Cómo organizar los horarios de trabajo de los técnicos en campo: 6 claves

Una de las principales dificultades a las que se enfrentan las empresas de servicios de campo es gestionar las asistencias preventivas programadas y las correctivas urgentes en diferentes programas o con distintos métodos. 

Esto provoca serios problemas a los planificadores, que tienen que ir de un programa a otro. En la gestión de servicios de campo, saber cómo organizar los horarios de trabajo de los técnicos es una de las tareas más críticas. Y es que el tiempo es oro, ¿verdad? Sin embargo, muchas empresas aún confían en métodos manuales para organizar las agendas de sus equipos de campo, utilizando herramientas desfasadas como las hojas de cálculo y las aplicaciones de calendario. 

El resultado son unas planificaciones muy mejorables y que además, requieren muchos esfuerzos. 

La buena noticia es que ya existen soluciones tecnológicas para ayudar a resolver este problema. Una de las mejores es encomendar la organización de horarios de trabajo a la inteligencia artificial. 

¿Por qué no introducir todas las órdenes de trabajo en un software y dejar que este las analice y asigne de forma óptima? 

¿Suena a ciencia ficción? Pues es la realidad cotidiana de muchas compañías. 

En este artículo exploraremos cómo la tecnología puede ser una gran aliada para optimizar la gestión de los servicios de campo y 7 consejos para garantizar una planificación perfecta de todo el equipo técnico.

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Clave 1: Analizar la demanda de trabajo y el rendimiento de los técnicos

Antes de organizar los horarios de trabajo de los técnicos de campo, es importante tener una idea clara de cuánto trabajo se espera que realicen en un período determinado y cuánto tiempo tardan en completar cada tarea. 

Y es que a la hora de gestionar las órdenes de trabajo y de organizar horarios, habitualmente se establece una duración media por tipo de trabajo y se aplica para todos los clientes, lo cual es un error que conlleva sobreestimaciones poco rentables o subestimaciones que disminuyen la calidad del trabajo porque el técnico tiene que ir “a toda pastilla”.

Hasta ahora. Porque las nuevas herramientas como Praxedo permiten a los técnicos registrar su actividad diaria desde su smartphone, incluyendo un registro exacto de la hora de inicio y finalización de cada tarea. 

Gracias a ello, los planificadores pueden programar los próximos horarios de trabajo consultando la información real de cada cliente, y estimando con precisión la duración de cada asistencia.

Además, al analizar el rendimiento individual de cada técnico, es posible detectar si existe alguna desviación específica. Si un técnico está tardando más tiempo del esperado en alguna tarea en particular, es posible que necesite capacitación adicional o que deba modificarse el proceso para ese trabajo.

Clave 2: Digitalizar los partes de trabajo

Digitalizar las órdenes de trabajo es una de las mejores formas de optimizar los horarios de los técnicos en los servicios de campo, básicamente porque les permite olvidarse de tener acudir a oficinas a recoger y entregar partes de trabajo en papel. 

Una tarea que les hace perder muchas horas que no aparecen recogidas en ninguna planificación.

Además, ahorra tiempo de trabajo en cada asistencia, ya que para los técnicos es mucho más rápido completar una parte de trabajo digital en su smartphone, que hacerlo sobre papel. Por ello ahorran unos minutos en cada asistencia, que al final del mes se convierten en horas de trabajo completas que poder dedicar a nuevas tareas.

Clave 3: Equilibrar la carga de trabajo de los técnicos

Es importante asegurarse de que las tareas y responsabilidades se distribuyan de manera justa entre los miembros del equipo para evitar que algunos tengan poco trabajo mientras que otros se sientan abrumados y sufran un síndrome burnout de campeonato.

Sin embargo, establecer horarios balanceados puede ser difícil, especialmente cuando los equipos trabajan de forma deslocalizada y no es posible supervisar su progreso de cerca.

Por esta razón, las herramientas de software modernas incluyen funciones de supervisión de rendimiento que permiten monitorear continuamente la carga de trabajo de cada persona y reasignar tareas si es necesario.

Y aunque en los servicios técnicos se tiene a la ultraespecialización de cada profesional, otra forma de equilibrar la carga de trabajo es crear un plan de trabajo rotativo. 

De esta manera, todos los miembros del equipo tendrán la oportunidad de realizar diferentes tareas y aprender nuevas habilidades. Además, esta estrategia ayuda a evitar la monotonía y el aburrimiento en el trabajo.

Clave 4: Organizar las agendas de los técnicos por proximidad

Una de las claves para organizar horarios de trabajo de equipos deslocalizados es utilizar la función de geolocalización que ofrecen herramientas como Praxedo. 

Gracias a la tecnología GPS, los técnicos pueden ser asignados a tareas en función de su ubicación geográfica, lo que les permite minimizar sus tiempos de viaje y maximizar su tiempo productivo. 

Además, la geolocalización permite una mayor rapidez en caso de que surja una asistencia urgente no planificada en la zona del técnico, ya que puede asignarse en un abrir y cerrar de ojos al técnico más cercano en el mapa. De esta forma, la asistencia se solventa en tiempo récord, trastocando lo mínimo posible el horario de los técnicos.

Clave 5: Visualización integrada

otro contrastando información para encontrar un hueco y hacer el mínimo “descalabro” posible en los horarios de trabajo.

Para resolver este problema, las herramientas de gestión de servicios de campo como Praxedo ofrecen una solución integral que permite registrar y visualizar todas las solicitudes en un único panel de trabajo. 

Esto significa que los planificadores pueden identificar, asignar y hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo en un tablero centralizado, obteniendo una visión global de todas las intervenciones en un único vistazo.

Así, es mucho más sencillo reprogramar las agendas y encontrar franjas disponibles, minimizando el impacto de la nueva tarea sobre la planificación del área. 

Clave 6: Crear rutas de trabajo inteligentes

Otra clave para organizar horarios de forma eficiente es optimizar la planificación de rutas. Si el técnico tiene que visitar 20 localidades diferentes durante la semana, ¿cómo ordenarlas para que pierda el menor tiempo posible en carretera?

Normalmente, esta planificación se hacía a mano, utilizando sentido común y consultando Google Maps, pero ahora, herramientas como Praxedo permiten que los planificadores creen rutas de trabajo inteligentes de manera automática.

 ¿Cómo lo hacen? Utilizando un motor de inteligencia artificial que tiene en cuenta diversos factores:

• Punto de partida de cada técnico.
• Puntos de destino y distancias intermedias.
• Tráfico habitual en carretera.
• Competencias técnicas requeridas en cada intervención.
• SLAs acordadas.
• Limitaciones de disponibilidad del cliente y el técnico.
• Tiempo estimado por tipo de intervención.

De esta manera, se propone una agenda ultra inteligente que el planificador puede retocar a su gusto. Con esta función, se reducen tiempos de desplazamiento y se aumenta la carga de órdenes de trabajo, lo que se traduce en mayor rentabilidad por técnico.

Conclusión: Cómo organizar horarios técnicos más rentables gracias a la tecnología

La inteligencia artificial y la digitalización de procesos lo están revolucionando todo, y tal y como hemos visto en este artículo, también están poniendo patas arriba el sector de los servicios de campo.

En el buen sentido. Y es que gracias a modernos software de gestión como Praxedo, los horarios de trabajo de los técnicos nunca habían sido tan fáciles de organizar para ser 100% eficientes.

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