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Facility Software: 8 aplicaciones prácticas de gestión de edificios

Lara ABARCA
12 julio 2022

Los Facility Software son programas informáticos diseñados para la gestión integral del mantenimiento de edificios.

Estos software de gestión de inmuebles ayudan a planificar los mantenimientos y las reparaciones, a gestionar mejor las órdenes de trabajo, a mejorar la comunicación de los equipos y a obtener una visión global del estado de los edificios.

Gracias a estas herramientas digitales, las empresas de Facility Services pueden ofrecer un servicio de alta calidad a sus clientes, mientras ahorran costes y evitan errores.

Siga leyendo para descubrir qué es un Facility Software, cuáles son las tareas permite digitalizar y ocho aplicaciones prácticas para una empresa de gestión de inmuebles.

¿Qué es un Facility Software?

Un software para Facility Management es una solución que permite digitalizar las operaciones de mantenimiento de múltiples edificios utilizando una sola herramienta online.

Es una herramienta imprescindible para las empresas de Facility Services especializadas en el mantenimiento integral de grandes instalaciones: edificios de oficinas, aeropuertos, hospitales o plantas industriales.

Desde reparar un aire acondicionado roto, hasta revisar que los extintores funcionen o las papeleras estén vacías. Las empresas de Facility Management trabajan de forma discreta para que las personas se sientan más cómodas, seguras y productivas en los edificios.

Pero este no es un trabajo fácil. Requiere gestionar múltiples peticiones de servicio, coordinar tareas muy diferentes y comunicarse en tiempo real con técnicos desplazados. 

Multitud de tareas administrativas que tradicionalmente se han realizado con una combinación de herramientas (Excel, correo electrónico, partes de trabajo en papel, Google Calendar, etc) útiles, pero ineficientes cuando el volumen de trabajo aumenta.

Por eso, si su empresa de Facility Management está creciendo, gestionando más edificios, más grandes y con más profesionales implicados, tenemos un consejo: necesita digitalizarse para seguir siendo eficiente.

Vamos a ver cómo una herramienta de software para gestión de mantenimiento puede ayudarle en su día a día.

Facility Software: funcionalidades básicas

Implementar un facility software permite digitalizar el flujo completo de trabajo:

  • El equipo de Back Office puede planificar solicitudes de servicio y asignarlas al técnico de campo más adecuado en menos de un minuto.
  • Crear órdenes de trabajo digitales, para mantenimientos preventivos, planificados o urgentes.
  • Los técnicos de campo reciben toda la información que necesitan a través de la app móvil y siempre sabe dónde deben acudir, para qué trabajo y la ruta más inteligente para que el día cunda más.
  • Los clientes reciben una copia del parte de trabajo, de forma automática y digital en cuanto el técnico ha completado la tarea. Toda la gestión documental está actualizada, completa y disponible 24/7 en la nube.
  • El departamento administrativo puede iniciar la facturación de manera inmediata, sin esperar a que el técnico tenga que acudir a la oficina para entregar los partes de trabajo en papel.
  • El equipo directivo dispone de informes de rendimiento precisos y fáciles de entender, que permiten incrementar la rentabilidad de la empresa, detectando áreas de mejora y tarificando con exactitud cada servicio. 

Por todo ello, una herramienta de Facility Software es decir, un software de gestión de servicios de campo es el secreto del éxito de empresas como MGC Limpieza, que ha aumentado su productividad en un 50% desde la implantación de Praxedo para gestionar su día a día.

Facility software 8 aplicaciones prácticas

Las empresas de Facility Management saben que responsabilizarse de la gestión de un edificio no solo implica mantenerlo en funcionamiento, sino también prevenir incidencias y crear un ambiente óptimo para las personas que lo habitan.

Por eso, lo mejor de un Software para Facility Management es que cubre todas las áreas de gestión de los edificios a través de una única herramienta online en la nube.

1# Electricidad y fontanería

El clásico entre los clásicos del mantenimiento de espacios son los trabajos de electricidad, iluminación, fontanería, humedades o pintura. Suelen ser averías urgentes que gracias al software FSM pueden planificarse con gran agilidad.

2# Climatización

Disfrutar de una temperatura agradable es esencial para el bienestar de las personas en un espacio. Por eso, las reparaciones de aparatos, la limpieza de filtros y las revisiones de circuitos de aire, son servicios de alta demanda en los Facility Services.

3# Accesos y movilidad

Desde el control de los accesos hasta el correcto funcionamiento de los tornos, plataformas elevadoras o los ascensores. Un Facility Software optimiza el mantenimiento de todos los dispositivos relacionados con la movilidad interior en edificios.

4# Sistemas de seguridad electrónica

En el caso de los dispositivos de alarma, cámaras de videovigilancia y sensores, es esencial enfocarse en los mantenimientos preventivos que garanticen cumplir con la normativa y estar  100% protegidos ante incidencias.

5# Protección contra incendios

Un Facility Software permite gestionar más fácilmente los exigentes planes de mantenimiento preventivo para sistemas de Protección Contra Incendios (PCI). Desde la gestión documental hasta la calendarización de próximas revisiones.

6# Domótica

Los nuevos edificios inteligentes apuestan por la domótica para mejorar su eficiencia energética. Aunque estos dispositivos no requieren gran mantenimiento, son complejos, por lo que es importante trabajar con software que permita filtrar a los técnicos por sus habilidades especializadas.

7# Limpieza de instalaciones

Algunas soluciones FSM como Praxedo pueden transformarse fácilmente en programas de software para servicios de limpieza, facilitando la gestión de las subcontratas y una comunicación fluida con los clientes.

8# Gestión de residuos

La recogida, transporte y gestión de residuos nunca había sido un reto tan exigente. Y es que tanto las normativas como la sensibilidad medioambiental no paran de aumentar. Un Facility Software ayuda a tener todo bajo control mientras se trabaja de forma más eficiente.

Praxedo, para facilitar su día a día de las empresas de Facility Service

El sector del Facility Management es tremendamente competitivo y su grado de complejidad se ha multiplicado en el último lustro.

Coordinar profesionales con perfiles muy diversos, garantizar el cumplimiento de las normativas, asegurar un servicio de alta calidad y comunicarse de manera eficiente con los clientes. Estos son solo algunos de los principales retos que el Software de Praxedo puede ayudarle a superar con éxito.

Póngase en contacto con uno de nuestros especialistas ahora y descubra como gracias a la tecnología, sus servicios de mantenimiento de edificios ahora son más fáciles de gestionar.