Cómo funciona un organizador de rutas para servicios técnicos

En el frenético mundo de los servicios técnicos, contar con un organizador de rutas eficiente es clave para el éxito de cualquier empresa.  Imagínese un mundo donde la gestión de desplazamientos en sus servicios técnicos sea pan comido. Un mundo en el que ahorrar costes, aumentar las horas facturables y llegar puntualmente a cada servicio sean una realidad cotidiana.

Imagine también saber en todo momento la ubicación exacta de cada técnico de su equipo, garantizando una visibilidad total y una coordinación impecable. Visualice a sus clientes satisfechos, con una sonrisa de oreja a oreja, mientras su empresa supera sus expectativas.

Ese mundo ya existe gracias a las nuevas herramientas tecnológicas. Al igual que Google Maps revolucionó nuestras vidas hace años, los organizadores de rutas están poniendo patas arriba el sector de los servicios técnicos.

Pero, ¿cómo funcionan exactamente estos programas? En el mercado existen diversos software y una amplia variedad de enfoques, pero en este artículo nos centraremos en un caso concreto: el nuestro. 

En este artículo descubriremos cómo Praxedo, el software líder en servicios de campo, optimiza la gestión de las rutas de trabajo de forma muy práctica.

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¿Qué es un organizador de rutas?

Un organizador de rutas es una funcionalidad para planificar los itinerarios por carretera de los técnicos en campo de la manera más eficiente, con un único objetivo: garantizar la ruta más óptima. 

No estamos hablando de un navegador que les guíe sobre cuál es el camino más corto. Nos referimos a una herramienta que en esencia ayude a responder esta pregunta: 

“Ok, esta semana tenemos 25 órdenes de trabajo asignadas a este técnico. ¿Cómo las planificamos día a día y en qué orden concreto, para reducir al mínimo los tiempos de desplazamiento?”

Para los planificadores humanos, esta tarea suele ser un verdadero desafío, ya que implica considerar un demasiadas variables, como la ubicación geográfica de cada cliente, la disponibilidad de los técnicos, los plazos de servicio acordados y las condiciones del tráfico.

Sin embargo, para un organizador de rutas como con el que cuenta Praxedo, encontrar la respuesta correcta en cuestión de segundos es su especialidad. Gracias a sus potentes motores de inteligencia artificial, el software tiene en cuenta todos los factores clave para los servicios técnicos.

Con Praxedo, la planificación de rutas se convierte en una tarea sencilla y eficiente. No solo optimiza las rutas, sino que también considera la carga de trabajo de cada técnico, evita asignaciones desequilibradas y se adapta a cambios imprevistos en tiempo real. 

Beneficios de utilizar un organizador de rutas en servicios técnicos

Dejar de sudar la gota gorda planificando rutas a mano y en su lugar confiar esa tarea a un software inteligente es una ventaja que, por sí sola, merece la pena. Pero los beneficios de contar con un organizador de rutas van muchísimo más allá.

1. Ahorra tiempo

La primera ventaja es la más evidente: optimizar el tiempo. Por un lado, libera al personal de oficina de la tarea de planificar los calendarios de los técnicos, permitiéndoles enfocarse en otras actividades clave. 

Por otro lado, evita que los técnicos realicen desplazamientos innecesarios, ahorrándoles recorrer un solo kilómetro extra.

2. Aumenta la productividad

Al ahorrar tiempo en la planificación y optimizar las rutas, se incrementa la productividad del negocio. El personal de oficina puede atender un mayor volumen de clientes al disponer de más tiempo. 

Asimismo, los técnicos pasan menos horas en carretera, lo que les permite atender más servicios en menos tiempo y aumentar el número de órdenes de trabajo efectuadas por día.

3. Ahorro de costes

Esta ventaja es simple pero poderosa. Cada kilómetro de desplazamiento amortizado, supone un ahorro en los gastos de combustible y mantenimiento de los vehículos. 

4. Mejora el cumplimiento de plazos

Además, el cumplimiento de plazos se vuelve más alcanzable. Gracias a la planificación precisa, los técnicos pueden cumplir con puntualidad los plazos de prestación de servicio acordados, lo que fortalece la confianza de los clientes y mejora la reputación de la empresa.

5. Técnicos más felices

Un aspecto crucial para evitar el síndrome de burnout en los equipos SAT es pasar menos tiempo en la carretera y más tiempo dedicándose a sus tareas técnicas. Con un organizador de rutas, se reduce la carga de desplazamientos, permitiéndoles centrarse en su trabajo y sentirse más satisfechos en su día a día.

