Reden Solar y de lo que hace…

Reden Solar proviene de la empresa Fonroche Solaire fundada en 2008. Esta empresa estuvo en sus primeros años especializada en la producción de paneles fotovoltaicos. Gestionaba todo el ciclo de producción, desde el diseño, pasando por el inicio de la construcción y posterior mantenimiento de los sitios.

Más tarde, Fonroche diversificó sus actividades en biogás y metanización. Esta diversificación llevó a la división de Fonroche en dos empresas independientes:

Reden Solar especializada en el diseño, construcción y mantenimiento de paneles fotovoltaicos y Fonroche que ha mantenido la actividad relacionada con el biogás y la metanización.

Reden Solar cuenta ahora con casi un centenar de empleados y gestiona 550 plantas de energía fotovoltaica en todo el mundo, incluidas 515 en Francia. Disponemos de una oficina en Madrid que supervisa las actividades internacionales de la empresa con sedes gestionadas en América Central, América del Sur, India, Europa del Este y Asia Central.

La compañía ha experimentado un fuerte crecimiento en sus actividades en los últimos años.

En Francia, Reden Solar asegura la puesta en marcha y el correcto funcionamiento de invernaderos agrícolas fotovoltaicos, centrales eléctricas sobre suelo y paneles solares instalados en las cubiertas de naves industriales.

La empresa cuenta con dos bases técnicas en Francia. Una en Roquefort, cerca de Agen, y el otro en Nîmes. Las 515 instalaciones fotovoltaicas de los que somos responsables se encuentran principalmente en el suroeste y sureste de Francia, pero también en la región de Nantes y el área de Chambéry y Lyon.

¿Por qué han elegido la solución Praxedo? ¿Qué necesidades tenían?

Reden Solar es una empresa en rápido crecimiento. En cuanto a la división de mantenimiento y operaciones, teníamos unos procesos muy rudimentarios. Como coordinador, gestionaba las agendas de mis técnicos a través de una hoja de cálculo de Excel.

Contamos con 4 gerentes de operaciones que monitorizan los centros fotovoltaicos. Cuando detectan un problema o falla en una planta, crean una orden de trabajo. Antes, la orden de trabajo se daba en mano al técnico, en papel. A continuación, el técnico se iba a realizar el trabajo. Cuando volvía le contaba al gerente bien en directo o por teléfono, lo que había ocurrido. Después le correspondía al gerente de operaciones actualizar manualmente la información sobre el funcionamiento de la planta de energía fotovoltaica en su plataforma de monitorización.

Como comentaba, era un modo de funcionamiento muy rudimentario, que podía generar muchos errores y omisiones en el ciclo de gestión de la orden de trabajo. No teníamos una trazabilidad realmente efectiva de las actividades a nivel de IT. Además, como empresa, queríamos ser más ecológicos y acabar con las órdenes de trabajo en papel.

A medida que contratábamos a más técnicos, era más evidente de que esta forma de trabajar estaba completamente obsoleta. Por el lado de la planificación nos encontramos con los mismos límites, con las 2200 órdenes de trabajo que gestionamos en el año, tanto preventivas como correctivas, los cronogramas en Excel se volvían muy complicados de gestionar.

Por ello, el Sr. Proutier, director de Reden Solar, decidió equiparnos con un software de gestión de servicios de campo. Investigó el mercado, identificó varios posibles proveedores y finalmente elegimos Praxedo.

¿Quién utiliza la solución Praxedo en su empresa y con qué finalidad?

Utilizamos el software de gestión de servicios de campo Praxedo desde finales de 2018. Y nos ha permitido aprovechar las siguientes ventajas:

Optimización de los planes de mantenimiento gracias a la interfaz web

Los responsables de operaciones supervisan la producción de las plantas fotovoltaicas de las que somos responsables. Gracias a sus herramientas de monitoreo, identifican fallas en los sitios. Tan pronto como se identifica un problema, el gerente de operaciones genera una orden de trabajo en la plataforma Praxedo.

Luego, como coordinador de la división de mantenimiento, accedo a estas órdenes de trabajo en Praxedo y en la interfaz web de Praxedo las asigno a mis técnicos.

