6 características clave de un software de gestión de servicios de campo

Cuando buscas un software de gestión de servicios de campo, decenas de proveedores prometen “la solución definitiva” para tu servicio técnico.

No es que no haya soluciones. Es que el mercado está saturado y… lleno de purpurina.

¿Qué características son realmente importantes y cuáles son solo fuegos artificiales de marketing? Nadie quiere pagar por funcionalidades que realmente no cambian nada.

También existe el riesgo inverso. Elegir un software que deja fuera funcionalidades que marcan la diferencia y ni siquiera te pasan por la cabeza. Ese as en la manga con el que está creciendo tu competencia.

Al final, te arriesgas a invertir en un software que no encaja con tu empresa, que tus técnicos no van a utilizar o que se va a quedar corto enseguida.

Si todo esto te resuena, estás en el lugar perfecto. Sigue leyendo para descubrir las 6 funcionalidades imprescindibles que debe tener un software de gestión de servicios de campo para asegurar que tu inversión valga la pena.

1. Planificación inteligente y optimización de rutas

La primera característica imprescindible en un software de gestión de servicios de campo es la planificación automatizada de órdenes de trabajo.

Sin esta funcionalidad, cada asignación de órdenes de trabajo requiere muchísimo trabajo. El coordinador debe revisar la agenda de cada técnico, calcular mentalmente distancias, recordar quién está especializado en qué y rezar para que no surja ningún imprevisto que lo desbarate todo.

Un software FSM con planificación inteligente cambia el juego por completo, permitiendo:

• Visualizar las agendas de todos los técnicos de forma visual.
• Unificar en una vista mantenimientos preventivos, correctivos, instalaciones y urgencias.
• Entender de un vistazo quién está disponible, quién va retrasado y quién puede asumir una urgencia.
• Completar las rutas de los técnicos añadiendo nuevas órdenes de trabajo con un solo clic.

Pero la característica realmente diferencial es la optimización de rutas. Un buen software calcula las distancias, considera el tráfico habitual de cada zona y diseña recorridos que minimizan kilómetros y tiempo de desplazamiento.

¿El resultado? Menos gasolina, más intervenciones por día y técnicos que llegan puntuales sin agotarse en carretera.

Y cuando hablamos de planificación masiva, aquí es donde la inteligencia artificial marca la diferencia. Funcionalidades como el SmartScheduler de Praxedo pueden planificar decenas de intervenciones en segundos, considerando simultáneamente:

• Competencias técnicas requeridas.
• Ubicación geográfica de técnicos y clientes.
• Disponibilidad horaria.
• Prioridad según SLA contractuales.
• Equilibrio de carga de trabajo.

Tareas que antes devoraban horas, ahora se resuelven en diez minutos. Y los planificadores recuperan hasta el 80% de su tiempo.

Esta característica ➡️ optimiza la planificación de las órdenes de trabajo

2. Aplicación móvil para técnicos con modo offline

Es una característica estrella para empresas que cuentan con técnicos de campo desplazándose cada día.

Lo básico es que la app móvil sea intuitiva, completa y funcione sin conexión a internet para que no se quede “colgada” cuando el técnico más la necesita.

Y la clave está en que el técnico pueda hacerlo todo desde una única herramienta.

Nada de recibir la orden de trabajo por email, llamar a oficina para confirmar, buscar la dirección en Google Maps, completar el parte en papel y enviarlo por WhatsApp.

Una buena app para técnicos debe incluirlo todas las características:

• Agenda sincronizada con notificaciones push de nuevas asistencias o cambios.
• Visualización cartográfica de su ruta diaria.
• Historial del cliente y del equipo a intervenir.
• Acceso a documentación técnica y manuales.
• Completado del parte de trabajo directamente en pantalla.
• Captura de fotos y vídeos del trabajo realizado.
• Firma digital del cliente en la misma app.
• Sincronización automática con la oficina.

El técnico gana foco. Solo mira una pantalla y tiene todo lo que necesita en la palma de su mano.

Además, se eliminan errores de comunicación. La información fluye directamente del técnico a la oficina sin intermediarios, sin transcripciones manuales y sin depender de llamadas, emails o papeles que se pierden.

Una app para técnicos con ➡️ sincronización en tiempo real

3. Digitalización de partes de trabajo y formularios personalizables

Cada empresa es un mundo. Y cada tipo de servicio, requiere diferente información. 

• Un mantenimiento preventivo de climatización tiene que registrar lecturas de temperatura, presión y estado de filtros. 
• Una reparación urgente de fontanería requiere fotos del antes y después, piezas utilizadas y explicación del problema. 
• Una instalación de fibra óptica necesita capturar números de serie, pruebas de velocidad y conformidad del cliente.

Por eso, un software de gestión de servicios de campo debe permitir crear formularios 100% personalizables sin necesidad de programadores externos.

