Planificación del mantenimiento: claves para una agenda técnica eficiente

La planificación del mantenimiento es el arte de conseguir que el técnico adecuado llegue al lugar correcto, con las herramientas necesarias y en el momento oportuno. Un malabarismo complicado.

La buena noticia es que la tecnología está aquí para ayudar a coordinadores técnicos, planificadores y backoffice a ahorrar hasta el 80% del tiempo en la planificación de mantenimiento.

Valencia, 8:30 de la mañana. El teléfono suena. Una avería urgente al otro lado de la ciudad. Miras la agenda de tus técnicos: Javier está a 50 kilómetros de su primera visita. Santiago tiene tres mantenimientos en la zona, pero programados para días distintos. Y Carlos ha llamado porque le falta una pieza para completar una instalación.

¿Te suena familiar? Sigue leyendo.

¿En qué consiste realmente planificar el mantenimiento?

Antes de nada, aclaremos conceptos. Gestionar el mantenimiento significa decidir qué hay que reparar o revisar. Planificar el mantenimiento es decidir quién lo hará, cuándo y cómo.

Una buena planificación de mantenimiento equilibra cuatro factores críticos:

• Disponibilidad del técnico: ¿Tiene huecos en su agenda o está a tope?
• Competencias necesarias: ¿Domina ese tipo de equipo o tecnología?
• Ubicación geográfica: ¿Está cerca del cliente?
• SLA del cliente: ¿Qué ventana tenemos para cumplir el compromiso contractual?

Cuando estos cuatro elementos encajan, ocurre la magia: técnicos enfocados, empresa rentable y clientes satisfechos. Cuando no encajan… empiezan los problemas.

El coste invisible de una mala planificación de rutas y tareas

Cuando la planificación del mantenimiento se realiza manualmente con herramientas no especializadas, los problemas crecen:

• Agendas desequilibradas: Mientras un técnico está desbordado con cinco servicios al día, otro apenas cubre dos. El resultado: técnicos estresados, tiempos muertos caros y sensación general de descontrol.
• Horas perdidas en planificación: El equipo de backoffice dedica hasta 4 horas diarias a hacer malabares con agendas, llamadas y cambios de última hora. 
• Alto riesgo de errores humanos: Servicios que se solapan, mantenimientos preventivos que se olvidan, SLA que no se cumplen… Cada error termina en reclamaciones, penalizaciones o pérdida de confianza del cliente.
• Tiempos de viaje excesivos: _Rutas donde un técnico cruza la ciudad de punta a punta tres veces en el mismo día. Más kilómetros significan más gasto en gasolina y menos servicios facturables por día.
• Baja tasa de resolución en primera visita: Enviar al técnico equivocado (sin el conocimiento o las piezas necesarias) obliga a una segunda visita. Eso duplica costes y enfada al cliente.
• Insatisfacción del cliente: Retrasos sin avisar, cambios de última hora y falta de información sobre cuándo llegará el técnico. El cliente moderno no tolera esto. Y la competencia está a un clic de distancia.

Así, cada paso de la planificación del mantenimiento se convierte en sangría de recursos para la empresa.

5 pasos para pasar del caos a la planificación inteligente

Para optimizar la planificación del mantenimiento, lo primero es establecer un método. ¿Nuestra recomendación? Estos cinco pasos: 

Centralización de solicitudes y preventivos

Imposible planificar bien si tus mantenimientos preventivos se anotan en un Excel, atiendes las urgencias por teléfono y los contratos de cliente están en un programa aparte. Necesitas una visión única de todas las tareas: preventivas, correctivas y urgentes.

Lo primero es contar con un software de mantenimiento que centralice todo en un solo sistema.

Asignación basada en competencias y ubicación

Una planificación inteligente requiere filtrar por tres criterios simultáneos: ubicación, disponibilidad y competencias técnicas.

Imagina que entra una reparación de un sistema de climatización marca X. La planificación de mantenimiento requiere detectar qué técnicos están certificados para esa tecnología y entre ellos, quién está más cerca y tiene hueco.

Para ello es imprescindible tener bien “etiquetadas” las skills de cada técnico en plantilla.

Parametrización de tiempos y prioridades

Asignar duraciones realistas a cada orden de trabajo permite crear agendas que se cumplen. Cada tipo de servicio debe tener una duración media estimada: 30 minutos para un mantenimiento preventivo, o 6 horas para una instalación compleja.

Los mejores software de mantenimiento aprenden con el tiempo. La inteligencia artificial analiza los datos históricos y ajusta las estimaciones según el tiempo real medio de los trabajos realizados. Así, la planificación se vuelve cada vez más precisa.