Praxedo es muy práctico para gestionar grandes volúmenes de órdenes de trabajo

Por lo tanto, cuento con 10 técnicos que trabajan durante todo el año en las 515 plantas y plantas fotovoltaicas bajo nuestra responsabilidad. Un técnico realiza en promedio entre 2 y 3 órdenes de trabajo por día, a menudo en diferentes ubicaciones. Además, para optimizar rutas y tiempos de viaje, la planificación mediante cartografía es muy práctica. Nada que ver con las hojas de cálculo de Excel que usábamos antes.

La capacidad de gestionar fácilmente órdenes de trabajo recurrentes como emergencias

Los técnicos reciben tanto órdenes de trabajo de mantenimiento recurrentes como las solicitudes de emergencia. La interfaz de planificación de Praxedo es realmente útil para mezclar estos diferentes tipos de OTs, preventivas y correctivas. Está particularmente bien hecho para todo lo relacionado con la programación de órdenes de trabajo recurrentes por cliente, por sitio o por equipo.

La aplicación móvil facilita la tarea de nuestros técnicos de mantenimiento

Como se explicó anteriormente, tenemos dos bases operativas para nuestros técnicos, una al lado de Agen y la otra en Nîmes. Todos nuestros técnicos están equipados con terminales móviles con la aplicación Praxedo instalada.

Cada técnico gestiona sus órdenes de trabajo a través de su aplicación móvil, las recibe con toda la información necesaria sobre para realizar el trabajo así como los datos de contacto del cliente. En particular, podrá acceder al historial de OTs realizadas en cada panel que inspeccione o repare. 

Formularios específicos en función de los tipos de actividades realizadas

En función de las actividades, añadimos elementos a su aplicación, como los planos de las cubiertas de naves industriales donde se instalan las placas fotovoltaicas.

El técnico también dispone de formularios dedicados en su aplicación Praxedo según se trate de una orden de trabajo correctiva o preventiva. No son los mismos formularios y no generan los mismos informes. Todo esto ha sido configurado previamente, el técnico solo tiene que ingresar la información en su aplicación. Es fácil, rápido y evita errores u omisiones. Si alguna vez completa un campo incorrectamente, no puede pasar al siguiente campo. Esto asegura que todo se haga de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Fotos con marca de tiempo y geocodificadas en los partes de trabajo

Además, algo muy importante para nosotros es que el técnico pueda insertar en su parte de trabajo las fotos del antes/después de la placa sobre el que ha intervenido. Las fotos se geocodifican y marcan la hora automáticamente. Gracias a esta característica hemos dado un gran salto cualitativo en términos de trazabilidad.

Una vez finalizada la orden de trabajo y cumplimentado el formulario, el técnico lo firma directamente en la aplicación móvil mediante la firma electrónica. Luego, el parte de trabajo se carga automáticamente en la interfaz web de Praxedo, la que visualizamos el gerente de operaciones y yo. El responsable de operaciones valida la orden en la plataforma de gestión de servicios de campo de Praxedo y en un clic envía el parte al cliente que lo recibirá por correo electrónico de forma inmediata.

¿Cuáles son los principales beneficios que ha aportado la solución Praxedo?

Ya lo he comentado, pero el principal beneficio que saca Reden Solar del uso del software de gestión de servicios de campo Praxedo es la trazabilidad de las órdenes de trabajo.

Trazabilidad real de las órdenes de trabajo realizadas

Tenemos todas las fotos, todos los datos de cada trabajo completados por cada técnico, el historial de las operaciones realizadas, equipo por equipo. Ha cambiado nuestras vidas en términos de gestión de operaciones. Sabemos exactamente lo que hicieron nuestros técnicos, orden de trabajo por orden de trabajo, dónde y cuándo. Podemos justificar todo al cliente si lo pide.

Gracias a este historial, cada técnico está mejor preparado para cada servicio. Tiene toda la información sobre trabajos anteriores y cómo se resolvieron. Por lo tanto, puede resolver los problemas del cliente mucho más fácilmente en su primera visita. En términos de calidad de servicio, esto es realmente un activo para Reden Solar.

