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Software de Mantenimiento: Qué es y qué no es un GMAO

Lara ABARCA
18 de junio de 2024
5 min de lectura

El software de mantenimiento es una herramienta esencial en la gestión del servicio técnico y la administración de órdenes de trabajo. Su implementación trae consigo múltiples ventajas que optimizan el funcionamiento y la eficiencia de las operaciones de mantenimiento en una organización.

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Son múltiples los sectores en los que la gestión del servicio técnico y del mantenimiento juegan un papel central dentro de la operativa diaria. Entre otros podríamos destacar: el mantenimiento de instalaciones de energía, mantenimiento de la red de agua, el mantenimiento de ascensores o puertas automáticas, mantenimiento de sistemas de climatización y refrigeración y un largo etcetera. 

A pesar de que en cada industria cambie el activo a mantener, el proceso de gestión de mantenimientos preventivos y correctivos suele ser bastante transversal con necesidades comunes como por ejemplo la importancia del cumplimiento de los planes de mantenimiento preventivo o el cumplimiento de los SLAs acordados con los clientes. 

¿Es un software de Mantenimiento un GMAO?

Un software de mantenimiento no es necesariamente un GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador). Sin embargo, un GMAO sí es un tipo específico de software de mantenimiento.

Los softwares de mantenimiento pueden abarcar una amplia gama de aplicaciones que ayudan a gestionar y optimizar las operaciones de mantenimiento en una organización. Estos pueden incluir desde simples sistemas de gestión de órdenes de trabajo hasta plataformas más complejas que integran una planificación avanzada de los recursos, la gestión de los equipos en movilidad o el análisis de datos como son los software de Field Service Management como Praxedo

En resumen, existen múltiples tipos de software de mantenimiento en base a las necesidades concretas de cada compañía pero cuando se requiere gestionar técnicos que se desplazan a diferentes ubicaciones, entonces el software de mantenimiento correcto es un software FSM

Ventajas de un Software de Mantenimiento 

A continuación, se detallan las principales ventajas del uso de software de mantenimiento en la gestión del servicio técnico y las órdenes de trabajo:

1. Organización y Gestión Eficiente de Órdenes de Trabajo

El software de mantenimiento permite centralizar y organizar todas las órdenes de trabajo en una única plataforma. Esto facilita la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y la gestión de los recursos. Las órdenes de trabajo pueden ser creadas, asignadas, priorizadas y cerradas de manera eficiente, reduciendo el tiempo de inactividad y mejorando la productividad.

2. Planificación de OTs correctivas y preventivas

La capacidad de planificar y programar el mantenimiento preventivo es una de las mayores ventajas del software de mantenimiento. Este tipo de mantenimiento ayuda a prevenir fallos y averías antes de que ocurran, basándose en el historial de uso y las recomendaciones del fabricante. Esto no solo mejora la vida útil del equipo, sino que también reduce costos asociados con reparaciones de emergencia y reemplazos inesperados.

3. Automatización de tareas

El software de mantenimiento puede automatizar muchas de las tareas repetitivas y administrativas, como la generación de informes, el envío de recordatorios de mantenimiento y la actualización de inventarios. Esto libera tiempo para que los técnicos se enfoquen en tareas más críticas y estratégicas.

4. Mejora de la comunicación y la colaboración

Una plataforma centralizada mejora la comunicación entre los diferentes departamentos y miembros del equipo de mantenimiento. Todos los usuarios pueden acceder a la misma información actualizada en tiempo real, lo que facilita la colaboración y la resolución de problemas de manera más rápida y eficiente.

5. Acceso a datos en tiempo real

El software de mantenimiento proporciona acceso en tiempo real a datos críticos, como el estado de los equipos, el historial de mantenimiento y las métricas de desempeño. Esta visibilidad permite tomar decisiones informadas y basadas en datos, mejorando la gestión y la planificación estratégica del mantenimiento.

6. Historial y seguimiento de activos

Llevar un registro detallado del historial de mantenimiento de cada activo es fundamental para su gestión eficiente. El software de mantenimiento permite documentar todas las actividades realizadas en cada equipo, lo que facilita la identificación de patrones de fallos, la planificación de futuras intervenciones y la toma de decisiones sobre la renovación o el reemplazo de activos.

7. Reducción de costes

La implementación de un software de mantenimiento ayuda a reducir costos de varias maneras, incluyendo la disminución de tiempos de inactividad, la optimización del uso de recursos y la reducción de la necesidad de reparaciones de emergencia. Además, al mejorar la eficiencia del mantenimiento preventivo, se pueden prolongar los ciclos de vida de los equipos, generando ahorros significativos a largo plazo.

8. Cumplimiento de normativas y estándares

El software de mantenimiento facilita el cumplimiento de normativas y estándares de la industria, ya que permite documentar y registrar todas las actividades de mantenimiento. Esto es crucial para auditorías y para asegurar que la empresa cumpla con las regulaciones locales e internacionales.

Conclusión

El uso de software de mantenimiento en la gestión del servicio técnico y las órdenes de trabajo aporta múltiples ventajas que mejoran la eficiencia operativa, optimizan los recursos y reducen los costos. La centralización de la información, la automatización de tareas y la capacidad de planificación preventiva son solo algunas de las formas en que estas herramientas pueden transformar el mantenimiento en una organización. La inversión en un buen software de mantenimiento es, sin duda, una decisión estratégica que puede generar un retorno significativo en términos de productividad, ahorro y prolongación de la vida útil de los activos.