Software de Facility Management para empresas multiservicio

Un software de Facility Management centraliza, simplifica y automatiza la gestión de servicios y mantenimiento en infraestructuras, edificios y activos. Permite planificar mantenimientos preventivos y correctivos, asignar técnicos, digitalizar partes de trabajo y controlar el estado de cada servicio en tiempo real.

En la práctica, un facility software gestiona el ciclo completo de servicio:

• Planifica las órdenes de trabajo.
• Las asigna a cada técnico según su disponibilidad, ubicación o especialidad. 
• Crea agendas que minimizan los huecos, reducen desplazamientos y maximizan la carga de trabajo.
• Los técnicos reciben en su móvil las órdenes de trabajo con toda la información necesaria. 
• Al terminar, cierran el parte de trabajo, adjuntan fotos y recoger la firma del cliente 
• El parte cerrado se sincroniza automáticamente con el ERP de la empresa para emitir el informe de servicio y la factura.

Gracias a la inteligencia artificial, los facility software más avanzados como Praxedo automatizan hasta el 80% de las tareas de planificación, asignación y creación de rutas.

Un GMAO tradicional se enfoca en gestionar el ciclo de vida de los activos: máquinas, instalaciones o edificios. Su objetivo principal es controlar el inventario de equipos, planificar mantenimientos preventivos y gestionar el stock de repuestos.

Una solución para Facility Management, está orientada a la gestión de servicios. Centraliza la planificación de órdenes de trabajo, la coordinación de técnicos en campo y la comunicación con el cliente. 

Esto implica optimizar facility management funcionalidades avanzadas que un GMAO no suele contemplar:

•  Movilidad como pilar central. Diseñado desde su origen para equipos en movimiento, ofrece aplicaciones móviles que funcionan incluso sin conexión a internet.
• Gestión del cliente y contratos (SLA). Incorpora la gestión de contratos y acuerdos de nivel de servicio, asegurando el cumplimiento y la trazabilidad de cada tarea.
• Optimización de rutas y geolocalización. Asigna el técnico más adecuado y crea rutas inteligentes que reducen desplazamientos y tiempos muertos.
• Portal de cliente. Ofrece a los clientes un acceso directo para registrar incidencias, seguir el estado de sus servicios y consultar historiales, mejorando la transparencia y la satisfacción.

En resumen, mientras un GMAO gestiona máquinas, un software de Facility Management como Praxedo gestiona el ciclo completo de la orden de servicio: desde la planificación hasta la validación final con el cliente.

Un software para empresas de multiservicios está diseñado desde su núcleo para abrazar y gestionar esta complejidad, algo que las soluciones genéricas o especializadas en un único sector no pueden hacer eficazmente. Su principal valor reside en la capacidad de unificar y estandarizar la gestión de servicios heterogéneos bajo un mismo paraguas tecnológico.

Así es como ayuda concretamente:

• Configuración y flujos de trabajo personalizados: Permite crear plantillas de órdenes de trabajo, checklists y protocolos específicos para cada línea de negocio. Un parte de trabajo para un servicio de mantenimiento preventivo tendrá campos y requerimientos distintos a uno de mantenimiento correctivo. La plataforma se adapta a cada uno de ellos.
• Gestión de equipos y habilidades (Skills Management): Es capaz de catalogar a los técnicos no solo por su disponibilidad, sino por sus certificaciones y habilidades. De este modo, el sistema se asegura de que una reparación eléctrica sea asignada a un electricista certificado o experto en climatización, optimizando la calidad y la seguridad.
• Visión unificada para el cliente: Aunque su empresa ofrezca múltiples servicios, el cliente disfruta de una experiencia unificada. A través de un único portal, es posible solicitar un servicio o reportar una avería en el aire acondicionado, viendo todo el historial en un solo lugar. Esto refuerza la imagen de marca y la fidelidad del cliente.

En definitiva, un software para empresas de multiservicios aporta orden al caos, permitiendo escalar el negocio de forma eficiente y garantizando un estándar de calidad homogéneo en todas las áreas de servicio.

Las app para facility management de Praxedo, está diseñada para ser intuitiva y fácil de usar por todo tipo de equipos, incluso por quienes no están acostumbrados a trabajar con herramientas digitales.

Cualquier técnico puede descargarse la app en su smartphone, iniciar sesión con su usuario y contraseña, y en apenas una hora de onboarding estar trabajando. 

Un ejemplo real es el de la empresa de Facility Management Aurion:

“Elegimos Praxedo por su facilidad de uso para todos los equipos, tanto en campo como en oficina. Nuestros técnicos reciben toda la información necesaria antes de cada servicio y, al finalizar, completan el informe directamente desde la app. 

No pueden cometer errores ni olvidar datos gracias a los campos predefinidos. Además, pueden añadir fotos del antes y después para mayor precisión. 

Cuando el trabajo termina, toda la información se sincroniza automáticamente con la oficina para generar presupuestos y facturas. En promedio, el tiempo dedicado a cada orden de trabajo se ha reducido en 15 minutos.”

Sí. Praxedo incorpora un portal específico para contratistas que permite gestionar de forma sencilla a los equipos externos con el mismo nivel de control que a los técnicos propios.

Desde la oficina puedes asignarles órdenes de trabajo directamente y ellos reportan el resultado a través del portal, subiendo partes, fotos o informes de servicio.

Toda la información queda centralizada en el facility software, lo que facilita la trazabilidad, mantiene tus estándares de calidad y garantiza una comunicación fluida con cada proveedor.

Así, aunque parte del trabajo se realice con subcontratas, la gestión de mantenimiento sigue siendo unificada, ordenada y transparente.

Sí, y no solo es posible, sino que es una característica esencial de nuestro software para servicios de campo (Field Service Management). 

La integración se realiza normalmente a través de APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones), que son conectores que permiten que diferentes programas “hablen” entre sí e intercambien datos de forma segura y automatizada. Las ventajas de esta sincronización son inmensas:

• Eliminación de la doble entrada de datos: Cuando un técnico cierra una orden de trabajo en la aplicación móvil, la información relevante (tiempo invertido, materiales utilizados, gastos) viaja automáticamente al ERP o sistema de facturación, eliminando la necesidad de que un administrativo la transcriba manualmente. Esto ahorra cientos de horas y minimiza el riesgo de errores humanos.
• Aceleración del ciclo de cobro (Quote-to-Cash): Al automatizar la transferencia de datos, la factura puede generarse y enviarse al cliente el mismo día en que se completa el servicio. Esto tiene un impacto directo y muy positivo en la tesorería y el flujo de caja de la empresa.
• Visión de 360 grados del cliente: Al conectar el software de Facility Management con el CRM, el equipo comercial puede tener una visión completa de la relación con el cliente, incluyendo todo el historial de intervenciones y el estado de sus solicitudes, lo que permite ofrecer un servicio mucho más personalizado.

Una plataforma con capacidad de integración demuestra su flexibilidad y su preparación para crecer junto con las necesidades del negocio.