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¿Qué es un software GMAO de mantenimiento?

Lara ABARCA
8 marzo 2022

En la era del desarrollo tecnológico es complicado mantenerse al día de las todas las soluciones que salen al mercado y sus terminologías. Cada vez los proveedores tecnológicos ofrecen soluciones más especializadas que responden a necesidades concretas de los procesos de negocio. Es el caso del Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (Software GMAO de mantenimiento), bajo este término se agrupan las soluciones que permiten a través de sus avanzadas funcionalidades gestionar y planificar el mantenimiento de máquinas, sistemas eléctricos, instalaciones, sistemas de calefacción y todo servicio que implique un control a lo largo del tiempo de su estado y en el que puedan surgir incidencias. Es decir, todo servicio de mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo. 

¿Cuáles son las funcionalidades de un software GMAO? 

Desarrollado con el fin de mejorar la gestión del mantenimiento en diferentes sectores, un software GMAO incluye diversas funcionalidades para mejorar la calidad del servicio, entre otras: 

  • Planificación de mantenimiento preventivo: Las actividades de mantenimiento frecuentemente se agendan con bastante tiempo, esta es la única forma de llevar a cabo un mantenimiento preventivo de calidad. Con un software GMAO de mantenimiento, es posible planificar intervenciones a futuro y vincularlas al cliente, para que llegado el día los técnicos puedan acceder a toda la información sobre la intervención. 
  • Planificación de mantenimiento correctivo: Cuando hay incidencias y se deben llevar a cabo labores de mantenimiento correctivo, un software GMAO permite visualizar la carga de trabajo y ubicación del equipo para responder al cliente lo más rápido posible. 
  • Geolocalización de equipos: Los software GMAO cuentan habitualmente con aplicaciones móvil desde las que los equipos técnicos pueden gestionar sus intervenciones. Estas aplicaciones permiten, a su vez, geolocalizar a los técnicos de mantenimiento y entender qué están haciendo en cada momento de su jornada. 
  • Gestión de almacén: Los software GMAO de mantenimiento permiten además vincular materiales y repuestos directamente a la intervención y llevar un control del almacén de forma sencilla. 
  • Digitalización de partes de trabajo: Una de las mayores ventajas de estos software es que permiten generar los partes de trabajo de forma digital. Lo que reduce el uso de papel, los errores y duplicidades en el trabajo. Además, libera a los equipos de tener que ir a la oficina a dejar sus partes a administración para facturarlos. Gracias a la conexión entre sistemas la facturación será mucho más rápida y fluida. 

¿Por qué implantar un software GMAO de mantenimiento?

En las empresas instaladoras y mantenedoras de cualquier tipo de sistema eléctrico se gestionan habitualmente un gran volumen de intervenciones, lo que implica una gran cantidad de información a manejar. Algunas de las razones por las que implementar un software GMAO son las siguientes: 

  • Optimizar la jornada de los técnicos: Gracias a una buena planificación y gestión, los técnicos podrán organizar mejor su jornada. Podrán saber sus intervenciones y tendrán toda la información sobre los clientes accesible desde la aplicación móvil. 
  • Mejorar la comunicación entre equipos: Al contar con toda la información centralizada y conectada, los equipos de oficina son capaces de gestionar las solicitudes de forma más rápida. Y organizar la agenda de los técnicos directamente desde el software, evitando ineficientes llamadas, emails, o mensajes. 
  • Mejorar la gestión de órdenes de trabajo: Todas las órdenes de trabajo en el sistema contienen la información y la documentación necesarias, lo que facilita en gran medida el trabajo de los técnicos.
  • Agilizar el ciclo de facturación: Tras la intervención los técnicos pueden completar el parte de trabajo, con lo que han hecho (incluyendo fotos si es necesario) y con el material que han tenido que utilizar, presentar el documento digital al cliente, y solicitar la firma. De esta forma, los equipos de facturación pueden emitir la factura rápidamente, evitando disputas con clientes. 
  • Cumplir con los estándares de cumplimiento y seguridad: Con los formularios predefinidos las empresas pueden comprobar que se siguen todos los estándares de seguridad en cada intervención. 
  • Garantizar la calidad del servicio al cliente: Todas estas mejoras impactan directamente en la calidad del servicio, con un software GMAO es posible dar respuesta más ágil y efectiva a los clientes. 

¿Cómo elegir un GMAO?

Hoy en día la oferta de soluciones es muy amplia, para escoger la mejor solución para cada negocio las empresas deben en primer lugar entender sus necesidades, las cuales, vendrán dadas por el sector, el tipo de negocio y el grado de digitalización del mismo. 

Los software GMAO, pueden ser soluciones en sí mismas, o sus funcionalidades pueden formar parte de otras soluciones como por ejemplo las soluciones de gestión de servicio de campo. Las soluciones de Field Service (Servicios de Campo) incluyen la gestión de todas los procesos relacionados con la planificación y control de los equipos desplazados en empresas de servicios. 

El uso de soluciones tecnológicas para la gestión del mantenimiento es clave para poder llevar un control exhaustivo de cada instalación sin dejar pasar intervenciones por falta de planificación y control.