La revolución tecnológica en la gestión de servicios en campo

Cuando pensamos en la revolución tecnológica en los servicios de campo, quizás nos imaginemos una caja de herramientas dirigida por inteligencia artificial que asesora al técnico sobre qué herramienta utilizar. Pero la verdadera revolución se encuentra en lo que los técnicos llevan en la otra mano: su teléfono móvil.

Y es que los días de ver técnicos completando partes en papel con las manos manchadas de grasa son cosa del pasado. Hoy, estos profesionales están completamente digitalizados, evidenciando una evolución impresionante del sector: comunicaciones precisas, automatización de tareas y visibilidad en tiempo real como nunca antes se habían visto.

Estas mejoras son posibles gracias a los modernos software de gestión de servicios, las nuevas herramientas digitales para la optimización de operaciones campo desde la planificación hasta la facturación del servicio.

Siga leyendo para descubrir de forma práctica cómo la tecnología está transformando los servicios de campo, haciendo que las empresas no solo trabajen más rápido, sino mucho mejor.

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Los retos tradicionales en la gestión de servicios de campo

La gestión de servicios en campo abarca la supervisión y coordinación de actividades como reparaciones, mantenimientos o instalaciones, llevadas a cabo por equipos técnicos en las ubicaciones de los clientes. Este trabajo implica muchísimos retos, especialmente cuando no se dispone de tecnología avanzada.

Tradicionalmente, la gestión de servicios de campo se realizaba mediante llamadas telefónicas, partes de trabajo en papel y planificaciones en hojas de cálculo, como Excel. Aunque en los últimos años se han añadido más herramientas digitales como WhatsApp o Google Maps, la esencia del trabajo diario seguía siendo manual, lenta y propensa a errores.

Puede que el desafío Top 1, siempre haya sido la complicada comunicación entre clientes, el personal de oficina y los técnicos en terreno. El podium se completa con la falta de visibilidad sobre el trabajo de los técnicos y la tediosa gestión de los partes de trabajo en papel.

También eran muy frecuentes los desacuerdos en la facturación con los clientes, originados por la ausencia de documentación irrebatible sobre el trabajo realizado. Esta situación no solo generaba tensiones, sino que también afectaba la relación a largo plazo con los clientes, poniendo en juego la reputación de la empresa.

¿Cómo puede un software transformar la gestión de servicios en campo?

Ante todos esos problemas, tenemos una nueva noticia, y es que los nuevos software de gestión están poniendo fin a los desafíos tradicionales del sector de los servicios de campo. Estos programas no solo automatizan y simplifican procesos, sino que van dos pasos más allá, permitiendo ofrecer un servicio al cliente simplemente inimaginable hace años.

Vamos a ver cómo lo consiguen:

Programación de tareas

Diseñar las agendas de los técnicos ahora es coser y cantar con el uso de los software de gestión. Herramientas como el SmartScheduler de Praxedo utilizan algoritmos avanzados para asignar cada tarea al técnico más adecuado en función de su disponibilidad, habilidades específicas y su ubicación geográfica.

Además, integra automáticamente los mantenimientos programados, preventivos y las urgencias para crear una agenda simplemente impecable en un clic, ahorrando cientos de horas a los planificadores técnicos.

Creación de rutas

Todos los caminos llevan a Roma, pero unos son más cortos que otros. Por eso, los software de gestión de servicios de campo permiten optimizar las rutas por carretera de los técnicos, minimizándolos desplazamientos innecesarios. 

En el caso de Praxedo, el software considera múltiples factores como los puntos de partida y destino, distancias intermedias, los SLA con los clientes, el tráfico habitual, así como los horarios de disponibilidad tanto de clientes como de técnicos y el tiempo estimado por tipo de tarea.

Con todo ello, propone una agenda inteligente al planificador, que puede ajustar y perfeccionar, combinando eficazmente inteligencia tecnológica y criterio humano. Esta optimización de rutas asegura que los técnicos aumenten su carga efectiva de trabajo al pasar menos tiempo en ruta.

Partes de trabajo digitales

Se acabaron los partes de trabajo en papel que tantos problemas han traído en los servicios de campo. Los nuevos software como Praxedo permiten que desde la oficina y sin necesidad de conocimientos de programación, se creen modelos de partes de trabajo digitales personalizados a cada necesidad específica, ya sea por tipo de trabajo (como instalaciones, mantenimientos o averías) o por tipo de máquina. 

