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Cumplimiento ISO 9001: Requisitos, Entidades Certificadoras y Digitalización

Lara ABARCA
8 junio 2022

El cumplimiento del ISO 9001 supone una ventaja competitiva imponente para una empresa frente a otras de su competencia.

Y es que esta certificación demuestra que una empresa cumple con la legalidad vigente de su entorno y destaca por su capacidad para ofrecer productos o servicios que satisfagan las expectativas de sus clientes.

Muchos organismos públicos y multinacionales requieren a sus proveedores demostrar el cumplimiento del ISO9001 para contratar sus servicios. Así que no hay duda: si se quiere hacer negocios a lo grande, el 9001 es un requisito obligatorio.

Gracias a ello, más de un 1 millón de empresas en todo el mundo ya disponen del ISO9001 y otras muchas se esfuerzan cada año en obtener el sello. Para lograrlo deben pasar por estrictas auditorías realizadas por una entidad certificadora de calidad.

El trabajo de estos inspectores es, sin duda, delicado. Y es que si ellos exigen la más alta calidad a sus clientes, también deben ofrecer en sus inspecciones in situ. Los errores no están permitidos. 

Por suerte, las nuevas herramientas digitales permiten que las empresas interesadas en la obtención del ISO9001, gestionen su certificación de forma más efectiva.

Y es que digitalizar el proceso de auditoría y adecuación a la normativa, facilita enormemente el trabajo a los auditores, demostrando, desde el primer momento, un método de trabajo que apuesta por la calidad.

Siga leyendo para descubrir cómo la tecnología puede ayudarle a optimizar sus inspecciones para el cumplimiento del ISO9001.

¿Qué es la ISO 9001?

La ISO 9001 es la norma de control de calidad más prestigiosa del mundo. Emitida por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) establece los requisitos que una empresa debe cumplir en su Sistema de Gestión de Calidad.

El cumplimiento del ISO 9001 garantiza que una empresa sigue un método de trabajo excelente para mejorar continuamente la calidad de sus productos o servicios y así aumentar la satisfacción de sus clientes.

Cumplimiento ISO 9001: Por qué es importante

En muchos casos, la obtención la ISO 9001 por parte una empresa certificadora independiente es obligatoria para hacer negocios internacionales o acceder a licitaciones públicas

Pero incluso cuando el cumplimiento de la ISO9001 no supone una obligación contractual, contar con este distintivo aumenta el prestigio de la empresa y aporta credibilidad para establecer relaciones comerciales.

Si una empresa está dudando entre dos proveedores similares, que una de ellas cuente con la ISO9001 será el as en la manga que decida la partida.

Además, también sirve para mejorar la empresa de puertas para dentro. Y es que ayuda a crear una cultura empresarial basada en la excelencia, mediante la implantación de un ciclo PCDA que mejore continuamente los procesos internos. 

En resumen: instaurar en los trabajadores el chip de “¿cómo innovar para que la calidad de nuestra empresa sea mejor cada día?”

¿Qué empresas pueden optar a la certificación ISO9001?

Literalmente, cualquiera. Y es que esta es una de las mayores virtudes de la certificación, ya que proporciona oportunidades a cualquier empresa sin importar su sector o tamaño.

De hecho, solo en España hay más de 60.000 empresas certificadas con el ISO 9001, situándonos como tercer país de Europa y quinto en el ranking mundial.

Empresas alimentarias, farmacéuticas, químicas o fabricantes industriales demuestran así la calidad de su trabajo. 

Pero también una empresa dedicada a actividades de instalación, mantenimiento o asistencia técnica puede certificar la calidad de sus servicios.

Requisitos para el cumplimiento de la ISO 9001

Explicado de forma muy simplificada, estos son los principales requisitos exigidos para el cumplimiento de la ISO 9001 en su versión genérica: 

  • La empresa debe tener un manual de calidad que incluya procesos y procedimientos.
  • La documentación debe estar siempre actualizada, organizada, completa y accesible. 
  • Se deben implantar acciones preventivas y no solo correctivas. Por ejemplo, en una fábrica, los mantenimientos preventivos son la clave para minimizar las averías.
  • Definir una Política de Servicio al Cliente que monitoree periódicamente sus necesidades y expectativas.
  • Contar con la infraestructura necesaria, desde las instalaciones hasta su mantenimiento o estado de las máquinas.
  • Invertir en la formación del personal.
  • Realizar una auditoría interna anual para verificar que el producto o servicio cumple con los requisitos establecidos. 

¿Quién certifica el cumplimiento del ISO9001?

Para certificar el cumplimiento del ISO 9001 es necesario acudir a una entidad certificadora acreditada.

Se trata de empresas privadas que auditan y dan validez a los sistemas de gestión de calidad que inspeccionan. En el caso de España, lo mejor es consultar a la ENAC para verificar que la entidad elegida, está certificada oficialmente. 

¿Cómo garantizar el cumplimiento del ISO9001?

El trabajo de los profesionales de la auditoría, la inspección y la certificación es muy exigente. Deben revisar documentación extensa y numerosa, además de realizar comprobaciones in situ sobre las prestaciones y los equipos de trabajo. 

Tradicionalmente, estos auditores trabajan entre montañas de papeles. Historiales de inspecciones, registros de mediciones sobre el terreno, planos de instalaciones y maquinaria o bases de datos documentales sobre los equipos a auditar.

Dominar la trazabilidad de los datos recopilados es una tarea titánica solo apta para verdaderos expertos en gestión documental.

Para facilitar el trabajo de los auditores las empresas pueden proveer los informes de forma digital, mostrando así un mayor control sobre sus procesos y documentación. 

Veamos cómo.

Tecnología para apoyar su certificación

La digitalización proporciona multitud de ventajas, pero vamos a ver únicamente las tres más importantes. 

Formularios de inspección digitales

La generación de formularios de revisión digitales 100% personalizados a las necesidades específicas de cada sector, facilita el control exhaustivo de cada paso de la inspección.

Gracias a ello se limitan los errores o las omisiones de información en el proceso de auditoría.

Accesibilidad de la información

El uso de formularios digitales permite almacenar toda la información necesaria de forma organizada y accesible. Tanto la generación de informes como la validación de los mismos es posible desde cualquier dispositivo y lugar. 

Tan fácil como ir deslizando pantallas para no olvidar ningún punto de control a verificar y asegurar la calidad de los datos introducidos.

Adiós a formularios en papel que se pierden, a letras ilegibles y a transportar documentación de acá para allá.

Trazabilidad garantizada de las inspecciones

La trazabilidad de las inspecciones es uno de los principales desafíos en el cumplimiento del ISO 9001. Y es que resulta casi imposible organizar la enorme cantidad de documentación cuando se trabaja con papel.

Inspecciones técnicas, control de procesos, planos de los equipos, fotos de las instalaciones, historial de certificaciones. El reto ya no es simplemente realizar una auditoría impecable, es documentar por qué se certifica el cumplimiento de la ISO 9001. O no.

Y es que las reclamaciones en este aspecto son habituales y pueden realizarse meses o años después.

Trabajar con la tranquilidad de saber que toda la gestión documental está actualizada y completa a un solo golpe de clic hará mucho más sencillo su proceso de certificación, los inspectores tendrán toda la información y la empresa dará una imagen de organización y profesionalidad. 

En Praxedo somos especialistas en soluciones de software para la gestión de los servicios de campo. Póngase en contacto con nosotros para descubrir cómo la tecnología puede ayudar a simplificar y organizar sus procesos.