En el caso de Praxedo, esta característica permite diseñar partes de trabajo personalizados para cada tipo de cliente y servicio. Campos de texto, listas desplegables, logotipos, casillas de verificación, capturas de fotos, escaneo de códigos de barras y firmas digitales.

El resultado son partes de trabajo digitales, completos y correctos.

Y aquí llega el beneficio directo al negocio. Al digitalizar los partes de trabajo, la información se sincroniza al instante con tu ERP. El equipo de administración puede iniciar el proceso de facturación el mismo día, reduciendo drásticamente el DSO (Days Sales Outstanding) y mejorando el flujo de caja.

Así funciona el ➡️ envío de partes digitales

4. Geolocalización y seguimiento en tiempo real

¿Dónde está cada técnico ahora mismo? ¿Quién puede atender la urgencia que acaba de entrar?

Sin geolocalización, estas preguntas provocan llamadas, nervios y que el coordinador técnico se la juegue. Con un software adecuado, la respuesta está en su pantalla en tiempo real.

La funcionalidad de geolocalización GPS muestra la ubicación del móvil de cada técnico durante toda la jornada laboral. También puedes ver quién está disponible, quién está en intervención, quién va de camino y quién está en pausa.

Esta característica es especialmente útil para gestionar urgencias con agilidad.

Imagina que entra un aviso urgente por una fuga de agua en un centro comercial. Abres el mapa, identificas al técnico más cercano disponible y le asignas la tarea en segundos.

Al instante, el técnico recibe una notificación push con toda la información para ponerse en marcha. Listo.

Esta característica permite ➡️visualizar en tiempo real la actividad de campo

5. Comunicación automatizada con el cliente

Otra característica diferencial en un software de gestión de servicios de campo son las notificaciones automáticas configurables que mantienen informado al cliente en cada fase del servicio.

Los escenarios de comunicación típicos son:

• Confirmación de cita programada: El cliente recibe un email o SMS confirmando fecha, hora y tipo de servicio programado.
• Técnico en camino: Cuando el técnico va de camino, el cliente recibe aviso automático con la hora estimada de llegada.
• Trabajo completado: Al terminar, el cliente recibe el informe PDF con fotos, detalles y firma digital.

La ventaja de esta característica es triple: ahorra las llamadas del cliente preguntando “¿cuándo llega el técnico?”, se percibe un servicio más profesional y el cliente está tranquilo porque siempre sabe qué está pasando.

 La guinda del pastel es que esta característica es 100% automática. Configuras una vez qué avisos quieres enviar, cuándo y con qué mensaje, y el software se encarga del resto.

Descubre aquí cómo ➡️Mejorar la comunicación con tus clientes

6. Integración con ERP y otros sistemas

Otra característica 100% imprescindible es que el software de gestión de servicios de campo se conecte con el ecosistema tecnológico que tu empresa ya utiliza: 

• ERP para facturación y contabilidad
• CRM para gestión de clientes
• Software de ticketing para incidencias
• Sistemas de almacén para control de stock.

Porque sin integración la empresa está condenada a la doble entrada de datos manual. El técnico completa el parte, pero luego alguien en oficina tiene que transcribir esa información al ERP para facturar. Doble trabajo, doble probabilidad de error, doble pérdida de tiempo.

Pero con la integración, todo fluye:

• Cuando se crea un nuevo cliente en el CRM, automáticamente se sincroniza en el software de campo.
• Cuando el técnico completa un parte, los datos se vuelcan directamente al ERP para facturación.
• Cuando se registra consumo de piezas, el inventario se actualiza automáticamente.

Esta característica elimina silos de información, reduce errores y permite que todos los departamentos trabajen con datos actualizados en tiempo real.

Praxedo cuenta con conectores para SAP, Sage, Salesforce, Microsoft Dynamics y otras plataformas empresariales. Además, permite crear conexiones personalizada mediante APIs.

Así es cómo un ➡️ software FSM se integra con tus SI

Praxedo reúne todas las características esenciales en un software de gestión de servicios de campo

Praxedo reúne todas las características que te hemos explicado en una software SaaS diseñado exclusivamente para servicios de campo.

A diferencia de los módulos FSM genéricos que vienen integrados en grandes ERPs (rígidos, limitados y complejos de adaptar), Praxedo es una solución especializada, completa y siempre a la vanguardia de los servicios de campo.

Con más de 20 años de experiencia y 65.000 técnicos utilizando el software diariamente, Praxedo ofrece todas las características imprescindibles:

• Planificación inteligente de órdenes de trabajo.
• App móvil completa para técnicos.
• Órdenes de trabajo digitales 100% personalizables.
• Geolocalización en tiempo real de los técnicos.
• Notificaciones automáticas configurables para cada etapa del servicio.
• Integraciones nativas con ERP, CRM y sistemas empresariales.

