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¿Qué son las órdenes de trabajo? Elementos, formato y consejos
Parece un concepto básico, ¿verdad? Orden de trabajo. El ABC del servicio técnico.
La orden de trabajo es ese documento que autoriza y detalla las tareas de mantenimiento, reparación o instalación que hay que realizar. Hasta ahí, fácil.
Pero pregunta en tu equipo cómo definiría cada uno ese término. Probablemente, escuches cinco versiones parecidas pero no exactamente iguales.
Y eso no sería un problema si solo fuera semántica. El problema real aparece cuando alguien dice «tenemos las órdenes de trabajo digitalizadas» y resulta que siguen siendo PDFs que los técnicos completan a mano y luego se transcriben al ERP.
O cuando las órdenes están efectivamente en digital, pero viven aisladas en una app que no habla con el software de facturación, con el CRM… ni con nada.
Entre crear una orden de trabajo y tener órdenes que realmente impulsen tu negocio hay un abismo. Y de esto algo sabemos, porque 65.000 técnicos gestionan cada día 150.000 órdenes de trabajo con Praxedo.
Así que en este artículo vamos a contarte qué son exactamente las órdenes de trabajo, qué tipos existen, qué elementos no puede faltar y cómo debe funcionar el flujo completo de gestión de OT digitalizado.
Tipos de órdenes de trabajo según tu necesidad
Una orden de trabajo es el documento que especifica qué servicio hay que prestar, dónde, cuándo y con qué recursos. A grandes rasgos, existen tres tipos principales:
- Órdenes de trabajo preventivas: para mantenimientos programados que se generan automáticamente según contratos establecidos.
- Órdenes de trabajo correctivas: para reparar averías inesperadas donde el tiempo de respuesta es crítico.
- Órdenes de trabajo de inspección: para auditorías, certificaciones o revisiones de seguridad que requieren checklists detallados y documentación fotográfica.
Pero la realidad es que hay tantas órdenes de trabajo como empresas existen. No es lo mismo gestionar una orden para climatización que para telecomunicaciones.
Por eso es fundamental contar con un software que te permita personalizar las órdenes de trabajo según el sector, el tipo de servicio o cliente.
En Praxedo, por ejemplo, puedes crear órdenes de trabajo digitales y personalizadas que incluyan los campos más relevantes para cada actividad: añadir el campo «contrato» para preventivas, incluir listados de piezas específicas según el equipo o configurar prioridades según el SLA del cliente.
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Los elementos esenciales que debe incluir tu orden de trabajo
Una orden de trabajo bien diseñada debe ser la única fuente de verdad para el técnico. Toda la información que necesita para hacer su trabajo debería estar ahí, sin necesidad de llamadas, emails o archivos extra.
¿Qué información concreta debe incluir? Estos son los elementos de una orden de trabajo en un software profesional como Praxedo:
- Datos del cliente y ubicación: nombre de la empresa, persona de contacto, número de teléfono y ubicación.
- Tipo de intervención y prioridad: qué tipo de trabajo es (instalación, reparación, mantenimiento preventivo). Este campo determina automáticamente qué formulario debe completar el técnico después.
- Descripción detallada del trabajo: cuanto más específica sea, menos dudas tendrá el técnico y mayor será la probabilidad de resolverlo en la primera visita.
- Fecha límite y ventana horaria: cuándo debe realizarse el trabajo según los acuerdos contractuales (SLAs) establecidos con cada cliente.
- Competencias técnicas requeridas: habilidades específicas necesarias por parte del técnico, como conocimiento de una marca o tecnología concreta.
- Duración prevista: tiempo estimado que llevará completar el trabajo. Fundamental para planificar agendas realistas y optimizar la jornada de cada técnico.
- Presupuesto y materiales: importe autorizado y listado de piezas o repuestos que el técnico debe llevar consigo.
- Contrato asociado: vinculación con el contrato de mantenimiento del cliente, si existe.
- Documentación técnica adjunta: manuales, planos, fotos de asistencias anteriores o cualquier información que ayude al técnico.
Así es cómo se visualizan los elementos de una orden de trabajo en Praxedo.
¿Quieres saber más? Aquí tienes más información sobre formatos de orden de servicio y de trabajo.
Cómo digitalizar el flujo completo de una orden de trabajo
Y aquí está el truco. Porque tener órdenes de trabajo bien diseñadas está genial, pero la magia ocurre cuando la gestión de OT va del ERP al móvil del técnico y vuelve a facturación automáticamente. Así funciona en Praxedo:
1. Creación de la orden de trabajo en la aplicación web
Se crea desde la interfaz web de Praxedo o directamente en tu ERP mediante conectores. El sistema sincroniza automáticamente todos los datos entre ambas plataformas.
2. Planificación inteligente de la orden de trabajo
Gracias a la gestión de agendas, el planificador puede enviar la orden de trabajo al técnico más cercano o cualificado en cuestión de segundos. El sistema considera ubicación, competencias y disponibilidad.
Aquí, el enlace del brief era raro y está roto: gestión de agendas. así que propongo cambiarlo por el enlace en la siguiente sección
3. Acceso al detalle de la oden de trabajo en la App móvil para el técnico
El técnico recibe la orden en su móvil con toda la información necesaria: datos del cliente, ubicación, historial y formularios inteligentes adaptados al tipo de servicio.
