Qué es un GMAO y para qué sirve: La Guía Definitiva
Un GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador), es un software de gestión del mantenimiento que permite planificar correctivos y preventivos, coordinar técnicos y garantizar la eficiencia del servicio. Descubre en esta guía 100% práctica cómo funciona.
¿Qué es un GMAO?
Un GMAO es un software que permite planificar, automatizar y supervisar la gestión del mantenimiento de instalaciones y equipos.
Imagina tener bajo control cada máquina, técnico y mantenimiento en tu empresa, todo desde un único lugar
Un GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) es una plataforma que centraliza en un único lugar toda la información vital del departamento de mantenimiento: desde el historial de cada activo y las órdenes de trabajo, hasta los planes preventivos, el inventario de repuestos y la gestión del personal técnico. Conocido también como CMMS (Computerized Maintenance Management System), permite solucionar los problemas de la gestión manual, como el caos administrativo, los costes de las paradas imprevistas y la falta de visibilidad del estado de los equipos. En esencia, la implementación de un GMAO va más allá de la simple digitalización, se trata de facilitar la transición estratégica desde un mantenimiento reactivo y enfocado en “apagar fuegos”, hacia un mantenimiento proactivo y planificado que se anticipa a las averías, maximiza la disponibilidad de los activos y optimiza los recursos de la empresa.
¿Para qué sirve un GMAO?
Más control. Menos paradas. Todo en un único lugar.
El objetivo de un GMAO es gestionar los mantenimientos de forma más sencilla, organizada y rentable.
- Planifica el mantenimiento antes de que surjan averías (preventivo) y ayuda a gestionarlo cuando ocurren (correctivo).
- Centraliza la información: órdenes de trabajo, inventario de repuestos, historial de reparaciones, costes y técnicos encargados.
- Automatiza tareas: gracias a la IA asigna órdenes según carga de trabajo, planifica agendas inteligentes, captura datos mediante OCR, transcribe información al ERP y más.
- Facilita la toma de decisiones: los datos recogidos permiten ver patrones, anticipar problemas, reducir gastos y alargar la vida útil de las máquinas.
Beneficios de un GMAO
Implementar un GMAO mejora la productividad, ahorra costes y ofrece visibilidad total del mantenimiento
Maximiza la vida útil de los activos
Un GMAO registra el historial de cada equipo y programa de forma automática sus mantenimientos preventivos. Garantiza que ninguna revisión se olvide y cada activo funcione en condiciones óptimas durante más tiempo.
Minimiza el tiempo de inactividad (downtime)
En esencia, más mantenimientos planificados significa reducir el tiempo de inactividad por averías. Y lo mejor: el GMAO los planifica en momentos de bajo impacto, con el técnico adecuado y toda la información disponible.
Optimiza la gestión de recursos
El GMAO asigna cada mantenimiento al técnico ideal según su carga de trabajo y habilidades. Además, vincula herramientas y piezas a las órdenes de trabajo. Así evita tiempos muertos y tareas inacabadas por falta de recursos.
Mejora la toma de decisiones
Un GMAO convierte cada mantenimiento en datos que muestran patrones, tendencias y puntos débiles. Gracias a ello, los responsables pueden decidir con criterio: qué equipos renovar, dónde se van los costes o cómo mejorar el plan de mantenimiento.
Mejora la percepción del servicio
Con una comunicación transparente y la generación de informes de mantenimiento impecables (incluyendo checklists, fotografías y materiales utilizados), un GMAO ayuda a transmitir profesionalidad y refuerza la sensación de un trabajo bien hecho.
Garantiza la seguridad y el cumplimiento normativo
Toda la información queda registrada y trazable, lo que facilita auditorías y demuestra que los mantenimientos se realizaron en tiempo y forma. Así, el GMAO contribuye a un entorno de trabajo más seguro y al cumplimiento de normativas como las ISO.
Funcionalidades imprescindibles de un GMAO
Un GMAO es una navaja suiza para la gestión de mantenimientos: cada tarea tiene su herramienta
Gestión centralizada de activos
Un GMAO reúne en un único sistema toda la información de los equipos. Cada activo tiene su ficha completa: ubicación, historial técnico, imágenes, manuales, garantías y próximos mantenimientos previstos. Los datos ya no bailan. Toda la empresa trabaja con la misma información accesible, compartida y siempre actualizada.
Digitalización de Órdenes de Trabajo (OTs)
Es el corazón operativo del GMAO. Digitaliza todo el ciclo de vida de una orden de trabajo: desde su asignación al técnico, hasta el seguimiento, cierre y análisis posterior.El técnico completa la orden de trabajo desde su app móvil y, al finalizar, la información se vuelca al ERP, de forma automática y sin errores.