Y mucho, muchísimo más. Funcionalidades avanzadas impulsadas por Inteligencia Artificial para aquellas empresas de servicios de campo que buscan ser punta de flecha en su sector.

¿Quieres descubrir todas las características de nuestro software? Solicita una demo gratuita y descubre cómo Praxedo transforma la gestión de tu servicio técnico.

Preguntas frecuentes sobre características de un software de servicios de campo

1. ¿Qué es un software de gestión de servicios de campo?

Un software de gestión de servicios de campo (FSM) es una herramienta para organizar, coordinar y supervisar todo el ciclo de trabajo de equipos técnicos que se desplazan para prestar servicios. 

Incluye características para la gestión de backoffice (asignación órdenes de trabajo, planificación agendas, supervisión equipos) y de los técnicos de campos (app movil, envío de partes de trabajo, recogida firma clientes).

Su objetivo es optimizar la eficiencia del equipo en oficina, multiplicar la productividad de los técnicos y mejorar la experiencia de los clientes.

2. ¿Cuánto tiempo se tarda en implantar este tipo de software?

Un software de gestión de servicios de campo puede estar operativo en dos semanas si es una solución SaaS en la nube, o tardar varios meses si se trata de un desarrollo a medida.

Tradicionalmente, las soluciones on-premise requerían meses de trabajo: instalaciones físicas en servidores, configuraciones técnicas interminables y desarrollos personalizados.

Con los modernos software SaaS en la nube, la implantación dura entre dos y seis semanas.  ¿De qué depende el tiempo exacto? Del nivel de personalización de formularios, las integraciones con tu ERP o CRM y la carga de datos inicial. 

Praxedo cuenta con equipo de desarrollo propio que configura, personaliza y conecta todo en tiempo récord.

3. ¿En qué consiste la implantación de un software de gestión de servicios de campo?

La implantación de un software de gestión de servicios de campo comienza con la configuración de los procesos de negocio de tu empresa: ubicación de oficinas, técnicos (disponibilidad, habilidades, competencias), activos, clientes y base de datos de conocimiento. 

Después se configuran los tipos servicios (instalaciones, revisiones, correctivos…), se suben contratos de mantenimiento y se crean recurrencias automáticas.

A continuación viene la formación: se capacita a los líderes de cada equipo (planificadores, responsables técnicos) para que luego transfieran ese conocimiento a sus compañeros.

Y por último, se activa el soporte continuado. Con Praxedo, tienes acceso a un equipo de soporte interno, disponible desde nuestras oficinas de Madrid.

4. ¿Qué diferencia hay entre funcionalidades básicas y avanzadas en un software de gestión de servicios de campo?

Las funcionalidades básicas de un software de gestión de servicios de campo incluyen planificación de órdenes de trabajo, aplicación móvil para técnicos con partes de trabajo digitales, geolocalización GPS, generación de informes PDF y sincronización en tiempo real. Son suficientes para empresas que están empezando a digitalizar sus procesos.

Las funcionalidades más avanzadas incorporan inteligencia artificial para planificación masiva automática (como el SmartScheduler), analítica en tiempo real con paneles personalizables (Cockpit), captura de datos mediante imágenes o integración con terminales de pago. Están pensadas para empresas que buscan optimizar al máximo la productividad.

Praxedo ofrece diferentes planes adaptados a cada necesidad. Consulta aquí todas las opciones de características del software.

5. ¿Qué características de un software de gestión de servicios de campo mejoran la productividad de los técnicos?

Un software de gestión de servicios de campo mejora la productividad de los técnicos reduciendo tiempos de viaje, eliminando papeleo administrativo y aumentando la tasa de resolución en la primera visita.

• Optimiza las rutas diarias reduciendo tiempos de viaje, lo que permite realizar más intervenciones por jornada. 
• Elimina el papeleo manual digitalizando los partes de trabajo: el técnico completa formularios en su móvil, recoge firmas digitales y envía todo a la oficina en un clic. 
• Facilita el acceso al historial completo del cliente y del equipo desde la app móvil, incluyendo piezas utilizadas y manuales técnicos. Esto aumenta la tasa de resolución en la primera visita, reduce errores y libera tiempo que antes se perdía buscando información.

6. ¿En qué sectores se utiliza un software de gestión de servicios de campo?

Un software de gestión de servicios de campo es ideal para telecomunicaciones (instalaciones de fibra, mantenimiento de redes), energía (fotovoltaica, redes eléctricas), mantenimiento de climatización (HVAC), saneamiento (redes de agua, alcantarillado), seguridad electrónica (cámaras, alarmas), facility management, ascensores y servicios técnicos en general.

En resumen: Para cualquier sector de actividad SAT siempre que la empresa cuente con técnicos que se desplazan para prestar servicios.

Praxedo se utiliza en ➡️ Más de 50 sectores diferentes gracias a su alta capacidad de personalización.