6. Clientes encantados

La puntualidad es una de las principales demandas de los clientes. Un organizador de rutas garantiza que los técnicos lleguen puntualmente a cada cita, evitando retrasos y generando confianza en los clientes. Esto se traduce en una mayor satisfacción y fidelidad hacia la empresa.

En definitiva, un organizador de rutas no solo mejora la rentabilidad del negocio, sino que también tiene un impacto positivo en la vida de los clientes y los técnicos.

Funcionamiento de un organizador de rutas en servicios técnicos

Vamos cómo funciona un organizador de rutas como Praxedo, implantando en el día a día de una empresa de servicios de campo.

1. Recopilación de información

El proceso de planificación en servicios técnicos comienza con la recopilación de información relevante. Cuando se recibe una llamada de servicio de un cliente, el coordinador técnico registra la orden de servicio en Praxedo o en un sistema ERP. Esta orden se asocia con el cliente, un técnico y una franja horaria.

El coordinador accede a Praxedo y visualiza las órdenes de trabajo pendientes de gestionar. Esto incluye asistencias no planificadas, como la que acaba de recibir mediante la llamada del cliente, junto con otras asistencias programadas, como revisiones periódicas o instalaciones.

2. Análisis y optimización

Una vez que se tienen todas las órdenes de trabajo recopiladas, el organizador de rutas entra en acción, permitiendo planificar mediante cartografía o inteligencia artificial:

• Utilizando la función de Planificación por cartografía, Praxedo permite visualizar en un mapa todas las asistencias pendientes de planificar. El coordinador puede entonces crear el planning simplemente uniendo los puntos del mapa y arrastrándolos de manera intuitiva por su pantalla.
• Además, Praxedo cuenta con una función de inteligencia artificial (IA) que planifica todas las rutas de forma automática, considerando múltiples variables, como el punto de partida de cada técnico, los puntos de destino y las distancias intermedias. También tiene en cuenta las SLAs acordadas, las limitaciones de disponibilidad del cliente y del técnico, así como el tiempo estimado por tipo de asistencia.

El software también ofrece una función de optimización de rutas basada en el tráfico. Puede evitar atascos y realizar estimaciones según los días de la semana y las horas, asegurando la ruta más rápida según la ocasión.

3. Asignación y seguimiento

El software también automatiza la comunicación de tareas a los técnicos. 

Una vez asignadas las órdenes de trabajo y rutas, los técnicos reciben notificaciones en sus aplicaciones móviles de Praxedo con toda la información necesaria para realizar las asistencias. Esto incluye los detalles del cliente, las indicaciones precisas de la dirección y cualquier otra información relevante, como fotografías geolocalizadas o anotaciones de compañeros que hayan asistido anteriormente.

Además, los técnicos pueden visualizar su planificación de rutas en un mapa en sus dispositivos móviles, lo que les ayuda a situarse más fácilmente y ver la ubicación de las asistencias cercanas. También pueden completar su parte de trabajo de forma digital, incluyendo las coordenadas exactas del trabajo realizado.

Y es que una de las características más impresionante en Praxedo es la geolocalización en tiempo real de los técnicos. Gracias a las posiciones GPS de sus smartphones, los responsables pueden identificar en cualquier momento al técnico más cercano en caso de asistencia de emergencia o simplemente supervisar de forma autónoma dónde se encuentra y que tarea está ejecutando.

Praxedo, el software para empresas de servicios técnicos

En conclusión, una solución con optimizador de rutas como Praxedo es crucial para los servicios técnicos, ya que permite ahorrar tiempos de desplazamiento que usualmente no se imputan a los clientes y aumentar el número de horas de trabajo facturables por técnico. 

Con la capacidad de calcular las mejores secuencias de visita y rutas eficientes, este software inteligente mejora la productividad y la rentabilidad del negocio.

Un ejemplo destacado es la empresa malagueña Fugaqua, que ha logrado reducir en un impresionante 20% los desplazamientos gracias a la optimización de rutas de Praxedo. Este resultado tangible demuestra el impacto positivo que un organizador de rutas tiene en la eficiencia operativa de un negocio.

Si desea experimentar los beneficios de un optimizador de rutas en su empresa de servicios de campo, le animamos a contactar con uno de nuestros especialistas. 

Nuestro equipo estará encantado de ofrecerle asesoramiento personalizado y demostrar cómo Praxedo puede ayudarle a alcanzar resultados excepcionales.