Planificación de mantenimiento preventivo
Con esta funcionalidad puedes crear planes de mantenimiento en el GMAO, definiendo su periodicidad y asociándola a equipos y ubicaciones.
Los planes de mantenimiento se pueden agrupar en “conjuntos de órdenes” sin tener que asignar un técnico concreto, lo que aporta flexibilidad para decidirlo cuando se acerque la fecha.
Gestión de personal técnico
El GMAO ofrece indicadores de rendimiento de los técnicos y visibilidad en tiempo real sobre el avance de cada tarea. Permite equilibrar cargas de trabajo y aumentar su productividad gracias a una app móvil que simplifica la parte administrativa.
¿El resultado? Técnicos más eficientes, motivados y concentrados en su trabajo.
Reporting y análisis de datos (KPIs)
Genera informes automáticos y cuadros de mando visuales con los KPIS de mantenimiento más importantes: costes de mantenimiento por activo, tiempos medios entre fallos (MTBF), tiempos de respuesta, etc. Gracias al GMAO los gerentes tienen la garantía de apoyar sus decisiones estratégicas en datos fiables y actualizados.
Preguntas frecuentes sobre GMAO
¿Cuál es la diferencia entre un GMAO, un CMMS y un software de Field Service Management (FSM)?
Es una de las dudas más habituales, porque en muchos casos se usan estos tres términos como si fueran lo mismo.
Para empezar, conviene aclarar que GMAO y CMMS son sinónimos:
- GMAO significa Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador, en español.
- CMMS corresponde a Computerized Maintenance Management System, en inglés.
En otras palabras: hablamos exactamente del mismo software, solo que con las siglas en distintos idiomas.
La verdadera diferencia aparece al comparar un GMAO/CMMS con un FSM (Field Service Management).
- Un GMAO está diseñado para el mantenimiento interno de activos, en una o varias instalaciones fijas. Es muy utilizado en fábricas, plantas de energía, hospitales o grandes edificios. Su foco está en la gestión del ciclo de vida de los activos, el inventario y la planificación de mantenimientos.
- Un FSM está diseñado para mantenimientos externos realizados por equipos técnicos que se desplazan entre varias ubicaciones.
Por ello, un FSM incluye funcionalidades extra que un GMAO no suele tener, como:
- Gestión de clientes y contratos (SLA).
- Optimización de rutas y geolocalización de técnicos.
- Programación y despacho dinámico de avisos.
- Facturación y presupuestos de servicios.
- Portal del cliente para seguimiento de incidencias.
En resumen, si tu objetivo es mantener tus propias máquinas en tu propia planta, necesitas un GMAO. Si tu negocio consiste en enviar técnicos a las instalaciones de tus clientes para darles servicio, necesitas un software de Field Service.
¿Cómo funciona un GMAO en el día a día de un equipo de mantenimiento?
Así es como funciona un GMAO en la práctica, paso a paso:
- Planifica: planes de mantenimiento preventivo con recurrencias periódicas y órdenes de trabajo asociadas. Además, integra fácilmente los mantenimientos correctivos, encajándolos en la agenda ya planificada.
- Asigna: cada orden al técnico más adecuado, equilibrando cargas de trabajo y teniendo en cuenta su disponibilidad, experiencia y habilidades.
- Avisa: al técnico de mantenimiento de cada nueva orden de trabajo, incorporando automatizaciones como recordatorios de preventivos, replanificación ante urgencias o alertas de stock.
- Ejecuta: el técnico consulta en la app móvil el historial de la máquina, sigue instrucciones guiadas para revisiones, actualiza materiales o añade fotos al parte.
- Valida: el parte de trabajo se confirma y, de forma automática, se actualiza el inventario y la información de la orden se integra con el ERP, asegurando una facturación correcta.
- Aprende: El GMAO ofrece indicadores clave (MTBF, tiempos de respuesta, cumplimiento de preventivos) para detectar patrones y ajustar los planes de mantenimiento.
¿El resultado? Un software GMAO permite una gestión de mantenimiento más organizada, informada y sencilla.
¿Qué tipo de empresas o industrias necesitan un GMAO?
Un GMAO es clave para empresas que tengan equipos, instalaciones o infraestructuras que requieran mantenimiento en ubicaciones fijas, como fábricas, plantas de producción, aeropuertos o centrales eléctricas.
En estos entornos, el GMAO centraliza toda la información de mantenimiento y asegura trazabilidad total.
Pero cuando los técnicos trabajan fuera de la oficina y se desplazan de un cliente a otro, un software FSM como Praxedo es la mejor opción.