Automatización: deja que la tecnología planifique por ti

Una vez que todo está centralizado, asignado y parametrizado, llega el momento de dejar que la tecnología haga el trabajo pesado.

Software como Praxedo permiten planificar decenas de mantenimientos en un minuto. Backoffice define los criterios (prioriza distancias cortas, respeta estos SLA, ten en cuenta estas habilidades) y el programa crea una propuesta de planificación.

Un ejemplo de los resultados ➡️La empresa Circet ha reducido un 75% el tiempo de planificación con Praxedo

Gestión de urgencias en tiempo real

Un buen sistema de planificación del mantenimiento debe ser flexible, porque las urgencias no avisan: simplemente aparecen. Así que la clave es estar preparado.

Eso significa poder ver en tiempo real, dónde está cada técnico y qué está haciendo. Tener “ojos fuera de la oficina” para tomar decisiones rápidas y con criterio.

¿El secreto? Dotar a cada técnico de una app que permita geolocalizarles durante la jornada.

Funcionalidades clave para optimizar tu planificación

La teoría está bien, pero vamos a bajarla a la práctica. Estas son las funcionalidades con las que el software de planificación del mantenimiento de Praxedo te ayuda.

Planificación del mantenimiento con Inteligencia Artificial

Con SmartScheduler de Praxedo, planificar 20 órdenes de trabajo te lleva menos de un minuto. 

Esta funcionalidad analiza todos los factores relevantes: distancias entre servicios, habilidades de cada técnico, SLA de los clientes, tráfico habitual y disponibilidad de agenda.

El planificador elige criterios de priorización (prioriza distancias cortas, respeta estos SLA, ten en cuenta estas habilidades) y en segundos el algoritmo IA propone una pre-planificación optimizada. 

Revisa, ajusta si es necesario y valida. Listo.

Así es cómo puedes ➡️ Optimizar la planificación de órdenes de trabajo

Cartografía visual: planifica sobre el mapa

Praxedo incluye una vista cartográfica donde el equipo de oficina puede ver:

• La ubicación en tiempo real de cada técnico.
• Su ruta diaria programada.
• Y las órdenes de trabajo pendientes de asignar (representadas como puntos en el mapa)

Desde esta vista, la planificación del mantenimiento es tan sencilla como hacer clic en la orden pendiente, arrastrarla hasta el técnico más cercano y soltarla en su ruta. 

Planificación de los mantenimientos preventivos

Praxedo ofrece una funcionalidad dedicada para la planificación recurrente de tareas, diseñada específicamente para automatizar mantenimientos preventivos y visitas programadas.

Se crea una plantilla del contrato de mantenimiento (tareas y frecuencia) y el software se encarga del resto: genera automáticamente las órdenes de trabajo en las fechas correctas, las asigna al técnico más adecuado y las planifica en su agenda.

Todos los SLA se cumplen automáticamente. Sin riesgos, ni olvidos.

Descubre ➡️Cómo mejorar la gestión de las órdenes de trabajo para mantenimiento preventivo

Avisos automáticos frente a cambios en la planificación

Cuando la planificación de un mantenimiento se retrasa, Praxedo envía notificaciones automáticas a todos los implicados:

• Al planificador, para que pueda tomar decisiones.
• Al técnico, si se modifica su ruta o se le asigna una nueva orden.
• A los clientes afectados, informándoles de la nueva hora estimada de llegada.

En formato email, SMS o notificación push. Transparencia total y clientes informados en tiempo real.

Praxedo te ayuda a ➡️ mejorar la comunicación con tus clientes 

Praxedo, el software para planificación de mantenimiento

Llevamos más de 20 años desarrollando tecnología para empresas de mantenimiento y por eso 65.000 usuarios utilizan Praxedo cada día para trabajar de forma más rápida, inteligente y rentable.

Nuestro software de mantenimiento integra todas las funcionalidades del ciclo de asistencia técnica: desde la planificación, hasta la gestión de órdenes de trabajo y supervisión en tiempo real. 

Si estás cansado del Excel, los cruces de emails y la sensación de ir siempre un paso por detrás, es el momento de avanzar hacia la planificación inteligente.

La planificación del mantenimiento puede ser pan comido. De verdad. Pide tu demo gratuita y compruébalo.

Preguntas frecuentes sobre planificación de mantenimiento

¿Qué es la planificación del mantenimiento y por qué es importante?

La planificación del mantenimiento consiste en decidir qué técnico realizará cada servicio, cuándo lo hará y cuál es la mejor ruta para optimizar los desplazamientos.

