Aplicaciones de servicio técnico ¿Cuál elegir?

En el momento de elegir una solución para la gestión de los servicios de campo, las empresas se enfrentan a un desafío: ¿deberían qué aplicaciones SAT de servicio técnico deberían valorar? 

No es una cuestión fácil, ya que tiene un peso enorme en el futuro del negocio. Por este motivo, hemos preparado este artículo, donde exploraremos a fondo las alternativas disponibles, sus funcionalidades, y ejemplos prácticos de cada interfaz de trabajo.

¿El objetivo? Brindarle una visión informada en tan solo unos minutos, respecto a las aplicaciones de servicio técnico y los softwares FSM. ¡Empecemos!

10 preguntas para ayudarle a elegir la mejor solución de gestión de servicios de campo

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Aplicaciones SAT para empresas de servicio técnico

Un software de Gestión de Servicios en Campo (FSM, por sus siglas en inglés)es una solución tecnológica diseñada específicamente para facilitar la operativa diaria de los servicios técnicos.

Un FSM se encarga de digitalizar y automatizar la mayor parte de las tareas diarias del área, desde la apertura de una orden de trabajo hasta su facturación final.

Desde su interfaz de escritorio, un FSM ofrece multitud de funcionalidades para que los trabajadores de Backoffice realicen sus tareas en un pispás de forma impecable:

• Generación de órdenes de trabajo digitales, lo que evita procesos manuales de carga de datos, disparando la productividad. 
• Administración de contratos con clientes, incluyendo la información relevante, fechas de vencimiento y términos del contrato.
• Organización de planes de mantenimiento preventivos y programación de las tareas según la periodicidad requerida para cada equipo o cliente.
• Asignación de tareas a los técnicos de campo, mediante la evaluación de su ubicación, habilidades y disponibilidad.
• Planificación inteligente de agendas semanales del equipo técnico, teniendo en cuenta los horarios, las prioridades y los desplazamientos necesarios.
• Creación de rutas óptimas para los técnicos, minimizando los desplazamientos y aumentando la carga de asistencias diarias.
• Diseño de formularios personalizados en función de los diferentes tipos de asistencia técnica requeridos, lo que facilita la recopilación de información relevante y minimiza los errores.
• Visibilidad en tiempo real de las tareas asignadas a los técnicos y su estado de ejecución, lo que facilita el seguimiento y la toma de decisiones basadas en información actualizada.
• Geolocalización de la ubicación en tiempo real de los técnicos en el terreno, lo que facilita la coordinación y el envío del profesional más cercano a nuevos trabajos urgentes.
• Obtención de indicadores clave de rendimiento sobre la gestión de los servicios técnicos y generación de informes detallados para evaluar el rendimiento del equipo y tomar decisiones estratégicas.
• Integración con sistemas ERP existentes, lo que facilita la importación y sincronización de datos para una gestión unificada de la información.

En la siguiente sección, exploraremos las aplicaciones de servicio técnico en versión móvil y cómo ayudan a la otra mitad del equipo: los trabajadores desplazados sobre el terreno.

Aplicaciones SAT

Por otra parte, tenemos las aplicaciones de servicio técnico que se instalan en smartphones o tablets, lo que permite a los profesionales que trabajan fuera de la oficina tener en la palma de su mano todas las funcionalidades que necesitan:

• Recepción y gestión de órdenes de trabajo desde la aplicación móvil, incluyendo la visualización de las tareas asignadas, fechas límite, dirección y cualquier instrucción adicional como fotografías.
• Acceso a información de los clientes. Los técnicos pueden consultar el historial de servicios, detalles de contacto, equipos instalados, contratos y cualquier otro dato necesario para brindar una atención de diez.
• Notificaciones in-app sobre nuevas órdenes de trabajo o actualizaciones importantes. Esto asegura que los técnicos estén al tanto de cualquier cambio en la planificación de su agenda, evitando confusiones y conflictos de horarios.
• Integración con navegadores como Google Maps. Con solo hacer clic en su orden de trabajo correspondiente, se genera automáticamente la ruta óptima sin errores en la introducción de direcciones o confusiones entre diferentes ubicaciones de un mismo cliente.
• Registro y envío de trabajo digitales desde el lugar de la asistencia. Esto incluye la captura de firmas digitales, registro de materiales utilizados, fotografías del trabajo realizado y cualquier otra información relevante que se requiera documentar.
• Registro de los tiempos de trabajo y los desplazamientos de los técnicos de manera precisa. Esto facilita la gestión de agenda, la evaluación de la productividad y el cálculo de costes asociados a los servicios realizados.
• Acceso a manuales, guías de reparación, diagramas y otra información técnica necesaria para resolver problemas complejos en el campo y aumentar la tasa de resolución en la primera intervención.

¿Suena bien, verdad? Y es que las aplicaciones de servicio técnico son el secreto mejor guardado para tener un equipo motivado sobre el terreno. 

Pero hay algo aún mejor que descubrirá en la siguiente sección.

Praxedo, la solución completa para aplicaciones de servicio técnico y software FSM

Las ventajas de contar tanto con una interfaz de escritorio como con aplicaciones móviles para el servicio técnico son impresionantes, pero ¿qué sucede cuando se unen? 

La respuesta es simple: uno más uno es mucho más que dos.

La verdadera magia ocurre al trabajar con una solución digital que integra de manera perfecta ambas herramientas. Praxedo destaca como un ejemplo de una solución integral que combina lo mejor de ambos mundos.

Al utilizar Praxedo, las empresas de servicio técnico tienen acceso a una doble interfaz que se complementa de manera excepcional:

• La interfaz de escritorio proporciona una visión general y herramientas completas para la gestión de servicios en campo.
• Las aplicaciones móviles ofrecen una solución práctica y ágil para los técnicos desplazados.

¿Cuáles son las ventajas adicionales de esta integración de interfaces?

En primer lugar, se mejora la comunicación entre el equipo de oficina y los técnicos en campo. Ya no son necesarias las llamadas telefónicas o los correos electrónicos constantes. La comunicación se realiza a través de notificaciones dentro de la propia aplicación, y muchas de estas interacciones se automatizan.

Además, tanto el personal de oficina como los técnicos desplazados trabajan con una misma base de datos integrada en la nube. Esto asegura la coherencia y la capacidad de trabajar con información unificada. 

Otra ventaja significativa es que, gracias a la digitalización de las órdenes de trabajo, los técnicos ya no necesitan realizar viajes innecesarios a la oficina para recibir nuevas órdenes en papel o entregar partes de trabajo completados. Por su parte, el personal de oficina no necesita transcribir manualmente dichos partes al sistema informático, lo que supone un gran ahorro de tiempo y esfuerzo.

Las ventajas son aún mayores. La automatización del comienzo del ciclo de facturación, una comunicación mejorada con los clientes, una mayor autonomía para los técnicos y, en general, una reducción de la carga de trabajo y una mayor eficiencia.

Quienes han dado el salto a esta solución integral ya lo saben. Por ejemplo, la empresa de servicio técnico Kbane ha experimentado un incremento de productividad en torno al 35-40% desde la implementación de Praxedo. 

Fabien Gauharou, Responsable de sistemas de información, comparte su experiencia:

“La actividad del departamento administrativo es ahora mucho más cualitativa que antes y lo mismo ocurre en el caso de los técnicos, que tienen una mayor capacidad de reacción y son más eficaces en la gestión de las órdenes de trabajo. Adoptar Praxedo les evita la pesada carga de cumplimentar manualmente los formularios y les aporta una gran seguridad cuando llevan a cabo las órdenes de trabajo que les han sido asignadas. Por lo que respecta a la comodidad de su trabajo, han vivido un cambio de era y ninguno de ellos volvería atrás.”

¿Le gustaría que su empresa fuera el próximo caso de éxito?