Este tipo de software de mantenimiento permite que la oficina tenga “ojos ahí fuera”: geolocalización de los técnicos, app móvil, diseño de rutas, coordinación ante urgencias y más.
Por eso es especialmente utilizado por equipos SAT en sectores como telecomunicaciones, climatización, ascensores, seguridad electrónica o mantenimiento de redes.
¿Cómo elegir el software GMAO adecuado para mi empresa?
Antes de elegir un GMAO, conviene hacerse algunas preguntas clave:
¿Qué opciones de personalización ofrece el GMAO?
Asegúrate de que el GMAO pueda adaptarse a la realidad de tu empresa, y no al revés. Por ejemplo, es esencial que el software permita personalizaciones como crear diferentes modelos de partes de trabajo de forma sencilla, configurar niveles de acceso, añadir nuevos usuarios, ubicaciones o clientes
¿Necesitas una app para técnicos?
Si tus técnicos trabajan principalmente dentro de la misma instalación, un GMAO tradicional puede ser suficiente. Si en cambio se desplazan entre ubicaciones, necesitas una solución que te ofrezca una app móvil para técnicos.
¿Qué nivel de automatización buscas?
Algunos GMAO ofrecen solo funciones básicas de registro y planificación, mientras que otros incluyen funcionalidades de inteligencia artificial para automatizar tareas, planificar agendas o recoger información que ahorran cientos de horas de trabajo al año.
¿Qué modelo de precios te interesa?
Frente a las tradicionales compras de licencias de software GMAO, es interesante apostar por los nuevos modelo SaaS (suscripción en la nube).
Funciona como Netflix: pagas una licencia por cada técnico y puedes añadir o quitar usuarios fácilmente según crezca o disminuya tu equipo.
Además, no necesitas un departamento de IT interno ni servidores propios: todo está en la nube, siempre actualizado y accesible desde cualquier lugar.
¿Se integra con tus sistemas actuales?
Asegúrate de que el GMAO pueda conectarse con tu ERP, CRM u otras herramientas. Así evitarás duplicidad de datos y tendrás trazabilidad total.
¿Cuál es el soporte técnico que ofrece?
Revisa que el proveedor ofrezca formación y soporte técnico de calidad en tu idioma. ¿Un truco? Busca valoraciones del GMAO en plataformas independientes como Capterra
¿Se puede integrar un GMAO con otros sistemas de información (SI) de la empresa como un ERP?
Es imprescindible elegir un software GMAO que se integre al 100% con las demás herramientas que utilizan los distintos departamentos de tu empresa.
¿Por qué? Porque cuando los sistemas no se hablan entre sí, aparecen los silos de información. Esto genera problemas en el día a día, como por ejemplo:
- El stock de piezas en el almacén no coincide con lo que ve el técnico en su app.
- La facturación se retrasa porque alguien tiene que introducir manualmente los costes.
- Los planes de mantenimiento se solapan porque las fechas no se sincronizan entre departamentos.
Un GMAO integrado evita todos estos problemas y convierte la información en un flujo continuo, sin duplicidades ni errores.
Existen integraciones comunes como son:
- ERP (Planificación de Recursos Empresariales): Es la integración más importante. Permite sincronizar datos entre mantenimiento y otras áreas como finanzas y compras. Por ejemplo, cuando se consume un repuesto en una orden de trabajo en el GMAO, el stock se actualiza automáticamente en el ERP, y el departamento de compras puede ser notificado para reponerlo. Del mismo modo, los costes de mantenimiento se reflejan directamente en la contabilidad.
- Sistemas SCADA / IoT (Control y Adquisición de Datos / Internet de las Cosas): Permite que el GMAO reciba datos en tiempo real de sensores en la maquinaria (como horas de funcionamiento, temperatura o vibraciones). Con esta información, el GMAO puede generar automáticamente órdenes de trabajo para mantenimiento predictivo o basado en la condición, justo antes de que ocurra una avería.
- Sistemas de Compras y Finanzas: Para automatizar el ciclo completo de adquisición de repuestos y servicios, desde la solicitud en el GMAO hasta la generación de la orden de compra y la aprobación de facturas en el sistema financiero.
- BIM (Building Information Modeling): En la gestión de edificios e infraestructuras, la integración con BIM permite asociar las órdenes de trabajo y el historial de mantenimiento directamente a los modelos 3D de los activos, facilitando su localización y consulta de información técnica.
El impacto es inmediato. Por ejemplo, gracias a la integración de Praxedo, algunos clientes han reducido su periodo de facturación de 1 mes a 1 día.
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