Así es cómo el técnico tiene ▶️ acceso a toda la información de la orden de trabajo
4. Ejecución del trabajo desde la app móvil
El técnico completa el parte directamente en la app: fotos, materiales utilizados, observaciones y firma digital del cliente. Todo se registra automáticamente.
5. Trazabilidad en tiempo real de las órdenes de trabajo
Desde la oficina puedes seguir el estado de cada orden en tiempo real: en curso, finalizada, validada. Sabes exactamente dónde está cada técnico y qué está haciendo.
6. Integración de la planificación de órdenes de trabajo con ERP
Una vez validada, la orden de trabajo vuelve automáticamente a tu ERP con el estado actualizado y el parte firmado adjunto, lista para facturar.
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Ventajas de transformar la gestión de tus órdenes de trabajo
Cuando hablamos de la importancia de las órdenes de trabajo, nos referimos a que su gestión dentro de este ciclo digital integrado tiene un impacto inmediato:
- Facturación el mismo día: el técnico termina, el cliente firma y la factura puede salir esa misma tarde. El flujo de caja mejora de forma radical.
- Técnicos autónomos: toda la información en su móvil. Sin llamadas a la oficina preguntando direcciones, historiales o qué formulario rellenar.
- Trazabilidad total: sabes en tiempo real dónde está cada técnico, qué órdenes están en curso y cuáles ya están listas para facturar.
- Todo conectado: la información fluye sin silos, ni errores. Así es más fácil detectar fugas de rentabilidad y tomar decisiones con datos fiables.
Guía completa: ▶️Cómo digitalizar las órdenes de trabajo
Praxedo, más de 20 años gestionando órdenes de trabajo
En Praxedo nos dedicamos exclusivamente a software para servicios técnicos desde hace más de 20 años. Y ese foco se nota: 65.000 usuarios diarios, buenísimas valoraciones en plataformas independientes y 150.000 órdenes de trabajo gestionadas al día.
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Preguntas frecuentes sobre órdenes de trabajo
¿Quién debe emitir una orden de trabajo en una empresa SAT?
La orden de trabajo la crea el coordinador, planificador o dispatcher tras recibir una solicitud del cliente o detectar que debe realizarse un mantenimiento preventivo según contrato.
En empresas con ERP integrado, la orden puede generarse automáticamente cuando se crea una solicitud de servicio o cuando llega la fecha programada de una revisión recurrente.
¿Se pueden personalizar las órdenes de trabajo?
Sí. Praxedo permite personalizar el formato de orden de trabajo en función del tipo de mantenimiento: preventivo, correctivo, instalaciones, revisiones.
Así te aseguras de que los técnicos recojan exactamente los datos que tu negocio necesita: números de serie, lecturas de contadores, fotos del antes y después, firmas digitales y cualquier campo específico de tu sector. Puedes crear tantos tipos de órdenes de trabajo como servicios ofrezcas, cada una con sus propios campos obligatorios y opcionales.
¿Qué sucede si una orden de trabajo no está bien cumplimentada?
Una orden de trabajo mal cumplimentada provoca retrasos, falta de piezas, errores en la facturación y una mala experiencia para el cliente.
Los técnicos pierden tiempo llamando a la oficina para aclarar dudas, pueden llevar material incorrecto y la probabilidad de resolver el problema en la primera visita se desploma. Todo esto se traduce en costes extra y clientes insatisfechos.
¿Cómo ayuda una orden de trabajo digital a la productividad?
Una orden de trabajo digital reduce el tiempo administrativo, evita que los técnicos tengan que desplazarse a la oficina para entregar partes y permite facturar el servicio el mismo día en que se realiza.
Además, elimina errores de transcripción, facturaciones inexactas y partes perdidos o dañados.
¿Es legal la firma digital en una orden de trabajo?
Las órdenes de trabajo con firma digital del cliente tienen plena validez legal y sirven como justificante de la conformidad del servicio prestado.
La firma digital recogida en la app móvil de Praxedo queda registrada con fecha, hora y ubicación GPS, proporcionando incluso mayor trazabilidad que una firma en papel. Además, el cliente recibe inmediatamente una copia del informe en su email.
¿Puedo utilizar una plantilla de Excel o Word para mis órdenes de trabajo?
Crear órdenes de trabajo en Excel o Word trae más problemas que beneficios. Crear la plantilla, enviarla como adjunto, completarla a mano y archivarla son procesos manuales que multiplica las posibilidades de error, ralentiza la facturación y dificulta el seguimiento de cada orden.
La gestión de OT en un software especializado como Praxedo automatizan todo este flujo, eliminando pasos innecesarios y garantizando que la información está siempre disponible y actualizada en la nube.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de trabajo y una factura?
La orden de trabajo contiene qué hay que hacer, dónde, cuándo, quién lo hará y con qué materiales. Es el documento operativo que guía al técnico.
La factura es el documento comercial que solicita el pago una vez finalizada la asistencia basándose en la información de esa orden de trabajo: qué se hizo realmente, cuánto tiempo llevó, qué piezas se utilizaron y cuál es el importe total a cobrar.
Una orden de trabajo bien gestionada facilita enormemente la emisión de facturas precisas y rápidas.
