Software de servicio técnico ¿Qué es y qué ventajas tiene?

Si su servicio técnico aún trabaja con ficheros Excel, albaranes en papel y agendas completadas a mano, tenemos dos noticias que darle.

La primera es mala. Y es que su negocio está funcionando de un modo profundamente ineficaz.

La segunda es excelente. Y es que existen nuevos software de servicio técnico diseñados para automatizar todas las tareas del área a través de una única herramienta digital. 

Gracias a ello, los profesionales del servicio técnico pueden centrarse en elevar la calidad de su trabajo y atender más asistencias, y olvidarse de las tareas que más les aburren y menos valor aportan: el papeleo administrativo.

Pero, ¿qué es exactamente un software de servicio técnico?, ¿qué funcionalidades esenciales ofrece?, ¿y cuáles son las ventajas reales de implantarlo? 

Siga leyendo para descubrir todo lo que necesita saber sobre los últimos avances en software de servicio técnico.

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¿Qué es un software de servicio técnico?

Un software de servicio técnico es una aplicación informática que se utiliza para gestionar las actividades administrativas relacionadas con el mantenimiento y la reparación de equipos, instalaciones o sistemas. 

Se trata de una herramienta muy útil para las empresas que presten servicios técnicos, ya que les permite llevar un control exhaustivo de todos los aspectos relacionados con sus actividades diarias.

Entre las principales funcionalidades de este tipo de software se encuentran la gestión de clientes, la planificación y seguimiento de trabajos, el control de inventario, la facturación y el análisis estadístico. Todas estas funciones son muy útiles para optimizar el funcionamiento del departamento técnico de una empresa y garantizar un buen nivel de servicio a sus clientes.

Los software de servicio técnico también llamados softwares FSM como Praxedo suelen ser aplicaciones Saas en la nube, 100% móviles, a las que se puede acceder simplemente conectándose a Internet con un smartphone, una tablet o un ordenador. Esto las convierte en herramientas perfectas para adaptarse a la movilidad de un equipo técnico compuesto por trabajadores que siempre están desplazándose. 

Cómo un software de servicio técnico puede beneficiar a su empresa

Las ventajas de un software SAT son innumerables, por eso vamos a dividirlas en cuatro grandes bloques, en función de los diferentes roles que interactúan en un servicio técnico: personal de oficina, técnicos de campo, clientes y el propio negocio.

Y es que un software de servicio técnico es más que una estrategia win-win, supone un verdadero win-win-win-win para todos los actores implicados. Veámoslo:

Para su equipo en oficina

Un software de servicio técnico (SAT) permite a los planificadores y coordinadores del área automatizar hasta el 80% de sus tareas. 

La más importante para este rol es sin duda la asignación y planificación de todas las asistencias de la semana entre los diferentes técnicos de forma automática gracias a la inteligencia artificial.  Pero hay mucho más, desde el envío automático de emails a clientes, hasta la generación de informes de rendimiento completos a tiempo real.

Y aún hay más, ya que toda la gestión documental se digitaliza, lo que permite olvidarse de transcribir, fotocopiar, grapar y archivar. Toda la documentación está siempre actualizada y disponible online para la consulta de cualquier persona de la organización. 

Para su equipo de técnicos sobre el terreno

La digitalización de los partes de trabajo supone un cambio trascendental en el día a día de los técnicos. Pueden cumplimentar sus informes directamente desde el lugar de la asistencia con unos simples clics sobre la pantalla de su smartphone y enviarlos al instante a sus compañeros en la central. Se acabaron los viajes a la oficina para recoger y entregar papeles.

Además, funcionalidades inteligentes como el SmartScheduler de Praxedo permiten optimizar las rutas de los técnicos, reduciendo el tiempo de trayectos entre cada servicio. De esta forma, pasan menos tiempo en carretera y disponen de más tiempo para realizar su trabajo con excelencia.

Para sus clientes

En una época donde todo se consigue de forma inmediata, sus clientes esperan la misma rapidez de su servicio técnico. 

Los software SAT ofrecen funcionalidades que facilitan la gestión a tiempo real del negocio. Por ejemplo, gracias a la geolocalización de los smartphones de los técnicos, el planificador puede visualizar la ubicación de todo el equipo de técnicos directamente en un mapa a tiempo real. 

Una funcionalidad de este tipo permite, por ejemplo, enviar al técnico más cercano cuando surge una orden de trabajo urgente, sin, ni siquiera, tener que ponerse en contacto con él. Proporcionando al cliente una solución para su problema en segundos.

Y aún hay más. Software como Praxedo ofrecen la posibilidad de configurar alertas automáticas para que cuando el técnico se encuentre de camino hacia la ubicación del cliente, este reciba un SMS informando de la hora aproximada de llegada.

Todo pensado para trabajar de forma transparente, rápida e innovadora, demostrando a sus clientes que su negocio invierte en tecnología para ofrecerle un servicio por encima de sus expectativas.

Para su negocio

La incorporación de un software para la gestión del servicio técnico a una empresa implica la mejora de los procesos, la reducción de costes y una mayor competitividad. 

Para empezar, permite reducir las horas dedicadas a trabajos administrativos, a la vez que optimiza la carga laboral de los técnicos, evitando tiempos muertos entre asistencias y minimizando los tiempos de trayecto. El resultado son más horas de trabajo facturables.

Además, digitalizar las órdenes de trabajo permite que los plazos de facturación se reduzcan, facilitando la gestión de cobros y garantizando un flujo positivo en empresas de servicio técnico. ¿Un ejemplo práctico? Gracias a Praxedo, la empresa Nexecur ha acelerado significativamente su tiempo de facturación, pasando de 1 mes a 24 horas.

Otra ventaja fundamental para el negocio es la práctica desaparición de  desacuerdos y litigios con los clientes, ya que el software SAT mejora de la gestión documental de los partes de trabajo, permite la firma in situ de los clientes tras la asistencia y proporciona formularios con control automático de los datos introducidos para evitar errores.

Y por último, estos software ofrecen KPIs específicos de alto valor como el número de órdenes de trabajo, su duración real media, el rendimiento de cada técnico o el porcentaje de asistencias que cumplen la GTR (Garantía del Tiempo de Restablecimiento), que permiten que las empresas analicen sus propios procesos e identifiquen las áreas que necesitan mejorar. 

Praxedo, el software FSM de servicio técnico líder del mercado

El software de servicio técnico es una herramienta indispensable para cualquier empresa de servicios de campo que desee optimizar recursos, reducir costes y obtener un control preciso sobre la calidad del servicio que ofrece. 

Es por ello que el sector están avanzando a toda velocidad hacia la era del “todo digital” y si su negocio no da ahora el paso, sepa que sus competidores ya han empezado a hacerlo.

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