Es esencial porque una buena planificación del mantenimiento evita “agujeros de gruyere en la agenda”: aumenta entre 1-2 servicios diarios por técnico, asumiendo más trabajo facturable sin ampliar la plantilla. Y además, garantiza el cumplimiento de los SLA acordados con los clientes.

¿Cuál es la diferencia entre planificación y programación del mantenimiento?

La planificación del mantenimiento responde al qué: qué trabajo hay que hacer, qué recursos se necesitan, qué piezas hay que llevar y qué procedimiento seguir.

La programación del mantenimiento pone orden al cuándo y al quién: en qué fecha se realiza cada tarea y qué técnico es el más adecuado para llevarla a cabo.

¿La verdad? En España y LATAM estos términos se utilizan de forma indistinta. Y es que en la práctica, un software de mantenimiento como Praxedo abarca ambos conceptos: 

• Ayuda a planificar las órdenes de trabajo (con todos sus detalles).
• Y a programar las agendas técnicas (asignando fechas y profesionales concretos).

¿Cómo ayuda el software de mantenimiento en la planificación de rutas?

El software de mantenimiento ayuda a crear rutas más eficientes para los técnicos, reduciendo el tiempo de desplazamiento entre servicios y aumentando el número de órdenes de trabajo diarias que pueden completar. 

Herramientas como Praxedo planifican en segundos lo que manualmente llevaría horas de trabajo. Lo consiguen mediante algoritmos IA que analizan automáticamente factores como la ubicación de cada servicio, el tráfico habitual y la disponibilidad de cada técnico para calcular la mejor ruta posible.

¿Resultados reales? ➡️ Fugaqua ha logrado reducir en un 20% los desplazamientos gracias a la optimización de rutas de Praxedo

¿Cómo gestionar las urgencias sin romper la planificación del mantenimiento preventivo?

La clave para gestionar urgencias sin desbaratar toda la planificación del mantenimiento preventivo es tener visibilidad en tiempo real de la ubicación de cada técnico, cuánto les queda para terminar su asistencia actual y qué trabajos de menor prioridad podría posponer sin problema.

Con Praxedo, cuando entra una urgencia, el planificador desde la oficina: 

1. Visualiza la geolocalización de cada técnico en tiempo real y el avance de orden de trabajo. 
2. Reorganiza su agenda con un simple “arrastrar y soltar”.
3. El software recalcula automáticamente los tiempos.
4. Y envía notificaciones al técnico (con su nueva ruta) y a los clientes afectados (con el cambio de horario). 

Todo en un par de minutos, sin tener que colgar la llamada al cliente con la urgencia.

Así es cómo puedes ➡️ Visualizar en tiempo real el rendimiento de los técnicos

¿Qué indicadores miden la eficacia de la planificación?

Los tres KPIs principales para medir la eficacia de la planificación del mantenimiento son las tasa de ocupación de técnicos, el tiempo de viaje entre servicios. y la Tasa de Resolución en la Primera Visita

• Tasa de ocupación de los técnicos: Mide qué porcentaje de su jornada dedican a trabajo facturable versus tiempo total (incluyendo desplazamientos y tiempos muertos). Un técnico bien planificado debería estar por encima del 70-80%.
• Tiempo medio de viaje entre servicios: Cuanto menor sea, más eficiente es tu planificación de rutas. Aquí es difícil dar métricas, porque varian en función de si son zonas rurales o ciudad. Lo importante es medir para ajustarlo.
• Tasa de Resolución en la Primera Visita (First Time Fix Rate): Mide qué porcentaje de servicios se completan en la primera visita sin necesidad de volver. Es un factor clave para la satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio.

Praxedo ofrece dashboards en tiempo real con multitud de indicadores actualizados automáticamente. Puedes ver de un vistazo qué técnicos tienen margen de mejora, identificar rutas ineficientes y detectar patrones que ayuden a mejorar continuamente. 

¿Es posible integrar la planificación con el ERP de la empresa?

Sí, integrar la planificación del mantenimiento con el ERP es fundamental para automatizar la facturación del servicio, gestionar el stock de piezas y mantener actualizado el CRM sin trabajo manual.

Praxedo ofrece conectores nativos y APIs para integrarse con los principales sistemas empresariales (SAP, Sage, Salesforce, etc), eliminando la entrada manual de datos, lo que significa muchos menos errores y cientos de horas de trabajo ahorradas.

Un caso de éxito ➡️Potain ha incrementado un 25% la productividad de sus equipos con la conexión Praxedo / SAP