Estos formularios se asignan automáticamente a cada tipo de orden de trabajo y pueden completarse de forma facilísima desde la pantalla del teléfono móvil del técnico. 

Así se ahorra mucho tiempo y dinero, a la vez que se dice bye bye a los problemas típicos como escrituras ilegibles y omisiones de información.

Recogida digital de la firma de clientes

Los formularios digitales incluyen un plus extra: al finalizar el servicio, los clientes pueden firmar directamente en el dispositivo del técnico, lo que valida el trabajo realizado de manera más instantánea que un Nesquik 🙂

Esta funcionalidad del software no solo reduce las disputas que surgen habitualmente con los albaranes en papel, sino que también agiliza muchísimo la facturación, permitiendo iniciar este proceso el mismo día en que se completa el servicio. 

En resumen: fortalece la confianza entre cliente y empresa mientras mejora el cash-flow del negocio. 

Comunicaciones en tiempo real

La capacidad de comunicarse en tiempo real entre la oficina, el cliente y el técnico es fundamental para que el trabajo salga adelante como la seda. Y gracias a la tecnología ahora es posible… sin hacer una sola llamada.

Por ejemplo, cuando un planificador asigna una nueva tarea urgente a un técnico, este recibe inmediatamente una notificación push en la pantalla de inicio de su teléfono a través de la App móvil de Praxedo. Así puede estar informado de cualquier modificación en su agenda, sin recibir llamadas que le interrumpan

Y aún hay más. Una vez que el técnico acepte la tarea y salga en camino, el cliente recibirá un SMS informando de la hora aproximada de llegada. Esta funcionalidad del software mejora la experiencia del cliente, proporcionando una expectativa clara de cuándo llegará el técnico.

Conectividad entre diversos software de negocio

Los software de gestión de servicios de campo como Praxedo se integran perfectamente con una amplia gama de sistemas ERP y CRM gracias a su gama de conectores y APIs, facilitando la sincronización en tiempo real de las diferentes herramientas digitales.

¿Qué significa esto? Por ejemplo, el conector específico para Microsoft Dynamics 365 Business Central permite que la información generada en Praxedo se integre automáticamente con este ERP, integrando eficazmente los datos de clientes, equipos y pagos.

De forma similar, los conectores con Sage X3 y QuickBooks permiten una facturación más rápida y precisa al sincronizar automáticamente los partes de trabajo completados con el sistema de facturación. Gracias a esta funcionalidad, nuestros clientes reducen su periodo medio de facturación de 1 mes a menos de 24 horas.

Funcionalidades adicionales

El software también incluye funcionalidades como videoasistencia para resolver dudas sin desplazamientos, geolocalización en tiempo real de cada uno de los técnicos desplazados, y una App móvil que trabajar tanto en modo online como offline, crucial en áreas con mala cobertura.

Estas características no solo transforman las operaciones diarias, sino que también elevan la calidad del servicio, aumentan la eficiencia y fortalecen la relación con el cliente, estableciendo una base sólida para el crecimiento sostenido y la competitividad en el mercado.

Praxedo, el software aliado para mejorar la gestión de servicios en campo

La innovación tecnológica está redefiniendo radicalmente la gestión de servicios en campo. Con herramientas digitales avanzadas, las empresas ahora pueden obtener una visibilidad completa en tiempo real de las actividades de sus técnicos, establecer una conexión más directa con los clientes y ahorrar toneladas de trabajo administrativo.

El secreto está en la integración eficaz de diferentes interfaces. Los planificadores pueden coordinar todo desde la oficina mediante un software diseñado específicamente para servicios técnicos, mientras que los técnicos en campo disponen de una app que pone todo lo necesario al alcance de su mano. En el competitivo mercado actual, adoptar esta digitalización no es simplemente una opción para ahorrar tiempo y costes, sino una necesidad crucial para cualquier empresa que aspire a seguir siendo competitiva en esta nueva era.

En Praxedo, estamos orgullosos de liderar el avance tecnológico en el ámbito de los servicios de campo. Si desea que su empresa aproveche todo el poder de la tecnología para prosperar, le invitamos a hablar con uno de nuestros expertos. Descubra cómo la revolución ya está aquí y es mucho más accesible de lo que piensa.