3 formas de reducir el uso del papel en empresas con servicio técnico

Si al preguntarnos por qué hacemos algo de una determinada manera nuestra respuesta es “porque siempre se ha hecho así”… probablemente haya llegado el momento de cambiar.

Muchas de las acciones que las empresas llevan a cabo en su día a día están guiadas por la pura inercia, y las consecuencias de ello no son nada triviales. El uso que se hace del papel es un claro ejemplo: pequeñas, medianas y grandes empresas siguen utilizando, a día de hoy, la misma cantidad de documentos en papel que hace años, lo cual las pone en una posición de desventaja respecto a las que sí han avanzado conscientemente hacia la digitalización.

Ganar en tranquilidad, ahorrar cientos de horas de trabajo y mejorar la imagen de marca mientras se cuida al planeta. Estas son solo algunas de las ventajas de evolucionar de la gestión en papel al trabajo mediante herramientas de software.

Siga leyendo para descubrir cómo las nuevas herramientas digitales ayudan a las empresas de servicios de campo a reducir el uso del papel en su empresa.

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3 razones para reducir el uso del papel en su empresa

Razón 1: Seguridad

Pérdidas, deterioros, robos… A esto nos exponemos cuando los valiosos archivos con los que trabajamos en nuestro día a día existen en el plano físico. Un plano en el que una taza de café vertida puede causarnos serios contratiempos o nunca aparece ese parte de trabajo necesario ante la reclamación de un cliente.

La digitalización de los documentos ofrece la tranquilidad que una empresa eficiente necesita, ya que todos los documentos se almacenan en la nube, con total seguridad en la protección de datos y accesibles 24/7 desde cualquier lugar del mundo, ¡incluso sin conexión!

Razón 2: Rentabilidad

La baja digitalización de una empresa con servicios técnicos no solo implica una importante inversión en papel, impresión de partes de trabajo, cartuchos de impresora o franqueos postales, sino que se traduce principalmente en una gran pérdida de tiempo. 

Por un lado, los técnicos de campo están obligados a ir y volver constantemente a las oficinas centrales para recoger partes de trabajo nuevo y entregar los completos. Cientos de horas de trabajo empleadas en tareas no facturables que lastran la productividad del negocio.

Por el otro lado, el personal de oficina obligado a seguir trabajando en papel tiene que pasar un buen número de horas transcribiendo documentos, clasificándolos, ordenándolos o buscándolos.

Sin embargo, cuando nuestros documentos son digitales y además contamos con un software que nos permite gestionarlos de la manera más automatizada posible, como es el caso de Praxedo, podemos desvincularnos de esas tareas y, por tanto, aumentar la productividad de la empresa.

Razón 3: Posicionamiento de marca

No podemos dejar de mencionar la principal ventaja de la reducción del empleo de papel: el cuidado del medioambiente. Una empresa que haga un uso mínimo de este recurso no solo estará ganando en tranquilidad y ahorrando dinero, también estará transmitiendo una imagen altamente positiva en un contexto social de creciente interés por la protección del planeta.

Eso sí, la empresa no deberá limitarse a usar menos papel, también tendrá que comunicarlo de forma efectiva a través de su página web, sus redes sociales o sus firmas de correo electrónico.

3 claves para reducir el uso del papel en su empresa

Ahora que conocemos las principales razones para reducir el uso de papel en la empresa, vamos a descubrir algunas claves para llevar a cabo esta tarea de forma muy sencilla: 

Clave 1: optimizar el uso de papel

No es necesario asumir una posición radical que defienda la eliminación absoluta del papel en cualquier entorno laboral. En ciertas circunstancias puede que sea necesario trabajar con documentos físicos, por lo que la solución será utilizar el papel de la manera más eficiente posible. Para ello solo habrá que implementar algunas costumbres muy sencillas que, al poco tiempo, estarán totalmente interiorizadas y que, por tanto, no supondrán ningún esfuerzo adicional.

Algunos de los hábitos a través de los cuales podemos reducir el uso de papel la nuestra empresa son:

• Imprimir a doble cara.
• Imprimir dos páginas por cara.
• Reutilizar el papel que haya sido impreso a una sola cara para la impresión de borradores.
• Disminuir el espaciado o los márgenes de nuestros documentos.
• Revisar los documentos antes de imprimirlos, para evitar fallos que nos obliguen a realizar una segunda impresión.

Por supuesto, tanto el uso de papel reciclado como el reciclaje de papel en las propias oficinas son otras dos prácticas muy importantes a tener en cuenta si buscamos reducir el impacto ambiental de la empresa.

Clave 2: optar por documentos digitales

Como hemos adelantado en el apartado de razones, existen herramientas que nos permiten digitalizar todos los documentos para así optimizar procesos mientras ahorramos en gastos y, por supuesto, en papel. Dependiendo de las características de nuestra empresa, estas deberán ser más o menos sofisticadas.

Un ejemplo: para una empresa que se dedique a la gestión de operaciones de campo, un software como el de Praxedo supone una solución ideal, ya que está específicamente diseñado para cubrir todas las necesidades de las empresas de asistencia técnica. 

Una de sus funcionalidades consiste en la digitalización de las órdenes de trabajo. Esto permite decir adiós a papeles autocopiativos que necesitan ser diseñados, impresos, almacenados, repartidos entre el equipo técnico, cumplimentados a mano, entregados en las oficinas, transcritos al sistema ERP de la empresa… para pasar a ser documentos digitales que el técnico cumplimenta desde su smartphone, se almacenan en la nube y se envían al instante por email.

De un plumazo desaparecen los montones de papel sobre las mesas y los enormes archivadores en armarios. 

¿Una ventaja extra? La gestión de OTs para su facturación pasa de conllevar días de trabajo a minutos, gracias a la automatización del proceso.

Clave 3: Digitalizar las planificaciones

En muchas empresas de servicios de campo no solo se sigue utilizando papel para generar órdenes de trabajo, sino que también se hace un uso muy amplio de este recurso a la hora de diseñar las agendas de los técnicos.

A menudo se planifican las agendas de los técnicos en enormes ficheros Excel donde se incluye el planning semanal de tareas y clientes a gestionar. Estas planificaciones suelen imprimirse por parte de los coordinadores de área y traspasarse a agendas de papel por parte de los técnicos.

Y no solo eso, sino que cada cambio en la agenda obliga a volver a imprimir, consumiendo papel de forma incesante. Herramientas como Praxedo permiten a los coordinadores planificar las agendas de los técnicos de forma digital y a los técnicos consultarlas desde su móvil en tiempo real. 

¿Y si hay algún cambio en la agenda? El software envía una notificación SMS al técnico con la actualización.

Adiós a las agendas en papel, hola a los calendarios digitales a prueba de errores.

Conclusión: Praxedo le ayuda a reducir el uso del papel en su empresa

Si está pensando en reducir el uso del papel en su empresa y convertirse en una empresa “paperless”, una herramienta de software como Praxedo es la solución más efectiva.

Lo demuestran datos como los de Elco, que gracias a la implantación de Praxedo ha ahorrado 20.000 euros al año en costes de papel, pasando a enviar solo el 7% de sus partes de trabajo por correo convencional.

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