Praxedo permite así dar valor al trabajo de cada técnico, especialmente ante los ojos de la dirección, que dispone de un informe real de cada actividad realizada.

Una mejor calidad de servicio al cliente gracias a los partes de trabajo con fotos

Además, este es el otro gran elemento diferenciador de Reden Solar: con Praxedo ahora disponemos de completos partes de trabajo con fotografías. Esto profesionaliza considerablemente nuestra actividad frente a nuestros clientes. Claramente, desde que usan Praxedo, la percepción de los clientes sobre Reden Solar ha cambiado. Encuentran nuestra forma de hacer las cosas mucho más profesional. Les asegura tener rápidamente informes, fotos, etc. Saben lo que hacemos, cómo lo hacemos y cuándo lo hacemos. Realmente aprecian recibir comentarios rápidos y claros de nuestra parte. Perciben a Reden Solar como una empresa moderna y eficiente. Claramente hemos aumentado el nivel de calidad de nuestro servicio.

Además, y también es importante mencionarlo, el uso de Praxedo también ha permitido reducir al mínimo las disputas con los clientes. El hecho de presentar informes completos, con fotos del antes y después, evita las disputas. Facilita mucho la relación con los clientes.

Adopción inmediata por parte de los equipos de Reden Solar

También tenemos beneficios internos. Los primeros beneficiados son los técnicos que han logrado un gran avance en términos de comodidad en el trabajo. Además, la adopción de la aplicación móvil fue inmediata. Primero la probamos durante dos semanas con 3 técnicos familiarizados con las herramientas informáticas. Y luego implementamos la aplicación en todos los demás. En mes y medio, formación incluida, habíamos terminado. No hubo debate. Inmediatamente entendieron lo que Praxedo les ofrecía. Hoy, ninguno de ellos querría volver al papel.

Además, en cuanto a mi misión de coordinación y la de los directores de operaciones, es lo mismo. Anteriormente, los comentarios de los técnicos se nos daban a viva voz. Tener partes de trabajo en digital hace que el trabajo de los gerentes de operaciones y el mío, como coordinador, sea mucho más preciso. Sabemos exactamente dónde estamos en términos de horarios, equipos, clientes, etc.

Ahorro de tiempo en la planificación de órdenes de trabajo preventivas y correctivas

En cuanto a la planificación de órdenes de trabajo, ahorras mucho tiempo con Praxedo. Por nada del mundo volvería. ¡No quiero saber más del Excel! La interfaz de planificación de OTs proporciona una visión general de todas las operaciones actuales y futuras de un vistazo.

Planificar a través de la vista de mapa de rutas es realmente práctico. Es muy fácil intercalar, entre dos órdenes de trabajo de mantenimiento recurrentes, emergencias en función de los técnicos disponibles y cercanos.

¿Cómo ve el futuro de su colaboración con Praxedo?

Reden Solar está en pleno desarrollo. Tenemos cada vez más sitios que administrar y tenemos la intención de contratar a más técnicos en un futuro próximo, pero también aumentar nuestro uso de subcontratistas.

Queremos que Praxedo nos apoye en el crecimiento de nuestro negocio. Estamos en el proceso de pensar en la estrategia a adoptar. Es posible que se trate de equipar a nuestros subcontratistas con el software de gestión de servicios de campo Praxedo.

Hoy estamos en una fase intermedia. Los subcontratistas realizan sus órdenes de trabajo y luego nos envían sus informes por correo electrónico. Luego, son los directores de operaciones quienes completan los informes correspondientes en Praxedo.

 Por supuesto, nos gustaría que todo el mundo estuviera equipado con Praxedo y poder automatizarlo todo. Lo estamos considerando activamente.

Si tiene que resumir la solución Praxedo en 2 palabras clave, ¿cuáles serían?

Como primera palabra clave, diría “Intuitivo”. Praxedo es muy fácil de entender y usar en el día a día. Esto es válido para los técnicos, para los gerentes de operaciones y para mí mismo como coordinador de la división de mantenimiento.

También mencionaría la “Trazabilidad”. Praxedo nos ha ayudado a profesionalizar y potenciar nuestro negocio, tanto internamente como de cara a los clientes. Es el día y la noche en comparación con la forma en que trabajábamos antes.